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人気タレント出演イベントの申込フォームをWEBCASで作成。安定稼働、手間なし運用を実現

三菱みなとみらい技術館ロゴ

三菱みなとみらい技術館様

三菱みなとみらい技術館様WEBCAS導入事例

「Web申込フォームをはじめて運用しましたが、受付開始1分後に満席、自動締切となりました。イベントご案内メールの配信まで、すべてWEBCASにお任せでした。」

  • 三菱みなとみらい技術館 事業企画推進高田 直美様
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目次
  • 三菱みなとみらい技術館について
  • TVにレギュラー出演するタレントさんのイベントが決定!これまでの運用で大丈夫?
  • フォーム作成システムを選ぶ時、最も重視したのは
  • 導入効果 ~受付開始したらシステムに全てお任せ!
  • WEBCASを「お試し」した結果

三菱みなとみらい技術館について

― 三菱みなとみらい技術館の概要を教えてください。

三菱みなとみらい技術館は、明日を担う青少年たちが科学技術に触れ、夢を膨らませる場となることを願い、三菱重工業株式会社が1994年に設立した「遊んで学べる体験型ミュージアム」です。自社製品の展示だけでなく、子供たちが科学技術に興味を持てるような“面白い部分”にスポットを当てた展示を行っています。
ただ、限られたスペースの展示だけで“毎月行きたい”と思っていただくのは難しいため、週末に参加型の「理科実験教室」や「サイエンスショー」、「講演会」などの様々なイベント、企画展を開催しています。 私は週末に開催しているイベントの企画・運営を担当しています。

三菱みなとみらい技術館イベントの様子

三菱みなとみらい技術館イベントの様子

毎週末、実験教室や、研究者が登壇する講演など、様々なイベントを開催している

展示コーナーでは、最先端の技術を駆使した実機、大型模型などを「航空宇宙」「海洋」「環境・エネルギー」「交通・輸送」などのテーマ別に分けて公開

TVにレギュラー出演するタレントさんのイベントが決定!これまでの運用で大丈夫?

― WEBCAS formulatorを何にお使いですか?

三菱みなとみらい技術館はWEBCAS formulatorを「イベントの事前申込を受け付けるWebフォーム」として利用しました。
当館では当日参加できるイベントも数多く開催していますが、「理科実験教室」など参加人数に限りがあるイベント、申し込みが多いイベントなどは事前申し込みをお願いしております。

―WEBCAS formulatorを導入するきっかけは何だったのでしょうか。

今回新たに「申し込みが殺到しそうなイベント」を企画したことがきっかけです。

当館は小学校中学年~高学年のお子様がメインターゲットなのですが、最近はまだ小学校に入学していないお子様の来館が増えていたので、対象年齢を下げたイベントを開催したいと考えていました。そこで企画したのが、2017年9月に実施した『ねんドル岡田ひとみの親子ねんど教室』です。コンスタントにTVに出演している、“子どもたちにねんど造形と食育を伝えるエデュテインメントアーティスト”ねんドル岡田ひとみさんが講師なので、多くの申込みが予想されました。

チラシにQRコードに掲載してWebに誘導

チラシにQRコードに掲載してWebに誘導

対象年齢3歳からの「ねんドル岡田ひとみの親子ねんど教室」は館内で配布しているチラシでも大きく告知した

これまで当館では、FAX、電話、メールに加え、館内で直接申し込みを受け付けていましたが、今回は通常のイベントとは桁違いの申し込みが予想されたので、いつもの運用では支障が出るだろうと考えていました。
また岡田さんの事務所の方からは、「キャンセル待ちなど問い合わせ対応も大変。申込はWeb受付に絞って、申込状況をWebサイトなどで公開した方が良いのでは」など多くのアドバイスをいただきました。これを踏まえ、今回のイベント申込受付窓口はWeb申込フォーム一本に絞ろうと考えました。

フォーム作成システムを選ぶ時、最も重視したのは

― Web申込受付フォームを設置するため、どのようにシステムを探されたのでしょうか。

インターネットで検索して、Web申込フォームを作成できるシステムをいくつか探しました。選ぶときに気にしていた点は以下の通りです。

・セキュリティ対策が万全か
お客様の個人情報や連絡先をシステムで収集して管理することになるため、「セキュリティ対策がきちんととられているか」という点を最も重視していました。セキュリティに不備があるシステムを選んでお客様にご迷惑をおかけするわけにはいきませんし、何かあれば当館だけでなく、三菱重工業の信頼も失うことになりかねないからです。
インターネットで探す際は、「セキュリティ対策をどのように行っているか」がわかりやすく記載してあり、またシステムやセキュリティに詳しい担当者が「問題ない」と判断できるシステムを探しました。

三菱みなとみらい技術館高田様

三菱みなとみらい技術館高田様

「セキュリティや実績はもちろん、スポットで利用できるかどうかもポイントでした。」

・大手企業の導入実績が豊富か
事務所の方から「(アクセスが集中して)サーバが落ちてサイトが開けなくなることもあった」と聞いていたので、「実績があって経験豊富な会社にお願いしたい」と思っていました。実績が豊富なら様々なケースに対応した経験があるはずなので、アクセスがある程度集中しても安定したフォーム運用が実現できると考えました。

・スポット(短期)で利用できるか
今回は初めての利用になるので、まずは一度使ってみて今後も継続利用できるかを見極めたいと考えていました。そのため、短期で「お試し」ができるシステムを探しました。

・低コストで、スピーディに導入できるか
潤沢な予算があるわけでなく、開催期間も迫っていたので、「低コスト」で「スピーディな導入」ができるかどうかもポイントでした。

複数システムのサイトを比較検討したところ、エイジアのWEBCAS formulatorが最もマッチしていました。営業担当者さんに話を伺って思い通りに運用できることも確認できたので、導入を決めました。

システム検討からフォーム受付開始までのスケジュールは以下の通りです。

・7月25日:システム検討・エイジアへ問い合わせ
・8月下旬:イベント概要ページ公開(WEBCASで作成したプレオープンページ)
・9月1日:申込受付フォーム公開

導入効果 ~受付開始したらシステムに全てお任せ!

― それでは、WEBCASを使って初めてWeb申し込みを受け付けてみて、いかがでしたか。

はい。おかげさまで、受付を開始してから1分で満席になりました。
ご出演いただいた岡田ひとみさんのFacebookやTwitterを使っての告知、配布したチラシ、Webサイト、SNSでの情報発信などから多くのお客様に関心を持っていただいた結果です。もちろんWebフォームの挙動も全く問題ありませんでした。

―1分ですか、早いですね!締切作業など大変だったのではないですか?

いえ、事前準備さえしっかりしておけば、当日はシステムにお任せだったのでとても楽でした。

これまでの事前申込制イベントは抽選でしたが、申込者リスト作成、抽選などの作業が膨大になりそうだったので、先着順とさせていただきました。これを実現するため、WEBCASの「既定の申込数に達したら自動で締め切る」機能を活用しました。
また、Web申込受け付け時にWEBCASから自動配信されるサンキューメールを、イベントご案内メール(受講票)として利用しました。これなら、後から事務局がご案内メールを配信する手間も省けますし、お客様もすぐ「参加できるんだ!」とわかって安心です。 この「自動締切機能」と「サンキューメール」の機能を使ったところ、申込受付の作業は不要になりました。

WEBCASで作成した申込フォームを利用した受付フロー

WEBCASで作成した申込フォームを利用した受付フロー

―「問い合わせが殺到するかも…」と懸念されていた点はいかがでしたか?

「申込フォーム入力中に満席になってしまった」というお客様もいらっしゃいましたが、業務に支障をきたすほど問い合わせが殺到する、ということはありませんでした。サーバも安定していたのでほっとしました。

―何か工夫などされたのでしょうか。

公式サイトに大きく「締め切りました。キャンセル待ちは受け付けておりません」と掲載し、FacebookやTwitterでも告知を行いました。また岡田ひとみさんの事務所の方にお知らせしたら、すぐ公式SNSに「満席になったようです」と情報発信していただけたのも大きいと思います。協力を仰げる方とは密に連携しておくのが大事だと思いました。

なお当日の『親子ねんど教室』は、開始早々申し込まれた意欲の高い方ばかりが参加されましたので、非常に盛り上がりました。

― どんな申込フォームを作成されたのか教えていただけますか?

保護者やお子様のお名前、お子様の年齢、ご連絡先など必要最低限の情報をお伺いするシンプルな応募フォームです。

ただ、お子様が兄弟で参加される場合も想定されますので、「お子様の追加がある」と回答された方には、追加のお子様の情報をご入力いただきました。

Web申込フォームで「お子様の追加がある」にチェックした方のみ、追加のお子様の入力欄が表示されるようWEBCASで設定した

― Webフォームはどのように作られたのでしょうか。

最初にエイジアの営業さんが用意してくれたサンプルのWebフォームを私が少しずつ修正し、細かい不明点が出てきたらカスタマーサポートの窓口に問い合わせて、解決方法を教わりながら作成しました。サンプルWebフォームは「どんなフォームが作れるか」「どう修正すればよいか」がイメージできてよかったですね。また、自動締切機能が「きちんと動くか」を事前に確認しておいたので、当日は安心して臨めたと思います。

― WEBCASを利用しての感想をお聞かせください。

はい、今回WEBCASを導入してWeb申込フォームを設置できてとてもよかったと思います。理由は以下の通りです。

○イベント運用業務が効率化できた
従来のイベント申込運用業務は、以下のように行っていました。

1.各窓口で受け付けた申込者のリストをExcelで作成(手動)
2.リストに間違いがないか別担当が確認
3.当選者を決定
4.当選者にメール配信

参加希望者が少なければそこまで大変ではありませんが、人数が増えればリスト作成には時間がかかります。2人体制で入力チェックを行う必要もありました。
しかし今回のようにWEBCASで受付業務を自動化してしまえば、上記の作業をすべて省くことが出来ます。かけたコストに対する費用対効果は十分あると思います。

○事前申込制イベント開催のハードルが下がる
Web申込フォームだけで受付業務が完結するようになれば、イベント運営事務がかなりラクになります。今後WEBCASを活用すれば、これまでは「運営が大変だから…」と二の足を踏んでいたイベントも、「いい企画だから実施してみよう」ともっと気軽に推進できるようになると感じました。

○入力ミスがなくなる
申込用紙やメールなど従来の受付方法では「お客様の入力ミス」「記載漏れ」を防ぐことは困難でした。以前は、特に連絡先(メールアドレス)の間違いが多く、こちらから連絡が取れなくなることがよくありました。その点Web申込フォームは、入力ミスや入力漏れをある程度防ぐことができるので便利です。

○お客様が気軽に申し込める
お客様の方にとっても、スマートフォンやパソコンからいつでも気軽に申し込めるようになるので、申し込みへのハードルが低くなるのではと思います。

WEBCASを「お試し」した結果

― 今回「お試し」でWEBCASを利用されましたが、今後もお使いになられる方針なのでしょうか。

はい。まったく問題なく運用できたので、今後WEBCASをより積極的に活用していきたいと考えています。

― どのように使われるのでしょうか。

例えば、シリーズもののイベント受付フォームに使いたいです。一度作ったフォームをコピーすれば、タイトルや日時などを変更するだけで簡単にフォームが作成できますよね。それに、大規模なイベントを運営するときもぜひWEBCASを利用したいです。かなり業務がラクになると思います。

また今回のイベントではWebフォームに余計な質問は入れませんでしたが、今後はちょっとしたアンケートを入れたいと思っています。理由は二つあります。

1.広報戦略に活かしたい
「何を見てこのイベントを知りましたか?」という質問を設置することで、認知経路を把握したいです。広報戦略を練るのに良いデータが収集できると思います。

2.申込者のモチベーションを測りたい
体験型イベントの申込フォームに、「あなたの意気込みを教えてください」「何をやりたいですか」などのちょっとした自由記述アンケートを入れることで、申込者の参加意欲を測りたいと考えています。

WEBCAS formulatorはアンケート機能が充実しているので、まだ使っていない機能を活用して今後のイベント企画に活かしていきたいと思います。今後とも引き続き、よろしくお願いいたします。

三菱みなとみらい技術館様のお悩みはこれで解決!

多くのイベントWeb申込を安心して受け付けられるシステムを「お試し」したい!

アンケート・フォーム作成システム
WEBCAS formulator

PC・モバイル対応アンケート・フォーム作成システム

ユーザ企業様プロフィール

商号 三菱みなとみらい技術館
所在地 横浜市西区みなとみらい三丁目3番1号 三菱重工横浜ビル
設立 1994年6月
URL http://www.mhi.co.jp/museum/
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