入学手続き時の個人情報収集業務をWeb化し、作業負担の大幅な削減とデータの正確性を確保

以前は紙で収集した入学予定者の情報をExcelに手入力し、データに不備がないかダブルチェックしていました。また、入学辞退については電話で受付しており、受付後はExcelのデータを削除したのち納入金を還付するための申請書類を郵送で送り、それを送り返してもらうという手続きを踏んでいました。時間と人的コストがかかるのはもちろんのこと、決して間違いが許されない作業のためスタッフの心理的負担は大きかったです。

本格的に検討し始めたのは今年度に入ってからです。以前から導入したい気持ちはありましたが、「インターネット出願システム」の導入など他にもWeb化を進めているものがあり、そちらが一段落したらと考えていました。インターネット出願による入試がスタートして約2年が経ち、だいぶ軌道に乗ってきたため入学手続きのWeb化にも着手することになりました。

インターネット出願システムには入学手続きのサービスを提供している商品もありますが、「入試での利用」を中心に機能が作られているため、独自の質問を作成することやページの分岐設定をすることができなかったり、カスタマイズ対応で費用が高額になったりと、私たちが希望する要件を満たしていませんでした。そこで、自由にWebフォームが作成できる柔軟性の高い専用のシステムを新たに導入したいと考えました。

機密性の高い情報を収集しますので、まずはセキュリティの観点から無料のフォーム作成サービスは選択肢から外しました。最終的には約3社のシステムを比較検討しましたが、以下の理由でWEBCASを選びました。

前述した通り、本学では名前や住所など基本的な個人情報のほかに既往症やアレルギーの有無についても入力いただいています。本学は健康総合大学として学生の健康をサポートしており、予めこれらの情報を把握していることにより、学内で体調を崩された場合の対応をより的確かつスピーディーに行うことを可能にしています。したがって、このような独自の質問を作成できることは必須要件でした。WEBCASはこの要件をクリアしていたことに加え、回答条件によってページの遷移や通知メールの設定を変えるなど、運用に合わせて自由に設計できることがわかり魅力を感じました。

現在は推薦入試の方のみ登録が完了し、約80名のデータが収集できている段階ですが、導入効果は次の通りです。

学生の皆さんに入力いただいた内容はWEBCAS上で即座にデータ化されるため、これまで行っていたExcelへの入力作業はゼロになり、作業が格段に楽になりました。

現時点ではまだ入学辞退の手続きは実施していませんが、これまで電話と郵送でやりとりしていた手続きがWebで完結するため、こちらも大幅な業務効率化と対応スピードの向上が図れると期待しています。今回WEBCASで作成したフォームは、冒頭で「入学手続き」か「入学辞退手続き」のどちらに進むのかを選択いただいていますが、「入学辞退手続き」の登録があった際には担当者宛にリアルタイムに通知メールが飛ぶよう設定し、すぐに納入金の還付や補欠者の繰り上げ合格の事務手続きを開始できるようにしています。

学生本人が登録した情報がそのままデータ化されるため、スタッフによる入力ミスのリスクがなくなり、常に正確なデータを保持できるようになりました。

データの入力・確認作業には多くの時間とスタッフを必要するため超過勤務等により対応してきましたが、今年はWEBCASの導入により超過勤務時間を削減することができました。本作業が大詰めになる2月～3月は、卒業式など他の学事や新学期準備と業務が重なり超過勤務が増える時期ですが、こちらも削減が期待できます。

はい。ユーザビリティやデザインの観点からも、想像以上のフォームが完成し満足しています。今回カスタマーサポートの方のアドバイスもありフォームをレスポンシブ対応させたのですが、登録データを見てみると8割以上の方がスマホから入力していることがわかりました。当初はスマホ対応をそこまで重視していませんでしたが、入学予定者等の方々に対して入力しやすい画面を表示できていたことがわかり、安心しました。

実は現在、こんなに簡単にフォームが作れるなら…ということで他の業務でもWEBCASを活用しています。簡単にご紹介します。

今後は入学手続きの業務だけでなく、オープンキャンパスなど他の学事におけるWebフォームもWEBCASで作成しようかと検討中です。これまではHTMLやCSSの知識があるスタッフに一任してゼロから作成していましたが、WEBCASなら誰でも簡単に作成できるので、少しずつ移行していきたいと思っています。

今回WEBCASを使い始めて印象的だったのは、機能改善やバージョンアップが日々行われているということです。使っているシステムが良くなっていくのはユーザーとして楽しみなので、これからもWEBCASの進化を期待しています。