運用体制を自由に構築

WEBCAS mailcenterは、複数問い合わせ窓口に届いた問い合わせメールをまとめて管理することが可能です。さらに、運用体制を現状の体制に合わせて柔軟に設定することが可能です。

WEBCAS mailcenterは、複数サイトや複数ECショップや複数サービス、部門別等、設置された窓口全てに対するお問い合わせメールを、まとめて共有・管理することができます。

WEBCAS mailcenterの運用は、問い合わせを受け付ける「グループ」の設定からスタートします。info@～、support@～等の問い合わせ窓口用メールアドレスや、お問い合わせメールフォームを「グループ」の窓口として設定し、それぞれ対応する担当を割り振れば、運用体制がスムーズに構築できます。

※複数チームや複数グループを横断するアカウントも作成可能です。

WEBCAS mailcenterでは、自由にメール対応の運用体制を構築できます。
管理構造は、「チーム」「グループ」という二層の階層構造となっており、設定された「チーム」管理者はオペレータにアカウントを発行し、担当する「グループ」を割り当てることができます。オペレーターは、自分に割り当てられている「グループ」のみアクセス可能なので、組織の体制や職務に合わせて、プロジェクト毎に管理体制を構築することができます。

※オペレーターには、複数の「チーム」や「グループ」へのアクセス権限を割り当てることができます。
※クラウドASP版は、1契約につき1チームの運用となります。オペレーター数に制限はありませんので、オペレータ数の増減を気にせずご利用いただけます。

WEBCAS mailcenterは、対応するメールに対して、都度メールにコメントを残すことが出来ます。メールにはこのコメントに加え、操作ログとして「操作内容」や「担当者」、「日時」がタイムスタンプとして記録されますので、承認者や別担当者は、メールがどのような経緯をたどったのかが確認できます。

問い合わせ対応のスタッフが増えてくると、連絡事項の伝達は大変な作業です。WEBCAS mailcenterには、スタッフに伝えたい情報を共有できる、連絡機能を実装しています。連絡事項はログイン直後のページに表示され、スタッフは内容を確認して下部にある「メニューへ」ボタンをクリックしないと、メインメニューに進めない仕組みになっています。なおメール対応を行う「メール一覧」画面上からも、いつでも連絡事項の再確認が可能です。