セキュリティ基準の見直しに伴い、アンケート作成システムをWEBCASへ移行。高いセキュリティ環境下で50以上のアンケートやフォームを運用

デジタルイノベーション推進室では、デジタルマーケティングを通じた新規事業の開拓や業務効率化の支援を行っています。また、当社の取り扱う保険商品をより多くのお客様に届けるため、保険の必要性や魅力を伝えるためのプロモーション施策の企画・推進をしています。

職域企画部は、前述したとおり「グループ従業員向けの個人営業」がメイン業務となりますが、私たちは保険に関するチラシ作成やメール配信、分析など、販売推進活動全般を担っています。

デジタルイノベーション推進室と職域企画部は連携して業務を行うことが多く、WEBCASも両部署で“共同利用”しています。

主に、各種保険に関する「お客様満足度アンケート」や「お問い合わせフォーム」等を作成するためにWEBCAS formulatorのSaaS版^※１を利用しています。以下、それぞれについてご説明します。

^{※1 WEBCAS formulator（クラウド版）のアプリケーションを企業ごとに専有で利用する形式。50フォームまで定額で作成できるほか、既存データベースや外部サービスとの連携、カスタマイズが可能。}

社内のイントラネットや、社員向けのメールを使って案内しています。イントラネットには個人宛のメッセージを入れられるエリアがあるので、そこで案内することが多いです。


（2）お問い合わせフォーム
「オンライン窓口」として、保険に関する相談を受け付けるフォームです。
新規加入のご相談や商品へのご質問、資料請求など、1日に10～20件のお問い合わせをいただいています。

このほか、自動車保険の無料証券診断フォームや見積依頼フォーム、各種キャンペーンの応募フォームなど、50以上のフォームをWEBCASで作成しています。

はい。以前はパナソニックグループ内で開発したシステムを利用して作成していました。しかし、情報セキュリティ基準の見直しにより同システムの継続利用が困難となり、 新たなシステムに移行しなければならなくなりました。そこで、ゼロから開発するよりは信頼できる外部サービスを利用するほうが賢明だと考え、WebアンケートやWebフォームが作成できるシステムを探すことになりました。

「セキュリティの高いシステムであること 」、「大規模なアンケートが適正なコストで実施できること」の2点を条件にシステムを選定しました。そして複数のシステムを比較検討した結果、WEBCASが最適だと判断し採用を決めました。それぞれご説明します。

パナソニックグループは、健全な情報化社会の実現を目指すグローバル企業として、情報セキュリティを経営の重要戦略の1つとして位置付けています。そこでシステムを導入する際には、お取引企業様に「情報セキュリティ基準チェックシート」の提出をお願いし、当社が求めるセキュリティ要件を満たしているかどうかを事前に確認しています。チェックシートの内容は、「情報資産の管理」「物理的・環境的セキュリティ」「リスク管理」など10事項、34項目から構成され、回答結果からWEBCASは安全性の高いシステムであると判断できました。

また、エイジア（現WOW WORLD）さんはISMS（ISO/IEC27001）とプライバシーマーク（JISQ15001）の認証を取得していて、情報セキュリティに対する意識の高さがうかがえました。

WEBCAS導入前に利用していた自社アンケートシステムは、回答上限数が1,000件と設定されており、これを超えるとグループ企業に都度追加料金を支払わなければなりませんでした。そのため、前述の「自動車保険の既契約者向けアンケート」のように、調査対象者数が多いアンケートを気軽に実施することができませんでした。

その点、WEBCASは回答数が無制限かつ料金が定額なため、大規模なアンケートでも費用を気にせずに実施できるところがとても魅力的でした。

いいえ、2016年10月にWEBCASを導入しましたが、初めはSaaS版より規模の小さいASP版^※2を利用していました。

ASP版では標準プラン内で5つまでフォームを作れるのでその範囲内で運用していましたが、次第に「このアンケートもWEBCASで」「このフォームもWEBCASで」と、どんどん活用の幅が広がっていき、運用規模が大きくなってきました。そこで2017年10月に、標準プラン内で50フォームまで作成できるSaaS版へ移行しました。

また、SaaS版であれば当社側でadmin権限（管理者権限）を持つことができ、管理画面の操作ログを自由に確認できるとのことだったので、社内の情報漏洩対策の強化にもつながると考え、移行を決めました。

^{※2　WEBCAS formulator（クラウド版）のアプリケーションを複数の企業で共有利用する形式。低コストでスピーディーに運用を開始できる。}

ITの専門知識がなくてもWebアンケートやフォームを作ることができ、操作も簡単なので使いやすいです。以下3つの機能は特に便利だと感じています。

（1）フォームコピー機能
各営業拠点からの依頼等で突発的にフォームを作成することもあるのですが、できるだけスピーディーに対応するため、フォームコピー機能を活用しています。この機能を使えば、過去に作成したフォームの内容を一部再利用して変更したい箇所を編集するだけで済むため、タイトなスケジュールの中でも効率的に作成できています。


（2）登録通知メール送信機能
フォームからのお問い合わせに対してできるだけ迅速に対応できるよう、登録通知メール送信設定をしています。これによりフォームに登録があった際にはすぐに担当者に通知メールが届くため、リアルタイムにお問い合わせ内容を確認できています。

また、お問い合わせ内容によって登録通知メールを送り分けできるので、適切な担当部署へ直接知らせることができ、スピーディーな対応につながっています。

サポート体制が整っている点がとても良いです。
WEBCASの操作方法について分からないことがあれば、都度エイジア（現WOW WORLD）さんのカスタマーサポートへお問い合わせしています。最近では在宅勤務をしているため、フリーダイヤルだけでなくフォームから問い合わせすることも増えたのですが、毎回迅速に対応いただき助かっています。手厚いサポート体制のおかげで、導入後も安心して利用できています。

今後は、WEBCASを活用して「紙のアンケートのデジタル化」を積極的に進めていきたいと考えています。

当社では、お客様の交通安全に対する意識を高め、交通事故を未然に防止することを目的として「交通安全運転講習会」を定期的に開催しており、終了後には講習会の良かった点や悪かった点を記載いただく紙のアンケートを実施しています。集めた回答はExcelに手入力して集計しているのですが、自由記述項目が多いうえ、集計ミスがないようダブルチェックもおこなっていることから、集計作業に2～3日かかることがあります。今後、これをWEBCASでのアンケートに切り替えることで、大幅に集計作業時間を削減することができると期待しています。

引き続きご支援よろしくお願いいたします。