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10万人が応募するイベント受付フォームを安定運用

防衛省・陸上自衛隊

陸上自衛隊様

10万人を超えるイベント応募を安定的に受け付けるWebフォームとして、WEBCASを活用しています。

「10万人を超えるイベント応募を安定的に受け付けるWebフォームとして、WEBCASを活用しています。」

  • 陸上幕僚監部 監理部 総務課 広報室インターネット担当 濱田 賢人様
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陸上自衛隊では、例年応募が殺到するイベント「富士総合火力演習」や「自衛隊音楽まつり」のWeb応募受付をはじめ、インターネット広報活動にアンケートシステムWEBCAS formulatorとメール配信システムWEBCAS e-mailを活用しています。広報ご担当者様に、システムのご活用状況やインターネットを活用した広報活動について詳しく聞きました。

目次
  • 陸上自衛隊のインターネット広報について
  • WEBCASをどのように使っているか
  • 陸上自衛隊のWebアンケート活用法
  • 外部Webアンケートサービスを使う意義
  • 今後の展望

陸上自衛隊のインターネット広報について

ー 陸上自衛隊における広報の仕事について教えてください。

陸上自衛隊の広報を統括する部門は報道係と事業係に分かれており、報道係はTVやニュースなどの取りまとめを、私が所属する事業係は「自衛隊音楽まつり」などのイベント運営や、隊員向けと一般向け双方の広報業務を担っています。私は陸上自衛隊公式サイトの運営や、各種ソーシャルメディアの活用も含めたインターネット広報業務を専任で担当しています。

陸上自衛隊公式サイト

陸上自衛隊公式サイト

陸上自衛隊公式サイトTopメニュー下から、各SNSへスムーズに移動できる

WEBCASをどのように使っているか

ー インターネット広報活動の中でWEBCASをどのようにお使いですか?

主に、毎年8月に一般公開している「富士総合火力演習」や、11月開催の「自衛隊音楽まつり」などのイベント応募受付フォームとして利用しています。他にも公式Webサイトの問合せフォームやご意見受付、キャンペーン応募受付、イベント来場者へのメール配信などに活用しています。

ー 「富士総合火力演習」の応募受付について詳しくお聞かせください。ハガキでも応募を受け付けているそうですが、ハガキでの応募とWebからの応募はどちらが多いのですか?

「富士総合火力演習」は、Web経由の応募が圧倒的に多く、ハガキの4倍以上にはなると思います。ハガキで応募される方は、全国約150箇所にある駐屯地や地方連絡本部周辺に貼ってあるポスターなどを見ていることが多く、数はほぼ横ばいですが、ソーシャルサービスを使って積極的に告知していることから、Web応募は年々増え続けています。「音楽まつり」もその傾向は同じです。

富士総合火力演習

富士総合火力演習

隊員への教育の目的で始まった富士総合火力演習は現在一般公開され、大人気イベントになっている

「富士総合火力演習」と「音楽まつり」Web応募者の推移

総合火力演習ネット応募者数/音楽まつりネット応募者数

総合火力演習ネット応募者数/音楽まつりネット応募者数

ー 陸上自衛隊の広報といえば、官公庁のなかでも積極的にソーシャルメディアを取り入れていますね。

そうですね、陸上自衛隊の活動をより多くの方に知っていただきたいので、常に新しいソーシャルメディアを活用するよう心がけています。2011年、防衛省一のタイミングでTwitter公式アカウントを開設し、現在34万のフォロワーがいます。2013年に開設したFacebookは約12万名、2014年4月に開設したLINE@では現在約2万名のユーザとつながっています。動画ならYouTubeとニコニコ動画、写真SNSではPicasaやPinterestなどに公式ページを開設しています。
情報通信技術の世界は進歩のスピードが速くて追いつくのは大変ですし、専任担当は私一人なので多忙ではありますが、「陸自の広報は官公庁のパイオニアでありたい」という気概で日々活動しています。

陸上自衛隊広報が運営しているソーシャルサービスの公式アカウント

陸上自衛隊広報が運営しているソーシャルサービスの公式アカウント

陸上自衛隊広報が運営しているソーシャルサービスの公式アカウント。左上から時計回りにTwitter、Facebook、YouTube、Pinterest、Picasa、LINE@

陸上自衛隊のWebアンケート活用法

ー 「富士総合火力演習」のWeb応募フォームを作るにあたり、特に意識されていることはありますか?

以下2点を強く意識しています。

1.ソーシャルを活用した広報活動の効果検証を行うこと
特に「富士総合火力演習」のWeb応募フォームでは、ソーシャルメディアを使った広報活動の効果検証に使っています。「富士総合火力演習」はWeb受付だけで10万人を超える応募者がいらっしゃるので、その方々に「イベントを知ったきっかけは?」とお聞きして、どのメディアの関心が高かったかを見ています。FacebookやTwitter、LINE@から来られる方が増えていることがわかり、我々の広報活動がイベント応募に直結していることを実感しています。

濱田 様

濱田 様

「広報活動がどれだけのユーザを動かしたのか、手軽にわかります」

2.動画ライブ配信の認知を高めること

富士総合火力演習」は、当選確率20倍と人気が高く、どうしても落選者が多くなってしまいます。そのため応募フォームの質問項目には「総合火力演習がUSTREAMやニコニコ生放送でライブ配信されているのを知っていますか?」と質問を投げかけることで、当日インターネット上で動画が生放送されることをお知らせしています。前回「知らない」と回答された方は約半数だったので、この項目を設けた意義は大きいと思います。

ー イベント当日のアンケートはどのように実施されていますか?

当日会場で配布するチラシに「アンケートにお答えください」とQRコードで誘導し、会場アナウンスで告知しています。みなさんスマートフォンや携帯電話を使って、待ち時間をうまく使ってご回答いただいているようで、多い時で回答率は3~4割にのぼります。収集したご意見は、部内や関係部署と共有し、広報活動やイベント運営の改善に活かしています。

当日会場で配られるチラシ

当日会場で配られるチラシ

当日会場で配られるチラシからアンケートに誘導

ー イベント以外の話でも結構ですが、Webアンケートで集めた意見をもとに、どのようなアクションを起こしたのか、具体例を教えていただけますか?

いくつか例を挙げます。

1つは、イベント動画撮影方針の要領です。富士総合火力演習の動画撮影の方法を、いただいたご意見を踏まえ一部変更しました。たとえば、以前は隊員が降下する場面を望遠で撮影していたところを、ヘリ内部からも撮影するようにしました。これにより、遠くから撮影するよりも動きがダイナミックに感じられるようになったと思います。ヘリだけでなく、戦車車載カメラからの撮影も新たにスタートしています。

※動画はYouTube陸上自衛隊 広報チャンネルでご覧いただけます
https://www.youtube.com/watch?v=7e-LRx1j17M

2つめは、ソーシャルメディアに上げるコンテンツのアイデアを採用したことですね。たとえば新入隊員のご両親から「入校式の写真を見たい」というご意見をいただいたことから、入校式の写真を撮影してアップするなどしています。

他にもWebサイトのレイアウトを改善するなど、様々なご意見を反映しています。ご意見を数多くいただけることは非常にありがたいですね。大規模な改善はすぐ着手できないことが多いですが、まず私たちが着手できるところから改善を図っています。

外部Webアンケートサービスを使う意義

ー Webアンケートシステムを使って、よかったことはありますか。

はい、よかったことはいくつもあります。

1つは、Webサイト全般の安定運用に貢献していることです。
我々が外部のWebアンケートサービスを利用している理由は、アクセス負荷を分散させたいからです。特に富士総合火力演習は応募スタート初日に申し込みが殺到するので、公式サイトと環境を分けることで、公式サイトに影響がおよばないようにしています。東日本大震災の時に公式サイトがつながりづらくなったことがあるので、ソーシャルメディア同様、外部サービスをうまく活用していきたいと思います。

次は、集計結果がリアルタイムに把握できることです。
ハガキや紙で集めたアンケート結果を集計するには、非常に手間と時間がかかります。Webアンケートで実施すれば、知りたい時にすぐ最新の集計データが確認できるので、チェックするのも容易ですし、励みになります。

また、ハガキと比べると、Webフォームからの応募は断然仕分けが容易です。ハガキの仕分けを行うときは、別部隊にも協力を仰いで数日かけて応募ハガキの仕分けをするのですが、Web応募は私が一人の作業で完了しますので、効率が全く違います。

ー Webアンケートやメール配信を行うためのシステムとして、最低限必要なことがあれば教えてください。

Webアンケートシステムやメール配信システムは個人情報を預かるシステムなので「セキュリティが高いこと」は必須要件です。毎年の入札時期には、プライバシーマークやISMSなど、第3者機関の認証を受けている企業であることを選定の要件に挙げています。

またWebアンケートシステムの運用においては、「複数のフォームを、常時安定して運用できる」点が重要です。先日、Facebookのフォロワーが10万人を突破したことを記念して、“抽選で陸自グッズが当たるプレゼントキャンペーン”を企画しました。複数フォームを立ち上げられるうえ、大規模なキャンペーンも安定して運用できるサービスだからこそ、実現できたと思います。

メール配信システムに関しては、モバイル・PC双方に向けて、数万件のメールが大量・高速に配信できる配信性能を、重要な要件として挙げています。

今後の展望

ー 今後陸上自衛隊の広報活動で新たに取り組んでいきたいWEBCASを活用した施策、注力していきたいことがあればお聞かせください。

新たに取り組めないか検討していることは、メール配信に関する2つの施策です。
1つは、「イベントの抽選に外れた方へのメール配信」です。よく「当選か落選か教えてほしい」という問合せをいただくので、落選者にその旨をメールでお知らせすると同時に、ライブ配信をご案内できないかと考えています。2つめは、定期メルマガの配信です。ユーザとのタッチポイントを増やすという観点から検討したいと考えています。

おかげさまで陸上自衛隊の広報活動による認知は格段に広がっています。これからも、TVや新聞ではなかなか取り上げられないような「陸自だからこそできる広報活動」を、スピーディにかつ慎重に行っていきたいと思います。

ー 本日は長時間貴重なお話をありがとうございました。

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