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複数部門300名のオペレータによるメール通知とセミナー運用を実現

独立行政法人日本貿易振興機構(JETRO)

独立行政法人日本貿易振興機構(JETRO)様

JETRO様WEBCAS導入事例インタビューイメージ

「ノンカスタマイズで複数データベースと連携できる柔軟性で選びました。複数部門、約300名ものオペレーターが業務にあたっていますが、安定して運用できています」

  • 企画部 情報システム課大島 勇人様
  • 経営企画部 情報システム課高多 有希子様
  • メール配信
  • アンケート
  • 官公庁・自治体
  • 広報・PR・IR

経済分野で日本企業の支援を幅広く行っている、独立行政法人日本貿易振興機構(以下JETRO)様。その活動は、ビジネスマッチングサイトの運営、アドバイザーによる貿易・投資に関する相談、セミナー・講演会の実施など非常に多岐にわたっています。そのなかで、JETRO様は貿易・投資、知的財産権に関する情報や、展示会・セミナー等のイベント情報などの各種最新情報を提供するメールマガジンを配信していますが、そのメール配信システムやセミナーのWEBフォームシステムとしてWEBCASシリーズを活用しています。

今回は、WEBCASシリーズ導入の経緯や実際の運用状況などについて、企画部 情報システム課の大島 勇人様と、高多 有希子様にお話を伺いました。

迷惑メール防止法に準拠し、データベースに接続できるメール配信システムが最低条件

ーJETRO様にはメール配信システムWEBCAS e-mailと、ウェブアンケートシステムWEBCAS formulatorをご活用いただいていますが、入札の時はメール配信システムをご希望とのことでした。まず、当社システムの導入のきっかけや決め手はどのようなものだったのでしょうか。

高多様: 「JETROには海外事務所・地方事務所・それから本部内でも非常に多くの部課署があります。WEBCAS e-mail導入前は、メールマガジンを様々な部課所から配信する場合、一つの課で受信拒否された方、いわゆる「オプトアウト」された方に対する配信停止設定をしても、別の課から送られてしまいかねない状況でした。いわゆる「迷惑メール防止法」の施行もあり、これをシステム面から防止することが急務となり、その要件を満たすメール配信システムが必要となりました。まずそれが導入の大きな理由のひとつです。 ふたつめの理由は、メール配信業務の効率化です。今申し上げたように、JETROには非常に多くの部課署があり、それぞれがお客様のメールアドレスを管理していたのでは非効率的な作業が発生してしまいますので、データを一元管理できてデータの二重化が防止できるような仕組みが必要だったのです。」

企画部 情報システム課 高多 有希子様

企画部 情報システム課 高多 有希子様

経営企画部 情報システム課 高多 有希子様

カスタマイズなしでデータベースに接続できることが魅力

ーそれでは、他社さんと比較してWEBCAS e-mailを選んでいただいた理由をお伺いしたいのですが。

大島様: 「先ほど申し上げた要件を満たしていることはもちろんですが、WEBCASですと既存のデータベースをカスタマイズすることなく接続できますので、データベースを新たに増やすことなくメール配信システムを導入できたという点が重要なポイントだったと思います。これらの状況を踏まえて公平な入札の結果、機能・技術面、価格面を総合的に判断し、エイジアさんのWEBCAS e-mailが最もJETROに適しているとの結論に至り、2003年3月に入札、2003年7月には運用開始となりました。」

企画部 情報システム課 大島 勇人様

企画部 情報システム課 大島 勇人様

企画部 情報システム課 大島 勇人様

約50のメルマガを発行、部数・オペレーター数の増加にも柔軟に対応

ーWEBCAS e-mailで配信しているメールマガジンについて詳しくお伺いしたいのですが。

高多様: 「JETROのWEBサイト上から登録できるようになっているメルマガはおよそ40発行しておりますが、それとはまた別に、WEBサイト上からの登録は受け付けていませんが、例えばセミナー来場者にアンケートを取り、その際メルマガ配信を希望された方に対して配信しているものもあります。それがおよそ10ありますので、定期的に出しているメルマガは全体で約50ということになります。発行する部課署に関しては、東京本部内だけでなく、各地方事務所や、海外センターから出しているメルマガも多くあります。」

大島様: 「各現場の要望を積極的に受け入れてきた結果、このように数が非常に多くなっています。地域独自の情報発信をしたい、あるいは知的財産権といったテーマごとの情報発信をしたいなど、現場の要求が細分化しておりますので、発行数が増えてしまったという状況です。これに関してはWEBCASはメルマガの発行数やオペレーターの増加などに関しては柔軟に対応できますので、そのあたりは大変助かっていますね。」

テンプレートを活用し、誰でも見栄えのよいフォームの作成が可能に

ーWEBアンケートシステム WEBCAS formulatorはどのような用途で活用されていますか?

高多様: 「各種展示会・セミナーを多くやっておりますので、その申し込みページとして使われることが多いですし、他にもウェブアンケートを作成するために活用しております。フォームは現場の担当者が直接制作しておりますが、昨年度エイジアさんにJETRO用のテンプレートを作っていただきましたので、担当者のHTMLの知識の有無に関係なく、見栄えのよいフォームが誰でも作れるようになりました。やはりテンプレートを活用すると担当者ごとにデザインの品質が保てるのでよいですね。」

オペレーター約300名でも安定稼動!トラブル対応も迅速

ー現在オペレーター数は何名様になりますでしょうか。

高多様:「定期的なメルマガ以外のスポット的なイベントの告知を含めると、WEBCASのアクティブなオペレーターは、メール配信システム・フォームシステムの数を合わせて約300名になります。部課署でいえば数はおよそ100ほどになりますね。」

高多様

高多様

ーシステム面のトラブル対応についてはいかがですか?

高多様: 「基本的には安定して稼動しておりますが、何か問題があればエイジアさんのサポート担当者さんに迅速に対応していただき、大変助かっています。」

ーWEBCASの運用や操作についてはいかがですか?

大島様: 「WEBCASは基本的な操作は定型的でわかりやすいので、あまり冗長な説明がなくても問題なく運用できています。担当者が変わる際、マニュアルを読むのが面倒だという場合に担当者から操作説明を頼まれることはありますが、毎回簡単な説明で済んでいます。そもそも使い勝手が悪いシステムであれば、ここまでメルマガも増えていないと思いますよ。」

ー最後に当社に対して何かご要望はありますか?

高多様: 「基本的に現地のスタッフに編集してもらいたいと考えておりますので、オペレーターが海外にいる場合も多いJETROとしては、WEBCASの管理画面が多言語化※すると助かりますね。」

(※エイジア注)
現在当社は管理画面の多言語化にも対応した、メール配信システムおよびアンケートシステムの多言語バージョンを提供しております。詳細は以下リンク先をご参照ください。

・多言語版メール配信システムWEBCAS e-mail Multi-Language
・多言語版アンケート・フォーム作成システムWEBCAS formulator Multi-Language

ーかしこまりました。本日はどうもありがとうございました。

日本貿易振興機構(JETRO)様のお悩みはコレで解決!

ユーザ企業様プロフィール

商号 独立行政法人日本貿易振興機構(ジェトロ)

創業

2003年10月1日

代表者

理事長 林 康夫

所在地

東京都港区赤坂1丁目12-32 アーク森ビル(総合案内 6階)

事務所数

国内 本部(東京)、大阪本部、アジア経済研究所、貿易情報センター、36事務所海外 54カ国 73事務所(2007年7月1日現在)

役職員数

国内 約830名、海外 約850名、合計 約1,680名(2007年4月1日現在)

 
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