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WEBCASメール配信APIを活用して配信速度が向上。「メールが届かない理由」の把握で顧客サポート力もアップ

株式会社イートン様

株式会社イートン様

イートン様WEBCAS導入事例

「メール配信エンジンをWEBCASに切り替えて、配信性能が劇的に向上しました。さらに “なぜ届かなかったか”が明確にわかるようになりました。」

  • 執行役員釜賀 康弘様
  • システム部 プロジェクトリーダー 主幹大畑 恒基様
  • メール配信
  • サービス業
  • 情報システム

幼稚園・保育園・認定こども園向けクラウドサービス「みまもりせんせい」を開発・提供するイートン様は、同サービスのメール配信機能を強化するため、WEBCASのメール配信APIを導入されました。導入を推進されたご担当者様に、WEBCAS導入の経緯や選定理由、利用した感想などを聞きました。

目次
  • イートンの事業について
  • 幼稚園・保育園運営支援サービスのメール配信機能としてWEBCASのAPIを利用
  • メール配信機能を早急に強化する必要があった
  • WEBCAS導入で「メールが届かなかった理由」が明確に回答できるように
  • 導入にあたって感じたこと
  • 今後の展望

イートンの事業について

― イートン様の事業について教えてください。

イートンは、岡山を拠点とする株式会社アウルホールディングスを持ち株会社とした、アウルグループのIT会社です。主力事業はビジネスアプリケーションの受託開発で、Webベースのアプリケーション開発を得意としています。
一方、近年はIT以外に安定した事業の柱を構築するため、アウルグループの社会福祉法人に協力を仰ぎながら、保育事業をスタートさせました。2017年12月に岡山市内に300名規模の大型認可保育園「イートンちどり保育園」を開園しており、今後は深刻な待機児童の問題を抱える都内・首都圏近郊への進出を検討しているところです。

幼稚園・保育園運営支援サービスのメール配信機能としてWEBCASのAPIを利用

― WEBCASをどのようにお使いでしょうか。

当社が自社開発した、幼稚園・保育園・認定こども園運営支援サービス「みまもりせんせい」とメール配信システムWEBCAS e-mailをAPIで連携させており、主に保育士から保護者への連絡事項をメールでお知らせする機能として使っています。

「みまもりせんせい」は、園児の住所や契約形態、登園時間などを管理することで、延長保育料の計算など煩雑な業務を効率化できる仕組みです。タブレットやパソコンで操作できるクラウドサービスで、「イートンちどり保育園」をはじめ、20園以上の幼稚園や保育園で利用されています。
なお、保護者への一斉メール配信機能は、保護者からの要望があったため実装した機能です。

「みまもりせんせい」から保育士が送った緊急メールが、WEBCAS経由で保護者に配信される

「みまもりせんせい」から保育士が送った緊急メールが、WEBCAS経由で保護者に配信される

「みまもりせんせい」から保育士が送った緊急メールが、WEBCAS経由で保護者に配信される

― どのようなメールを送られているのでしょうか。

たとえば運動会の中止をメールでお知らせしたり、保育園行事への持参物を配布プリントに加えてメールで通知したり、バスの運行状況をお伝えするなどの用途で使われています。
メールの作成、配信条件の設定などの操作は「みまもりせんせい」管理画面から行うので、その操作を受けてWEBCASのメール配信エンジンがメールを配信しています。

その他、空メールで会員登録をする際の自動配信メールや、学童保育として小学生の児童を預かっている保育園で「○○さんが退室しました」と自動で配信されるメールなども、WEBCAS経由で配信されています。

メール配信機能を早急に強化する必要があった

― なぜWEBCASのメール配信APIを利用されることになったのでしょうか。

「みまもりせんせい」には以前からメール一斉配信の機能を実装していました。以前からお付き合いのあったソフトウェアハウスに、配信エンジンとして実装いただいたのですが、実際にメールを配信していくと、改善したい事項が明確になってきました。

・大量メール配信の速度を上げたい
送信先が100件未満の場合は問題ありませんでしたが、200~300件規模の配信には10分以上の時間を要していました。緊急連絡に使う機能なので、もっと配信速度を上げたいと考えました。

・エラーメール追跡機能を実装したい
従前の仕組みでは、「エラーメールが届かない理由」が明確に把握できませんでした。これがわかるようになれば、たとえば保護者がキャリア変更に伴ってメールアドレスが変わった場合も、「メールアドレスを変えましたか?」とお伺いするなどして「常に緊急連絡メールが届く」状態を保つことができます。この機能をぜひ実装したいと考えました。

これらの改修を行いたいと考えたとき、従来の仕組みではいくつか制約事項があったため、これを機にメール配信専門業者のシステムに刷新したいと考えました。

「保護者への緊急連絡をより高速・確実に行うために、システムの改善が必要だと考えました。」(大畑様)

「保護者への緊急連絡をより高速・確実に行うために、システムの改善が必要だと考えました。」(大畑様)

「保護者への緊急連絡をより高速・確実に行うために、システムの改善が必要だと考えました。」(大畑様)

― メール配信機能をWEBCASにした理由を教えてください。

今回我々が探していたのは、メール配信システムを単独で使える機能ではなく、「みまもりせんせい」のシステムと連携して裏側の配信エンジンとして実装できるツールでした。
メール配信アプリケーションとして操作から配信まで行うシステムは多数ありましたが、配信エンジンとして手軽に実装できるツールはそうありませんでした。その点WEBCASは、『自社システムの裏側の配信エンジン』としての実績も豊富なツールだったので、我々の要件と合致していました。

さらに、他と比べて初期導入費用・月額費用ともにコストが割安だったため、導入を決めました。

「自社システムと連携できるエンジンを探していました。中でもWEBCASはコスト感も合っていたので導入しやすかったです。」(釜賀様)

「自社システムと連携できるエンジンを探していました。中でもWEBCASはコスト感も合っていたので導入しやすかったです。」(釜賀様)

「自社システムと連携できるエンジンを探していました。中でもWEBCASはコスト感も合っていたので導入しやすかったです。」(釜賀様)

WEBCAS導入で「メールが届かなかった理由」が明確に回答できるように

― WEBCASに切り替えてみて、いかがでしたか?

WEBCASを導入して、よくなったことは以下の2点です。

・配信性能が劇的に向上
配信速度の問題はあっさり解決しました。エイジアさんはメール配信専業の会社なので当然かもしれませんが、配信規模にかかわらずあっというまにメールは配信完了となり、ユーザー様の使い勝手は非常によくなりました。

・配信エラーの詳細がわかるようになり、サポートがしやすくなった
WEBCASでは「どのメールがエラーになったか」「エラーになった理由は」などのデータを取得できたので、このデータを「みまもりせんせい」管理画面上で確認できるよう、改修を行いました。これによって、保育士さんに「携帯のメールアドレスが変更されたようなので、保護者の方に確認をお願いします」など具体的に次のアクションを提示できるようになり、クライアントのサポートがしやすくなりました。

WEBCASで取得したエラーデータを「みまもりせんせい」管理画面から表示

WEBCASで取得したエラーデータを「みまもりせんせい」管理画面から表示

導入にあたって感じたこと

― 今回はじめて当社とシステム連携(API連携)でご一緒させていただいたわけですが、ご感想をお伺いできますか。

スムーズに業務を進められたので、とてもよかったと思っています。
たとえば、漏れのないようにQ&Aのチェックシートを使って要件の摺り合わせをしていくなど、我々が日ごろ進めているやり方で業務を進めていただけたので、非常にやりやすかったです。質問に対するレスポンスも素早く返していただけたので、当社もAPI連携に伴う要件定義、追加開発などを滞りなく進めることができました。

2017年10月以降、ユーザーの希望を聞きながら、配信システムを順次WEBCASに切り替えていますが、いずれもシステムは安定して稼動しています。今後も我々の配信基盤として継続的に利用していきたいと考えています。

今後の展望

― 今後WEBCASを使ってどのようなことを進めようとお考えでしょうか。

クライアントの要望を踏まえ、「みまもりせんせい」には今後も機能をどんどん追加していく予定です。今後特に追加していきたいのは、LINEを使ったメッセージ配信の機能です。
WEBCASはメールだけでなくLINEでのメッセージ配信も対応しているので、改めて相談に乗っていただきたいと考えています。今後とも引き続きよろしくお願いいたします。

― 本日は貴重なお話をありがとうございました。

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メール配信API
API

貴社システムに高速メール配信機能を付加できる連携機能

ユーザ企業様プロフィール

商号 株式会社イートン
所在地 東京都文京区大塚3丁目11番2号音羽ビル
設立 1991年12月
URL 会社サイト https://www.eatone.co.jp/
事業内容 Webソリューション事業、BIソリューション事業、ERPソリューション事業、グループウェアソリューション事業、認可保育園の運営
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