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一日がかりだったメール配信業務が劇的に改善

株式会社読売旅行

株式会社読売旅行様

「6時間かかっていた10万件のメール配信が5~6分で完了。配信業務も格段に効率化し、メルマガで集客し売上を伸ばせる体制が整いました。」

  • 情報システム部 課長片岡 利和様
  • 情報システム部 係長西村 和功様
  • メール配信
  • サービス業
  • 販売促進

株式会社読売旅行(以下 読売旅行)様は、煩雑だったメール配信業務をメール配信システムWEBCAS e-mailの導入で解消し、メルマガを活用した販売促進施策を強化されました。同社情報システム部 片岡 利和様、西村 和功様に詳しい話を伺いました。

目次
  • 読売旅行の事業について
  • 二つのメール配信サービスを利用
  • 6時間かかっていた10万件のメール配信が5~6分で完了
  • 一日がかりの配信作業が劇的に改善
  • 紙媒体中心だった宣伝手法。メルマガで効率化していきたい
  • WEBCASを選んだ理由
  • 「予約完了メールが届かない!」リレーサービスの導入でお客様サポート力を強化
  • 今後力を入れたいメルマガ施策とは

読売旅行の事業について

ー 読売旅行様の事業について教えて下さい。

読売旅行は、2014年で140周年を迎える読売新聞を発行する読売新聞東京本社が100%出資する旅行会社です。主力商品はパッケージツアーで、商品の大半はお客様がお住まいの地域から出発できる国内バスツアーです。北は北海道・南は鹿児島まで、全国65か所の営業所が独自に企画し、販売・受付・添乗まで行う、地域密着型の旅行サービスを展開しています。

Webサイトでは手軽な料金で楽しめるバスツアーをはじめ、多彩な旅行パッケージツアーが予約可能

二つのメール配信サービスを利用

ー 読売旅行様は、当社サービスをどのようにお使いですか。

読売旅行では、エイジアさんが提供する二つのメール配信サービスを利用しています。

一つは、メール配信システムWEBCAS e-mailのクラウド版です。Web会員様向けのメルマガを配信するために利用しています。各営業所から地元発着の商品などをご案内する「営業所メルマガ」と、本部企画のエリア別お勧め旅行商品をご案内する「エリア別メルマガ」を、それぞれ隔週で配信しています。

もう一つは、自動通知メールのリレーサービスです。旅行予約システムや会員登録システムなどからお客様に配信される自動通知メールの配信速度を高めるため、またメールの到達・エラー状況を確認するために、エイジアさんのクラウド環境を中継(リレー)してメールを送信しています。

6時間かかっていた10万件のメール配信が5~6分で完了

ー まず、メール配信システムWEBCAS e-mailについてお聞きします。導入してどのような効果がありましたか。

WEBCAS e-mailの導入でメールの配信時間が大幅に短縮したほか、メール配信業務が大幅に効率化しました。特に、メール配信速度が向上した効果は著しく、これまで5万件のメールアドレスへの配信に6時間かかっていたところ、5~6分までに配信時間が短縮できました。

一日がかりの配信作業が劇的に改善

ー 以前のメール配信業務はどのように行われていたのですか。

WEBCAS導入前は、自社環境に簡易な配信の仕組みを導入してメルマガを配信していたのですが、その配信作業は非常に手間がかかるものでした。簡単に説明します。

  • 社内業務のインフラが大量メール配信の影響でダウンしないよう、ネットワーク・インフラ担当者と配信時間などの調整を行う
  • メールを配信している間は、常時配信状況を監視し、問題があればメンテナンスを行う
  • メールコンテンツは、前のメールが配信完了してから設定する

という感じで、メールを配信する金曜日は、朝から晩までつきっきりで作業を行う必要がありました。このような運用を数年行っていましたが、2013年12月にWEBCAS e-mailを導入してからは非効率な作業は全てなくなりました。事前に配信予約さえすれば、メールは設定どおり配信されるようになり、拘束時間・作業量が劇的に減りました。

紙媒体中心だった宣伝手法。メルマガで効率化していきたい

ー 大変な作業だったのですね。業務改善以外の目的でも、メール配信システムを刷新するきっかけはあったのでしょうか。

メール配信システムを導入する直接のきっかけは、読売旅行社内で「ネット事業推進プロジェクト」が立ち上がったことです。約2年前のことです。

ー 「ネット事業推進プロジェクト」とはどのようなものですか。

今やお年を召された方もメール・パソコンを当たり前のように扱う時代です。インターネットというチャネルはもはや軽視できません。

当社は、読売新聞読者に旅行サービスを提供するために設立された会社で、今も宣伝手法の大半は紙媒体、読売新聞販売店と連携した折込チラシが主力です。そこで当社ではインターネット経由の宣伝チャネルの割合を増やすべき、という方針になり、「ネット事業推進プロジェクト」が立ち上がりました。そのなかで、まず着手すべきと考えたのが「メルマガ会員施策」です。

ー その「メルマガ会員施策」について詳しく聞かせて下さい。

現在読売旅行では、Web会員※のうち、約10万名のメルマガ配信希望者を抱えています。決して少ない人数ではありませんが、当社ツアーに予約された方の総数は、実に数百万名にのぼります。このリストを活用しない手はありません。この方々に新たにメルマガ会員になっていただき、継続的にアプローチすれば、他の広告施策と比べても低コストかつ効果的に集客できるだろうと考えました。

しかし一方で、メルマガ会員が増えることで、メールサーバなど配信環境の維持管理がより大変になることが容易に想像できました。そこで、大量のメールを安定的に配信できる、メール配信クラウドサービスを導入することになりました。

※Web会員…読売旅行のWebサイト上で、ツアー予約やお気に入り登録ができる会員のこと。メルマガ配信の登録も可能

WEBCASを選んだ理由

ー WEBCASをどのようにしてお知りになったのでしょうか。

当社が長くWebシステム構築をお願いしている、株式会社クロス・フュージョンさんにご紹介頂きました。クロス・フュージョンさんには、今回のメルマガ会員登録システム構築もお任せしています。従来の入力項目が多いWeb会員登録と違い、新規メルマガ会員登録では入力項目を最小限に抑えることで、極力お客様が離脱しないよう設計しています。

ー 貴社のメール配信システムにWEBCASを採用いただいた理由を教えて下さい。

WEBCASを知ったきっかけこそ紹介ですが、最終的には他社製品と比較検討して導入を決めました。導入した理由は以下の通りです。

●旅行会社の導入実績が豊富だったこと
当社は旅行会社ですので、同じ旅行会社の導入実績はやはり気になります。WEBCAS e-mailは、業界最大手レベルの旅行会社の導入実績が数多くあったため、機能面・性能面含めて安心して利用できそうだ、と考えました。

旅行業界の導入実績と配信性能、適正なコストを評価しました。

旅行業界の導入実績と配信性能、適正なコストを評価しました。

旅行業界の導入実績と配信性能、適正なコストを評価しました。

●モバイル向けメールの高速配信に優れていたこと
当社Web会員もモバイルキャリアのメールアドレスが増えており、スマートフォン・フィーチャーフォン含め携帯端末向けメールを高速に配信できる機能は必須でした。WEBCAS e-mailは、モバイル向けの高速メール配信エンジンをクラウドサービスに標準実装しており、配信速度には実績があるとお聞きしました。実際、配信速度に関しては配信してみないとわかりませんが、結果は先ほど申し上げた通り、満足のいくものでした。

●運用コストが比較的安価だったこと
他社システムと比較検討した中でWEBCAS e-mailが最も安価で、月のランニングコストとして許容できる範囲でした。

また、クロス・フュージョン様には「メール配信システムはクラウド上で重要な個人情報を扱うため、会社としての信頼性、システムとしての安定性、実績がとても重要」という前提で、WEBCASを推薦くださったことも後押しになりました。

ー WEBCASを導入して良かったことをお聞かせください。

メール配信業務が格段に効率化したことに加え、自動でエラーメール処理が可能になったこと、エラー状況が把握できるようになったことが良かったです。

WEBCASでは、メール配信後のエラー状況を分析し、「アドレスが存在しない」など恒久的なエラーの場合、次回以降は送らない仕組みになっています。多数のエラーを含んだ配信を続けていると、プロバイダ・キャリア各社から、当社IPの評価が落ちてしまい、届くはずのメールも届かなくなってしまいます。これを防ぐためにも、自動的にエラー処理される仕組みにすることは非常に価値があります。
また、エラーメールの詳細情報から、個別メールアドレスのアクティブ状況が把握できるようになりました。この情報は基幹データベースに反映し、管理する予定です。

また、エイジアさんには「エラーメールが多いことが予想されるなら、特に初回配信時の運用をサポートしたい」とフォローしていただきました。おかげで難なく大量配信とリストクリーニングが完了し、スムーズに運用をスタートすることができました。

配信業務が効率化し、エラーメール分析も可能に。メールマーケティングの土台が整いました。

配信業務が効率化し、エラーメール分析も可能に。メールマーケティングの土台が整いました。

配信業務が効率化し、エラーメール分析も可能に。メールマーケティングの土台が整いました。

「予約完了メールが届かない!」リレーサービス導入でお客様サポート力を強化

ー 読売旅行様では、自動通知メールのリレーサービスもご利用いただいておりますが、こちらはなぜ導入されたのでしょうか。

当社がリレーサービスを導入した理由は二つあります。

一つは、自動通知メールに関するお客様からの問い合わせに、的確かつ迅速にお応えするためです。
お客様は、Web上で旅行商品を予約したり、会員情報を登録・更新したりする際、登録完了メールが送られることを期待しています。手元にメールが届かなかった場合、「確認メールが届かない」と電話問い合わせされる方は多く、当社にも毎日5~6件は問い合わせが来ます。以前はエラーメールの追跡が難しかったのですが、リレーサービスを利用してからは、「メールが到達したかどうか」はもちろん、「エラー原因はメールアドレスの入力間違い」などの状況把握が可能になり、この結果をもとに「お手数ですが登録し直してください」などと明確に回答できるようになりました。このような迅速的確なサポート対応は、お客様の満足度向上につながります。

二つ目は、モバイル端末への配信速度や到達率を高めるためです。
当社Web会員にも携帯メールアドレスの登録が増えてきましたし、お客様が到着を気にかけている自動通知メールであれば、携帯向けメール配信性能の強化は必須です。リレーサービスにもWEBCAS e-mailと同様、モバイル向け高速メール配信エンジンが装備されていましたので、携帯キャリアの特殊な受信環境に合わせた配信が実現しました。
現在は、リレーサービス経由で、1ヶ月間で約2万件のメールが自動送信されています。

今後力を入れたいメルマガ施策とは

ー 今後WEBCASを使ってどのようなメールマーケティング施策を行われるのでしょうか。

先ほど申し上げた通り、メルマガ会員様を着実に増やし、多くの会員様に、我々の商品の魅力をメールでしっかりと訴求していきたいです。

そのために必要なことの一つが、メール配信の効果検証を行うことです。
特に重要な検証ポイントは、配信のタイミングです。これまでは金曜夕方~夜にメールを配信し、土曜日、日曜日の暇な時間にメールをご覧いただく…という流れを想定していましたが、それが有効どうかは、検証してみないとわかりません。
WEBCASの導入で分析の基盤が整いましたので、今後効果の高いタイミングを試行錯誤していきたいと考えています。

二つ目に必要なことは、セグメント別のメール配信です。多種多様な趣味・趣向を持つメルマガ会員様に同じ内容を一斉配信しても、反応は落ちていく恐れがあります。商品毎に訴求したいセグメントを見極めて、適切にアプローチしていきたいと考えています。

また、これまでは業務が煩雑だったため、週1回の配信で手いっぱいでした。今後は配信回数を増やすなどして、お客様との接触機会を増やしながら、広告宣伝費を効率的かつ効果的に運用していきたいと考えています。

ー 本日は貴重なお話を有難うございました。今後ともよろしくお願いいたします。

読売旅行様のお悩みはこれで解決!

煩雑な配信業務を効率化して、メール施策を強化する体制を整備したい!

メール配信システム
WEBCAS e-mail

PC・モバイル対応、毎時300万通の高速配信ができるOne to One メール配信システム

自動通知メールを確実に届けたい!エラー内容の詳細を知りたい!

リレーサービス

既存システムから配信されるメールの配信性能を強化するクラウドサービスです

ユーザ企業様プロフィール

商号

株式会社読売旅行

本社所在地

東京都中央区築地2-5-3 読売築地ビル

資本金

1億円(読売新聞東京本社全額出資)

従業員数

630人

URL

http://www.yomiuri-ryokou.co.jp/

事業内容

旅行業(国内・海外旅行に関する企画・手配・販売) 国内旅行:各種主催旅行、個人・グループ・団体旅行、趣味と教養の旅など 海外旅行:各種主催旅行、よみうり海外ツアー、各種インセンティブツアー、個人・グループ旅行など 外国人旅行:読売新聞社、日本テレビ事業関係など各種インバウンド 各種切符の発売:JR券、国内・海外航空券、乗車船券など
【ご注意】
  • ※本記事に関するお問い合わせは株式会社エイジアまでお願いいたします。ユーザー企業様へのお問い合わせはご遠慮ください。
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