導入事例

トップ

ふるさと納税の寄附者に、「寄附金の使途報告メール」を一斉配信

北秋田市ロゴ

北秋田市様

NEW
北秋田市様導入事例

「寄附金の使途報告を郵送からメールに切り替え、業務が効率化しました。また、メールへの返信やクリックを通して、応援してくださった方々の反応も把握できるようになりました。」

  • 北秋田市 総務部 総合政策課 政策係副主幹 池田 恒平様
  • メール配信
  • 官公庁・自治体
  • 情報システム

秋田県の北部中央に位置する北秋田市様は、同市にふるさと納税をした寄附者の方々に「寄附金の使途報告メール」を配信するため、メール配信システムWEBCAS e-mailを利用されました。ご担当者様にWEBCASの導入経緯や選定理由、導入効果などをお聞きしました。

北秋田市と、同市の「ふるさと納税」の取り組みについて

― まずは北秋田市様についてご紹介いただけますか。

北秋田市は、世界遺産である白神山地の麓に位置する、秋田県内で2番目に面積が広い市です。“花の百名山”に数えられる「森吉山(もりよしざん)」や、落差約90メートルの「安の滝(やすのたき)」をはじめとする豊かな自然に囲まれています。市内にある大館能代(おおだてのしろ)空港は東京から約70分とアクセスも良好です。市内には秋田県内を南北に縦貫する「秋田内陸縦貫鉄道」というローカル線が走っており、秋田新幹線の角館駅から終点の鷹ノ巣駅まで、約100kmの田園風景をお楽しみいただけます。

花が満開の森吉山

花が満開の森吉山

花が満開の森吉山

県内陸部を南北に縦貫する「秋田内陸縦貫鉄道」

県内陸部を南北に縦貫する「秋田内陸縦貫鉄道」

県内陸部を南北に縦貫する「秋田内陸縦貫鉄道」

― ふるさと納税の取り組みについて教えてください。

北秋田市では、現在「ふるさとチョイス」「ANAのふるさと納税」の2つのポータルサイトを利用し、ふるさと納税の寄附金を受け付けています。最も人気が高い返礼品は「あきたこまち」ですが、そのほかにも「きりたんぽ」や「比内地鶏」を使った加工食品、「秋田八丈」という伝統的な絹織物のネクタイや反物、マタギが使う万能の山刀「ナガサ」など、秋田ならではの特産物に多くのお申し込みをいただいています。

「寄附金の使途報告」を郵送からメールに切り替え

― 今回、WEBCASをどのように活用されたのか教えていただけますか。

ふるさと納税制度を使って寄附してくださった方々に、寄附いただいたお礼と「寄附金の使途報告」をメールで送るためにWEBCASを利用しました。

北秋田市では毎年、「寄附金をどのような事業に使ったか」という以下のような報告書(PDF)を市のWebサイトにアップしています。

毎年、寄附金の使途報告書を市のWebサイトにアップしている

使途報告(北秋田市)

毎年、寄附金の使途報告書を市のWebサイトにアップしている

今回は、こちらのPDFにアクセスするためのURLをメールの本文に記載し、寄附いただいた方々にWEBCASで一斉配信しました。

― 「寄附金の使途報告」は、これまでも一人ひとりの寄附者に個別に実施していたのですか。

はい。これまでは、すべての寄附者の方に封書で使途報告書を郵送していました。
Webサイトにアップするだけではなかなか見ていただけないので、「一人ひとりのお手元に情報を直接届けたい」というのが私共の考えで、この活動はふるさと納税制度がスタートしてから毎年続けてきました。

― 今回、なぜ郵送からメールに切り替えようと考えられたのでしょうか。

目的は業務の効率化です。近年はありがたいことに寄附者の数が増え、年間1,000件を超えるようになりました。しかし、それと同時に使途報告書の郵送業務が負担になってきました。郵送の場合、「印刷する」「機械で紙を折る」「封入する」「封をする」「宛名のラベルを貼る」といった作業が発生しますが、これを1,000件以上こなすには、3~4名の職員が約2時間かかりきりで作業する必要がありました。さらに、北秋田市では今後寄附数/寄附額をさらに増やしていきたいと考えていたため、デジタル化して業務効率を上げるべく、メールでの運用に切り替えることにしました。

WEBCASを選んだ理由

― どのようにメール配信システムを選定されたのですか。

信頼しているシステム会社の方が、複数のメール配信システムをインターネット等で調査してくださいました。そして「機能や操作性、セキュリティにも申し分がなく、自治体での導入事例が豊富」という理由で紹介いただいたのがWEBCASでした。その後は実際にエイジアの営業の方とお話しし、オンラインでデモを見て「このシステムなら使いやすそう」と感じたため、利用を決めました。

また、北秋田市ではメール配信システムを利用するのが初めてだったので、実のところ「本当に1,000件以上のメールをスムーズに配信できるのか」「メールを送ることで寄附者の方にご迷惑をおかけすることにならないか」「配信設定を間違えるなどオペレーションミスが発生しないのか」など、様々な不安がありました。そのため、まずはテストという形でシステムを導入し、問題がなければ今後も必要に応じて利用していきたいと考えていました。WEBCASはインターネット経由で気軽に利用でき、1ヵ月単位での契約が可能だったので、今回のようなテスト利用に適していました。

WEBCASの導入効果 ~業務効率化、寄附者とのコミュニケーションが実現~

― 実際にメールを配信してみて、いかがでしたか。

WEBCASの使い勝手については全く問題ありませんでした。1,000件以上のメール配信もスムーズでしたし、今後配信を希望されない方の管理もきちんと行えるのが良いと思いました。

また、これまでは3~4名の職員が約2時間かけて封入作業を行っていたとお伝えしましたが、今回WEBCASを使ったところ、私一人が10~15分程度作業するだけで完了しました。郵送からメール配信に切り替えることで、大幅な業務効率化を実現できることがわかりました。

― メールを受け取った方からの反響はありましたか。

「報告ありがとうございます」や「今後も応援しています」など、温かいご返信を何通かいただきました。まさか返信が来るとは思っていなかったので、とても嬉しかったですね。また、当初懸念していた「メール配信に対するマイナスなご意見や苦情」は1件も寄せられませんでした。

今回はWebサイトにアップした使途報告書(PDF)へのリンクをメール本文に記載していたため、そちらのクリック率をWEBCASで取得したのですが、約9%の方がクリックしてくれたことがわかりました。エイジアさんによると「一般的なメルマガの平均クリック率は2~3%」だそうなので、比較的良い数字だったのかなと安堵しています。

東京-北秋田という遠距離をWeb会議で解決

― 弊社の拠点である東京と北秋田では700キロ近く距離が離れているため、今回はWeb会議システムを用いて製品の説明からサポートまでをさせていただきました。何かご不便はございませんでしたか。

特に不便はなかったです。PCで同じ画面を見ながらリアルタイムに解説していただけたので、WEBCASの操作方法もよくわかりましたし、本当に対面でお話ししているような感覚でした。

今後の展望

― それでは最後に、今後の展望をお聞かせください。

今回はテスト運用ということでWEBCASを短期利用してみましたが、スムーズに運用できましたし、郵送からメールへの切り替えには大きなメリットがあることがわかりました。「寄附金の使途報告」は年に1回は行う業務なので、来年もまたWEBCASでメールを配信したいと考えています。また、今後は新しい返礼品が出た際にメールでお知らせするなど、寄附いただいた方とのコミュニケーションツールとしても活用できればと検討しています。今後ともよろしくお願いします。

― 承知いたしました。本日は貴重なお話をありがとうございました。

北秋田市様のお悩みはこれで解決!

ふるさと納税で寄附いただいた方に、寄附金の使途報告をメールで実施したい!

メール配信システム
WEBCAS e-mail

PC・モバイル対応、毎時300万通の高速配信ができるOne to One メール配信システム

ユーザ企業様プロフィール

自治体名 秋田県北秋田市
本庁所在地 秋田県北秋田市花園町19番1号
URL http://www.city.kitaakita.akita.jp/
【ご注意】
  • ※本記事に関するお問い合わせは株式会社エイジアまでお願いいたします。ユーザー企業様へのお問い合わせはご遠慮ください。
  • ※本記事は、当社製品・サービスの理解を深めていただくために公開しています。本来の目的以外の用途で利用することはできません。
  • ※本サイトに掲載されているコンテンツ(記事、画像、イラスト等)は株式会社エイジアの承諾なしに無断転載することはできません。
  • ※会社名、ロゴ、商品・サービスの名称などは各社の商標または登録商標です。