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社内アンケートの作り方と回収方法

アンケート

業務改善や福利厚生の充実、人事制度の見直しなど「職場環境をより良くする」には、従業員の生の声を聞き、現状を把握することがはじめの一歩です。そのためには社内アンケートを実施し、できるだけ多くの回答を集める必要があります。本コラムでは、社内アンケートの作り方と効率的な回収方法、そして回答率をアップさせるためのコツをご紹介します。

目次
  • 社内アンケート、どうやって実施する?
  • 従業員にとって「抵抗の少ない」アンケートの作り方
  • 社内アンケートの告知方法
  • 回答があつまらない…そんなときはどうすればいい?
  • 集計時に注意すべきこと
  • 社内アンケートの実施に最適なシステムをご紹介

社内アンケート、どうやって実施する?

まずは、どのような方法で社内アンケートを実施するかを決めましょう。アンケートの実施方法は大きく分けて2つあります。一つ目は、WordやExcel等で作成した紙のアンケートを直接手渡しする/もしくはメールに添付する方法、2つ目はWeb上で実施する方法です。

もちろん、アンケートの対象者数や内容のボリュームによってそれぞれに向き不向きはありますが、当社エイジアでは断然Webアンケートをおすすめしています。その理由を説明します。

とにかく集計がラク

Webアンケートのメリットは、なんといっても集計がラクなことです。紙のアンケートを集計する際は、集まった回答を1件1件チェックし、Excel等に数字やテキストを転記していく必要があります。時間がかかるのはもちろん、集計時の転記ミス(数字の打ち間違いや数え間違い、テキストの入力間違い)が発生する不安も拭えません。Webアンケートなら、回答結果がアンケートツールに自動で溜まっていくため、煩わしい集計作業がなくなります。

集計がラク

途中経過がリアルタイムに把握できる

紙のアンケートの場合は、何件回収できているかをその都度アナログでチェックしなければならず、回答の傾向をリアルタイムに把握することも困難です。Webアンケートなら、「今どのくらい回収できているか」「現時点でどんな傾向があるか」という途中経過をリアルタイムに確認できます。

Webアンケートなら途中経過がリアルタイムにわかる!

Webアンケートなら途中経過がリアルタイムにわかる!

回答形式や回答の流れが直感的にわかる

Webアンケートは、回答形式や回答の流れをシステム側で制御できるため、従業員が「どのように回答を進めたらよいか」を直感的に判断できます。たとえば、「質問1は単一回答で質問2は複数回答」「質問1で『はい』と答えた人のみ質問2に進む」などの複雑な動きでも、状況に応じて入力できないようにグレーアウトしたり、不必要な部分を非表示にしたりできるため、回答者をスムーズに誘導できます。

回答漏れや白紙回答を減らせる

紙のアンケートの場合、従業員は答えにくい質問を飛ばしてしまったり、テキスト欄に何も書かずに提出してしまったりすることも考えられます。Webアンケートなら「回答必須」の設定ができるため、必要な回答は確実に集められます。

従業員にとって「抵抗の少ない」アンケートの作り方

無記名アンケートor記名アンケート?

社内アンケートの実施方法が決まったら、続いて「無記名にするか、記名にするか」を決めましょう。無記名アンケートは、個人が特定されてしまう記名アンケートに比べ、回答への抵抗が少ないため正直な回答が得られやすいというメリットがあります。しかし、何か気になる意見が発見された場合に「どの部門の誰が回答しているのか」がまったくわからないため、事実確認や改善案の提示に時間がかかってしまうというデメリットもあります。そのため、無記名アンケートの場合でも「部門」「勤続年数」「年齢」「性別」など、最低限の情報を収集しておくことをおすすめします。

なお、従業員からは「無記名アンケート」に見えても、実は裏側で「誰が回答しているか」を把握する方法 もあります。この方法については後述します。

質問の作り方

次に、アンケートの質問を決めます。すべての従業員がスムーズに回答を進められるよう、極力難しい文言や専門用語は避け、わかりやすい質問文を作成することが大切です。回答形式は、基本的に選択式を8~9割、自由記入式を1~2割にすると、回答者への負担を減らせます。

また、質問自体が回答を誘導してしまわないよう、できるだけ中立的な立場で作成するよう心がけましょう。極端な例ですが、以下2つの質問文では回答者に与える印象が大きく異なります。

質問A 予想を上回る経費がかかっているため、無料コーヒーマシーンの稼働を来月で終了したいと思います。この案に賛成ですか?(1.賛成/2.反対)

質問B 当社の福利厚生の一環である無料コーヒーマシーンは、先月も多くの社員の皆さまにご利用いただき、合計ドリップ数は1,462杯でした!今後もこの取り組みを続けるべきだと思いますか?(1.続けるべき/2.続ける必要はない)

いかがでしょうか。質問Aでは「経費のことを優先に考えるべき」、質問Bでは「社員の満足度を優先に考えるべき」という、作成者側の意図が垣間見えていることがおわかりいただけるかと思います。この質問をできるだけ中立的な文章にするとしたら、たとえば以下のような修正案が考えられます。

当社では、福利厚生の一環として無料コーヒーマシーンを設置しています。先月は、合計ドリップ数が1,462杯になるなど多くの皆さまにご利用いただきましたが、当初の予想よりも経費が多くかかっています。経費削減のためにこの取り組みを中止すべきか、それとも福利厚生の充実のために継続すべきか、あなたのご意見をお聞かせください。(1.中止すべき/2.継続すべき/3.その他のアイデア)

「3.その他のアイデア」を選んだ方は、具体的なアイデアをご記入ください。

このように、アンケート実施前に「質問文が中立的な立場で作成できているか」を客観的に見ることが大切です。他部門の方にチェックをお願いするのも一つの方法です。

また、質問項目が多くなってしまう場合には、カテゴリを分けて複数ページに分散させたほうが回答者に与えるストレスを軽減できます。目安としては、40問を超えてしまう場合には複数ページのアンケートにしたほうが良いでしょう。

質問項目が多い場合には、ページをわける

質問項目が多い場合には、ページをわける

社内アンケートの告知方法

社内アンケートをWebで実施する場合の告知方法は、アンケートフォームにアクセスするURLをメールでお知らせするのが一般的です。しかし、いきなりメールを配信しても他の業務メールに埋もれてしまったり迷惑メールだと勘違いされてしまったりする場合があるため、部門長の会議や朝礼など実際に社員が集まる場で、「○月○日~○月○日の間に社内アンケートを実施します」と予告しておくことが大切です。また、そのアンケートは何のために実施するのか、回収したらどのように使うのか、社員にはどのような方法でフィードバックするのかを事前にきちんと伝えておくことで、協力してくれる社員が増え、アンケートの回収率も高まります。

なお、アンケートの告知メールには、以下の情報を入れておくと効果的です。

  • 件名には【○月×日締切】といれるなど、いつまでに答えてほしいのかを目立たせる
  • メール内に「回答には○分くらいかかります」と記載する

社内アンケート

社内アンケート

回答があつまらない…そんなときはどうすればいい?

事前に告知をしていても、思ったようにアンケート回答が集まらないときもあります。そんなときは、根気よくリマインドメールを配信しましょう。まずは回答締切の一週間前と前日に「回答期限が近づいてきた旨」をお知らせし、できるだけ期限内の回答を促します。また、回答締切後も「まだ30名の方に回答いただいていません」「現在の回答率は68%です」などと数字を混ぜながらリマインドを続けることで、滑り込みの回答を得られるケースがよくあります。回答率の高さにこだわりたい担当者様は、リマインド期間のことも念頭に置き、回答期限は一週間程度余裕を持って設定しておくことをおすすめします。

集計時に注意すべきこと

回答を締め切ったら、次は集計作業に入ります。冒頭でお伝えしたように、Webアンケートは一般的にツールの管理画面上で結果を見ることができるため、全体的な従業員満足度や、賛成/反対の割合などはすぐに確認できます。部門別や勤続年数別など回答結果をより多角的に分析したい担当者様は、管理画面上でクロス集計が行えるツールや、データをCSVファイル等でエクスポートできるツールを選ぶと良いでしょう。

また、記名式のアンケート(個人情報を取得するアンケート)を実施する場合には、Webアンケートシステムに“個人情報の閲覧を制限できる機能”が付いていると役立ちます。特に、給与や待遇などのデリケートな質問項目がある場合には、内部からの情報漏洩対策は必須です。「部下に集計を頼みたいが閲覧権限は与えたくない」といった場合に最適です。

Webアンケートなら途中経過がリアルタイムにわかる!

社内アンケートの実施に最適なシステムをご紹介

社内アンケートの実施に最適なシステムをご紹介

当社エイジアでは、社内アンケートの実施に最適なWebアンケートシステム「WEBCAS formulator(ウェブキャス フォーミュレーター)を提供しています。製品の特徴や機能について簡単にご紹介しますので、ご興味があればぜひご覧ください。

クラウドサービスだからすぐに使える

WEBCAS formulatorは、インターネット経由で最短1ヶ月から利用いただけるクラウドサービスです。インターネットに接続できるパソコンさえあれば、すぐにご利用いただけます。(貴社環境に導入するパッケージ版のご用意もあります)。

Webアンケート画面はSSLによるセキュアな暗号化通信に対応していますので、社内アンケートの回答は悪意のある部外者から盗み見されることなく、データベースに安全に保管されます。

WEBCASログイン画面。貴社専用のIDとパスワードでログインします。

WEBCASログイン画面。貴社専用のIDとパスワードでログインします。

WEBCASログイン画面。貴社専用のIDとパスワードでログインします

基本的なアンケート項目はすべて標準搭載

単一回答、複数回答、マトリクス回答、自由回答(テキスト入力)など、基本的なアンケート項目はすべて標準搭載。もちろん、アンケートを複数ページに分けたり、ページを分岐させたりすることも可能です。

便利なテンプレートをご用意。会社のロゴをいれるなど、デザイン調整も可能

そのまま使えるテンプレートを用意していることはもちろん、企業ロゴを取り込むことや、質問欄・解答欄のサイズや色を調整することもできます。また、アンケートページのURLを貴社のドメインに設定することも可能です。

テンプレート

テンプレート

無記名アンケートでも、裏側で従業員名とアンケート回答を紐づけられる

WEBCASシリーズのアンケートシステムとメール配信システムを連携するだけで、「メールを受け取った従業員しか回答できないクローズドアンケート」を実現できます。これにより、個人情報の入力なしで「どの部署の誰が回答しているか」を紐づけることができます。また、簡単にアンケート未回答者を抽出し、リマインドメールを一斉配信することもできます。

アンケート回答を紐づけ

アンケート回答を紐づけ

オペレータ毎に個人情報取り扱い等の権限設定ができる

社内からの情報流出リスクを抑えるため、オペレータ毎に操作できる内容を細かく設定できます。また「個人情報」と指定した項目について、オペレータ毎にデータ内容をマスクする/マスクしないを選択できます。

オペレータ毎に操作できる内容を細かく設定

オペレータ毎に操作できる内容を細かく設定

こんなお客様に、社内アンケートシステムとしてご利用いただいています

ソフトバンク株式会社様

「日本全国のソフトバンク携帯・インターネット回線の販売スタッフ向けのWebアンケートツールとして利用しています。以前利用していた他社アンケートツールでは回答入力形式を指定できなかったため、“数字で回答してほしい場合”でも、漢字・ひらがな・カタカナ・英数字・全角・半角…といった全形式の入力を受け付けてしまい、集計前に毎回千件以上の回答データをチェックし修正する必要がありました。WEBCASに移行してからはこれらの問題が解決し、集計業務が効率化しました」

ソフトバンク株式会社様

ソフトバンク株式会社様

株式会社幸楽苑ホールディングス様

「当社は全国558店舗のラーメンチェーンを展開しており、WEBCASで『正社員向け満足度調査』を実施しています。この満足度調査は、従業員の意見や要望、異動希望などを収集し、事業の改善や人事異動の参考にするために行っています。以前はこのアンケートを紙で運用していましたが、各店舗から本部に郵送されたアンケート回答のデータ入力や確認作業に膨大な時間を費やしていたため、運用を効率化するためWebアンケートに切り替えました。長時間かかっていたデータ入力作業は一日で完了し、回収側も回答者も、格段にラクになりました」

幸楽苑ホールディングス様

幸楽苑ホールディングス様

西日本電信電話株式会社(NTT西日本)様

「職場環境をより良くするため、北陸事業本部の社員約4,000名を対象にWebアンケートを実施しています。WEBCASのメール配信とアンケート機能を連携し、『メールを受け取った人しか回答できないクローズドアンケート』を作成しました。未回答者へのリマインドも簡単に行うことができ、最終的に回答率は90%以上を達成しました」

まとめ

それでは最後に、社内アンケートをWebで実施する際の流れをおさらいしておきます。

  • 個人情報を取得するかどうかを決める
    ―取得しない場合、部門や勤続年数など他の情報で補完するかどうかを決める
    ―取得する場合、社員一人ひとりに入力してもらうか、裏側で紐づけるかを決める。また、このタイミングで集計業務は誰が行うかを決めておき、個人情報の取り扱いについても考えておくと良い。
  • 質問を作成する(質問数はできるだけ少なく、選択式の割合を多めに。どうしても削れない場合は複数ページに分散させる。質問文は中立的な立場で作成するよう注意する)
  • 社内アンケートの趣旨、回答期間をあらかじめ社員に周知する
  • メール等で告知する(件名には回答期限を目立たせる、本文には回答時間の目安を記載すると親切)
  • 回答期限の一週間前と前日に、リマインドメールを配信(未回答者が特定できている場合は、未回答者のみにメールを配信)
  • 集計、社員へのフィードバック、改善案の提示はできるだけ迅速に

以上、社内アンケートの作り方と回収方法についてのTipsをお届けしました!皆さまの業務に少しでも役立てていただければ幸いです。

●今回ご紹介したシステムはこちら

コラム執筆:株式会社エイジア 浅野 真理子

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