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WEBCASで「オンライン出願システム」を構築。ファイルアップロード+必須項目設定の活用で、出願書類の提出漏れがゼロに!

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大学院大学至善館様

大学院大学至善館様

「出願書類の提出漏れがなくなり、入学事務局の業務負担が大幅に減りました。WEBCASは管理画面の英語表示ができるなど本校に適したシステムで、セキュリティも安心でした。」

  • アドミッション・学務チーム統括責任者天野 鉄太郎様
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大学院大学至善館(しぜんかん/以下、至善館)様は、オンライン出願システムを構築するため、2018年12月にWebフォーム作成システム「WEBCAS formulator」を導入されました。ご担当者様にWEBCASの活用内容や導入後の効果などを詳しくお伺いしました。

至善館について

― はじめに、貴校についてお聞かせください。

至善館は、文部科学省より認可を受けたMBAを取得できる経営大学院です。社会性と人間性を兼ね備えた「全人格リーダーの育成」を目的とするNPO法人「ISL(アイ・エス・エル)」が母体となり、2018年8月に開校されました。ISLは、これまでに日本航空(JAL)やリクルート、コクヨなど大企業の経営トップを含め1,400名あまりの経営幹部を輩出してきたことで知られており、本校はISLの全面協力を得て運営しています。

本校では、経営プロフェッショナルとしてのスキル習得を支援するだけでなく、独自のリベラルアーツ教育や、自分自身と向き合い社会との関係性を振り返る内省教育、東洋思想等をカリキュラムに取り入れることで、未来に求められる経営リーダーシップのあり方を追求しています。

現在は企業に勤めるビジネスパーソンや官公庁職員、起業家など1期生と2期生あわせて165名の学生が在籍しており、このうち3~4割が外国籍の学生です。


※独自のリベラルアーツ教育
歴史、宗教、哲学、社会学、科学、芸術などのリベラルアーツを大胆にカリキュラムに組み込み、歴史観・世界観・人間観・社会観を問い直し、リーダーに求められる判断・行動・選択の基軸となる価値観の確立を手助けする教育。

大学院大学至善館 外観

大学院大学至善館 外観

地下鉄「日本橋駅」直結の、日本橋高島屋三井ビルディング17階にキャンパスを構えている。

大学院大学至善館様 生徒

大学院大学至善館様 生徒

世界30ヶ国の学生が互いに多様性を受け入れ、新たな経営リーダーシップ教育を学んでいる。

―天野様は、普段どのような業務をメインに担当されていますか。

至善館の組織運営全般(学務)と、アドミッション関連業務(入学事務局)をメインに担当しています。まだ開校したばかりということもあり、教授らと一緒に授業作りをするなど教務の仕事にも携わっています。

オンライン出願システムとして、WEBCASの多言語版を活用

― WEBCASをどのように活用されているかお聞かせください。

本校への入学を希望される方への「オンライン出願フォーム」としてWEBCASを活用しています。フォームは日本語表示と英語表示の2種類を用意し、海外の方でも簡単に出願していただけるようにしています。

WEBCAS formulatorで作成しているWeb出願フォーム(日本語版)

WEBCAS formulatorで作成しているWeb出願フォーム(日本語版)

日本語版出願フォームの一部

WEBCAS formulatorで作成しているWeb出願フォーム(英語版)

WEBCAS formulatorで作成しているWeb出願フォーム(英語版)

英語版出願フォームの一部

なお、入学事務局に所属するスタッフのなかには英語しか話せない海外スタッフも在籍していることから、フォームを作成するための管理画面も英語表示にできるよう、WEBCAS formulator Multi-Language版(多言語対応版)を利用しています。

WEBCAS管理画面(多言語版)

WEBCAS管理画面(多言語版)

WEBCAS formulator Multi-Language版は、管理画面の多言語表示にも対応。

出願書類の不足チェックおよびフォローに膨大な時間を費やしていた

― 以前からこの方法で出願受付を行われていたのでしょうか。

いいえ、WEBCASを導入したのは第2期生の出願を受け付けるタイミングです。第1期生の出願受付はメールで実施していました。具体的には、出願者の氏名、住所、経歴等を記入いただく「基本情報シート」や「志望動機書」、「学業・職務に関する経歴書」など、最大で10種類の必要書類をすべてメールに添付してお送りいただいていました。

この受付方法の最大の問題点は、「提出書類の添付漏れ」を未然に防止できないことでした。入学事務局では、書類の添付漏れがあった方に個別に連絡を取り、不足分の提出をお願いするという作業を行っていましたが、これが想像以上に大きな負担でした。ビジネスパーソンは日中なかなか連絡が取れないですし、海外の方は時差があるためやりとりに時間がかかります。特に2月~6月にかけては出願者が多く、この期間は専任のスタッフだけでは手が回らず、私も毎日2~3時間以上は書類のチェックや出願者とのやりとりに追われていました。

こうした理由から、出願書類を漏れなく提出してもらえるフローを構築したいと考え、WEBCASを活用したオンライン出願に切り替えることにしました。

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WEBCASの導入で、出願書類の提出漏れがゼロに!

― WEBCASを導入して、以前の課題は解決しましたか。

はい。出願書類の提出漏れがゼロになり、入学事務局の負担が大幅に減りました。具体的には、WEBCASの以下機能を活用したことによる効果です。

・ファイルアップロード
WEBCASはWordやPDF等のファイルをアップロードする項目を作成できたため、これを活用し、出願に必要な書類をフォーム上で提出できるようにしました。

WEBCAS formulator ファイルアップロード機能

WEBCAS formulator ファイルアップロード機能

「ファイルを選択」をクリックし、ファイルをアップロードできる。

・必須項目設定
ファイルアップロードの項目を「登録必須」に設定することで、登録がない場合にはアラートを出し、「どの書類が不足しているか」がわかるようにしました。

これにより「必要書類が揃わないと出願が完了しない」という制御をかけられるようになり、出願書類の不足チェックおよびフォローにかかっていた時間はほとんどなくなりました。

WEBCASファイルアップロード機能(アラート表示)

WEBCASファイルアップロード機能(アラート表示)

提出書類の添付漏れがある場合、フォーム入力は完了しない。

― 入学事務局の負担が大幅に減ったことで、どのようなメリットがありましたか。

出願者の管理および書類のとりまとめは派遣スタッフと外国人スタッフの2名にほぼ任せられるようになり、私は本来の業務である書類審査や面接審査により時間をかけられるようになりました。また、外国人スタッフは教務の仕事も兼任できるようになり、チーム全体の仕事の生産性が向上しました。

WEBCASを選定した理由

― オンライン出願システム構築にあたり、システムをどのように選定されたのかお聞かせください。

本校のITインフラ責任者が、インターネット等で複数のフォーム作成システムを比較検討しました。具体的には、「多言語対応」「ファイルアップロード」など本校の出願受付に必要な機能が搭載されていることに加え、以下2点を重視して選定しました。

1.セキュリティに関して信頼できるサービス・会社であるか

今回の出願フォームでは重要な個人情報を取得するため、セキュリティに関して不安を残すわけにはいきませんでした。WEBCASは、セキュリティに厳しい金融機関や官公庁にも多数導入されており、システム提供元のエイジアさんはサポート体制をしっかりと整えていることが確認できたため、これなら安心して利用できると判断しました。

大学院大学至善館 天野様

大学院大学至善館 天野様

「無料で使えるフォーム作成サービス等ではなく、セキュリティ対策やサポート体制に力をいれているサービスを使いたいと考えました」(天野様)

2.フォームのデザインを自由に調整できるか

前述のとおり、至善館は大企業の経営トップや経営幹部を多数輩出してきたISLが母体となっているため、出願者の皆さまは本校に対して大きな期待を寄せておられます。我々は出願者の皆さまに不安を与えないためにも、出願フォームにはある程度のデザイン性を確保しなければならないと考えていました。そのため、「フォームのデザインを自由に調整できるか」は気になるポイントでした。

今回、エイジアの営業担当の方がWEBCASのトライアル環境でサンプルフォームを作成し提示してくれたのですが、そのサンプルが本校のロゴとスクールカラーを用いて作成されたものだったため、デザインの自由度の高さが良くわかり、魅力を感じました。実は、いただいたサンプルフォームは我々の求めるデザインと近かったので、大方そのまま活用させていただいています。

― WEBCASを導入されて約1年経ちましたが、評価をお聞かせいただけますか。

外国人スタッフも問題なく操作できていますし、入学希望者の方からも出願方法に関する問い合わせは来ていません。フォームの中身を修正したいときも、自分たちで簡単に作業できるので良いですね。

今後の展望

― それでは最後に、今後の展望をお聞かせください。

次回以降の出願受付も、引き続きWEBCASで実施していく予定です。 また、今回のように重要な個人情報を取得・管理する場合には、セキュリティの観点からもWEBCASを活用するのが賢明なのではと考えています。その際にはまたご相談させていただきますので、今後ともよろしくお願いいたします。

― こちらこそよろしくお願いいたします。本日は貴重なお話をありがとうございました。

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ユーザ企業様プロフィール

名称 大学院大学至善館
代表者 学長 モンテ・カセム
所在地 東京都中央区日本橋二丁目5番1号 日本橋高島屋三井ビルディング17階
開校 2018年8月20日
URL http://shizenkan.ac.jp/
【ご注意】
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