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入学手続き時の個人情報収集業務をWeb化し、作業負担の大幅な削減とデータの正確性を確保

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順天堂大学 医療看護学部様

「自由度の高いシステムと手厚いサポートにより、期待以上のWebフォームが作成できました。学生と保護者の個人情報を集めるため、セキュリティが高いことも重要でした。」

  • 浦安キャンパス事務室 係長中野 誠一様
  • アンケート
  • 人材・教育
  • 情報システム

順天堂大学 医療看護学部様は、これまで紙で実施していた「入学手続き時の個人情報収集」を、WEBCAS formulatorを活用したWebフォームに切り替えました。ご担当者様にWEBCASの導入経緯や選定理由、利用しての評価などをお聞きしました。

順天堂大学 医療看護学部について

― 貴学および医療看護学部について、特色や教育理念をお聞かせください。

順天堂大学は、5学部(医学部、スポーツ健康科学部、医療看護学部、保健看護学部、国際教養学部)と3大学院、6医学部附属病院を有する健康総合大学・大学院大学です。さらに、今年4月には保健医療学部が新設されます。

今回WEBCASを導入した医療看護学部は、長い伝統と歴史の中で培われた全人教育に基づき「仁」を大切に育み、身体のみならず「心を癒す看護」を教育理念として掲げ、現代の高度医療を支える質の高い看護職者の育成を目指しています。看護師国家試験の過去5年間における平均合格率は99%と高く、希望者のほぼ全員が希望する各医学部附属病院に優先的に就職できるなど卒業後も活躍の場が用意されています。

学生たちは6つの医学部付属病院をはじめとする学外施設で多彩な看護実習を受けられる。

「入学予定者の個人情報」をWEBCASで収集

― WEBCASのご利用用途について教えていただけますか。

WEBCASで「入学にあたって必要な情報を登録するためのWebフォーム」を作成しています。具体的には、入学試験に合格した後、入学の意思を示された方に対し本人の連絡先や保護者(保証人)の連絡先、既往症やアレルギーの有無等についてお聞きしています。登録いただいたデータはCSVでダウンロードし、一部加工した上で本学の教務システムに一括で取り込んでいます。

また、残念ながら入学手続き後に入学を辞退される方も一定数いらっしゃいますので、その方には入学辞退理由や納入金の還付先の情報を登録いただくことにより、納付金還付の事務手続きについても効率化を図りました。

Webフォームの冒頭で「入学手続き」か「入学辞退手続き」のどちらに進むのかを選択いただき、選択した質問に応じてページが遷移されるように設定しています。

WEBCASで作成した入学関連情報の登録フォーム(PC用)。スマホからアクセスすると、スマホ用に最適化されたデザインが表示される。

WEBCASで作成した入学関連情報の登録フォーム(PC用)。スマホからアクセスすると、スマホ用に最適化されたデザインが表示される。

WEBCASで作成した入学関連情報の登録フォーム(PC用)。スマホからアクセスすると、スマホ用に最適化されたデザインが表示される。

― こちらのWebフォームは、学生の皆さんにどのようにご案内しているのですか。

WebフォームにアクセスするためのQRコードをプリントに印刷し、入学手続きの書類と一緒にお渡ししています。こちらのプリントには一人ひとり異なるログインIDとパスワードを記載し、その情報を入力しないとフォームへの登録ができないようにしています。

受験番号と氏名のほか、個別のログインIDとパスワードが書かれたプリントを配布している。

受験番号と氏名のほか、個別のログインIDとパスワードが書かれたプリントを配布している。

受験番号と氏名のほか、個別のログインIDとパスワードが書かれたプリントを配布している。

以前はExcelでのアナログ管理が負担だった

― WEBCAS導入前は、どのように運用されていたのですか。

以前は紙で収集した入学予定者の情報をExcelに手入力し、データに不備がないかダブルチェックしていました。また、入学辞退については電話で受付しており、受付後はExcelのデータを削除したのち納入金を還付するための申請書類を郵送で送り、それを送り返してもらうという手続きを踏んでいました。時間と人的コストがかかるのはもちろんのこと、決して間違いが許されない作業のためスタッフの心理的負担は大きかったです。

― Webフォームの導入は、いつ頃から検討し始めたのですか。

本格的に検討し始めたのは今年度に入ってからです。以前から導入したい気持ちはありましたが、「インターネット出願システム」の導入など他にもWeb化を進めているものがあり、そちらが一段落したらと考えていました。インターネット出願による入試がスタートして約2年が経ち、だいぶ軌道に乗ってきたため入学手続きのWeb化にも着手することになりました。

システム選定のポイント~自由度、セキュリティ、サポート~

― 「インターネット出願システム」を2年前に導入されたとのことですが、そちらのシステムで入学手続きのフォームを作ることはできなかったのでしょうか。

インターネット出願システムには入学手続きのサービスを提供している商品もありますが、「入試での利用」を中心に機能が作られているため、独自の質問を作成することやページの分岐設定をすることができなかったり、カスタマイズ対応で費用が高額になったりと、私たちが希望する要件を満たしていませんでした。そこで、自由にWebフォームが作成できる柔軟性の高い専用のシステムを新たに導入したいと考えました。

― システム選定時に重視したポイントと、WEBCASに決めた理由を教えてください。

機密性の高い情報を収集しますので、まずはセキュリティの観点から無料のフォーム作成サービスは選択肢から外しました。最終的には約3社のシステムを比較検討しましたが、以下の理由でWEBCASを選びました。

1.システムの自由度が高い

前述した通り、本学では名前や住所など基本的な個人情報のほかに既往症やアレルギーの有無についても入力いただいています。本学は健康総合大学として学生の健康をサポートしており、予めこれらの情報を把握していることにより、学内で体調を崩された場合の対応をより的確かつスピーディーに行うことを可能にしています。したがって、このような独自の質問を作成できることは必須要件でした。WEBCASはこの要件をクリアしていたことに加え、回答条件によってページの遷移や通知メールの設定を変えるなど、運用に合わせて自由に設計できることがわかり魅力を感じました。

2.ログイン認証機能で、高セキュリティを実現できる

今回のWebフォームでは第三者によるなりすまし登録を防止するため、入学者本人しかアクセスできないクローズド環境を作りたいと考えました。WEBCASには個別のIDとパスワードを入力しないとフォームへの登録を受け付けない「ログイン認証機能」が用意されていたため、セキュリティ的にも問題ないと判断しました。

また、「juntendo.ac.jp」という本学の独自ドメインを使ってフォームを公開できるとのことだったので、入学予定者の方にも安心して利用いただけると考えました。

フォームにアクセスすると、ログインIDとパスワードを入力する画面が表示される。

フォームにアクセスすると、ログインIDとパスワードを入力する画面が表示される。

フォームにアクセスすると、ログインIDとパスワードを入力する画面が表示される。

3.サポートが優れている

営業の方が複数回足を運んで説明に来てくれたほか、問い合わせ等へのレスポンスが早く安心感がありました。トライアル環境を利用した際も、丁寧に教えてくださり好感が持てました。
このようなシステムでWebフォームを作成するのは初めてだったため当初は不安がありましたが、営業担当やカスタマーサポートの方の誠実な対応に信頼がおけたため契約を決めました。

契約後はWEBCASの操作を学ぶ個別勉強会に参加しましたが、その際もカスタマーサポートの方がフォームの作成を一から手伝ってくださり心強かったです。

「細かな質問にも丁寧に答えていただけました」(中野様)

「細かな質問にも丁寧に答えていただけました」(中野様)

「細かな質問にも丁寧に答えていただけました」(中野様)

データ入力作業がゼロに。WEBCAS活用の幅が広がる

― WEBCASを導入されて、効果はいかがですか。

現在は推薦入試の方のみ登録が完了し、約80名のデータが収集できている段階ですが、導入効果は次の通りです。

業務が効率化し、スタッフの作業負担が軽減された

学生の皆さんに入力いただいた内容はWEBCAS上で即座にデータ化されるため、これまで行っていたExcelへの入力作業はゼロになり、作業が格段に楽になりました。

現時点ではまだ入学辞退の手続きは実施していませんが、これまで電話と郵送でやりとりしていた手続きがWebで完結するため、こちらも大幅な業務効率化と対応スピードの向上が図れると期待しています。今回WEBCASで作成したフォームは、冒頭で「入学手続き」か「入学辞退手続き」のどちらに進むのかを選択いただいていますが、「入学辞退手続き」の登録があった際には担当者宛にリアルタイムに通知メールが飛ぶよう設定し、すぐに納入金の還付や補欠者の繰り上げ合格の事務手続きを開始できるようにしています。

データの正確性が確保された

学生本人が登録した情報がそのままデータ化されるため、スタッフによる入力ミスのリスクがなくなり、常に正確なデータを保持できるようになりました。

人件費が低減された

データの入力・確認作業には多くの時間とスタッフを必要するため超過勤務等により対応してきましたが、今年はWEBCASの導入により超過勤務時間を削減することができました。本作業が大詰めになる2月~3月は、卒業式など他の学事や新学期準備と業務が重なり超過勤務が増える時期ですが、こちらも削減が期待できます。

― システム選定の際に「フォーム作成の自由度」を重視されていましたが、中野様が思い描いていたWebフォームは再現できたでしょうか。

はい。ユーザビリティやデザインの観点からも、想像以上のフォームが完成し満足しています。今回カスタマーサポートの方のアドバイスもありフォームをレスポンシブ対応させたのですが、登録データを見てみると8割以上の方がスマホから入力していることがわかりました。当初はスマホ対応をそこまで重視していませんでしたが、入学予定者等の方々に対して入力しやすい画面を表示できていたことがわかり、安心しました。

実は現在、こんなに簡単にフォームが作れるなら…ということで他の業務でもWEBCASを活用しています。簡単にご紹介します。

・国家試験受験の意思確認用フォーム
医療看護学部では、学生のみなさんが看護職者として活躍できるよう卒業後も引き続きサポートしており、その活動の一環として、在学中に看護師・保健師・助産師の国家試験に合格しなかった方の「再受験」をフォローしています。現在「再受験するか」の意思確認をするフォームをWEBCASで作成し、フォームに登録いただいた卒業生の方には厚生労働省から配布される出願書類を送付しています。

これまでは合格しなかった卒業生全員に出願書類を送付していたため、受験予定のない方にも届いてしまうなど非効率な運用が課題だと感じていました。現在は書類を必要としている方にのみ送付できるようになり、送る側の負担が軽減できたことはもちろん、不要な書類を届けてしまう心配もなくなりました。

現在の住所を入力いただくことで、「引っ越していて受け取れなかった」という課題も解決した。

現在の住所を入力いただくことで、「引っ越していて受け取れなかった」という課題も解決した。

現在の住所を入力いただくことで、「引っ越していて受け取れなかった」という課題も解決した。

・イベント申込フォーム
国際交流セミナーなど、学内で行われるイベントの申し込みフォームを作成しています。こちらは教職員と学生だけでなく一般の方もご参加いただけるイベントのため、医療看護学部のWebサイトやチラシ等から誰でもアクセスできるようにしています。

一般の方も申し込みいただけるよう、オープンアンケートとして公開している。

一般の方も申し込みいただけるよう、オープンアンケートとして公開している。

今後の展望

― それでは最後に、今後の展望をお聞かせください。

今後は入学手続きの業務だけでなく、オープンキャンパスなど他の学事におけるWebフォームもWEBCASで作成しようかと検討中です。これまではHTMLやCSSの知識があるスタッフに一任してゼロから作成していましたが、WEBCASなら誰でも簡単に作成できるので、少しずつ移行していきたいと思っています。

今回WEBCASを使い始めて印象的だったのは、機能改善やバージョンアップが日々行われているということです。使っているシステムが良くなっていくのはユーザーとして楽しみなので、これからもWEBCASの進化を期待しています。

― 承知いたしました。本日は貴重なお話をありがとうございました。

順天堂大学 医療看護学部様のお悩みはこれで解決!

入学手続きをWeb化して、スタッフの業務負担軽減とデータの正確性を確保したい!

アンケート・フォーム作成システム
WEBCAS formulator

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ユーザ企業様プロフィール

名称 学校法人順天堂 順天堂大学 医療看護学部
創立 1838(天保9)年
所在地 千葉県浦安市高洲2-5-1 (浦安キャンパス)
URL http://www.nurs.juntendo.ac.jp/
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