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「出荷完了メール」の配信を手軽に実現。メールの到達状況も確認可能に

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株式会社カクヤス様

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「WEBCASで毎日“出荷完了メール”を配信しています。使いやすさと、システム導入までのスピードを評価しました。」

  • e-マーケティング戦略部 次長 兼 DBM推進課 課長由布 維一様
  • e-マーケティング戦略部 WEB事業推進課 課長吉森 久修様
  • メール配信
  • 流通・小売
  • インターネット通販
  • 顧客サポート

酒類・食品等の卸売および小売を行うカクヤス様は、同社が運営する自社通販サイトおよびAmazon店での「出荷完了メール」を配信するため、メール配信システムWEBCAS e-mailを導入されました。ご担当者様にWEBCASの導入経緯や選定理由、利用しての評価などをお聞きしました。

目次
  • カクヤスについて
  • 出荷完了メールをWEBCASで配信
  • 宅配業者の「送り状発行システム」に付属しているメール機能では、到達状況がわからなかった
  • WEBCASを選定した3つのポイント
  • 実際に利用した感想 ~現場スタッフからの声~
  • 今後の展望

カクヤスについて

― カクヤス様の事業概要についてお聞かせください。

当社は、酒類・食品等の卸売および小売を行っています。東京・神奈川・大阪エリアにおいて「なんでも酒やカクヤス」を約140店舗展開しているほか、Webからご注文が可能な宅配・通販サイトを運営しています。Webからのご注文は、店舗から1時間枠・送料無料でデリバリーする「エリア内の宅配」と、全国へのお届けが可能な「通販」の2種類に大きく分かれています。
私共の部署では宅配・通販サイトの運営をはじめ、デジタルマーケティング全般を担当しています。

カクヤス様WEBサイト

カクヤス様WEBサイト

カクヤスが運営するお酒の宅配・通販サイト。品揃えは6,000点を超える。

出荷完了メールをWEBCASで配信

― WEBCASのご利用用途について教えていただけますか。

全国向け通販の「出荷完了メール」を配信するためにWEBCASを利用しています。当社はWeb上に6種類の販売チャネルを持っているのですが、現在は自社通販サイトとAmazon店で注文を受けた分の出荷完了メールを、毎日2,000件ほどWEBCASで配信しています。

― 出荷完了メールには、どのような内容を記載しているのですか。

お客様のお名前や商品の注文番号、出荷日、お問い合わせ番号(荷物の追跡番号)などをメール本文に差し込んでいます。これらの情報は、当社が現在利用している宅配業者のシステムからダウンロードし、WEBCASにインポートして配信しています。

宅配業者の「送り状発行システム」に付属しているメール機能では、到達状況がわからなかった

― WEBCAS導入前は、どのような運用をされていたのでしょうか。

以前は、宅配業者が提供する「送り状発行システム」にカスタマイズでメール配信機能を追加し、出荷完了メールを送っていました。しかし「送り状発行システム」から配信していたメールは到達状況が全くわからなかったうえ、たとえばメールの文面を変更したい場合はその都度宅配業者にシステムの変更依頼をしなければならないなど、課題点がいくつかありました。伝票の発行からメール配信までを一気通貫で行うためにカスタマイズしたものの、それが逆にボトルネックになっていたのです。そのため、このタイミングでメール配信機能だけを切り出すことで、従来の課題を解決したいという思いもありました。

「お客様からご指摘をいただくことはありませんでしたが、出荷完了メールが『送りっぱなし』になっていることは課題に感じていました」(由布様)

WEBCASを選定した3つのポイント

― メール配信システムをどのように選定したのかお聞かせください。

システム開発全般を依頼している協力会社さんに、当社の運用に合いそうな製品の候補をいくつか挙げていただき比較検討しました。今般のシステム選定にあたっては、具体的に以下3つのポイントを重視していたのですが、比較した製品のうちすべての要件を満たしていたのがWEBCASでした。

1.シンプルな操作性であること
メール配信システムを操作するのは発送業務を担当している倉庫のスタッフなので、できるだけ短時間で設定が完了し、かつ間違いの起きないシンプルな操作性を求めていました。WEBCASは宛先リストをCSVでインポートして配信するという手軽なプランが用意されていたほか、メールの件名や本文を一度設定すればコピーして使い回せるということでしたので、これならスタッフに負担をかけずに運用できると考えました。

2.導入までのスピードが速いこと
とにかく短期間で導入できるシステムが必要でした。WEBCASはアカウントさえ発行してもらえればすぐに利用できるクラウドサービスでしたし、営業の方の対応も早かったので好感が持てました。
実際に、トライアル環境でのシステムテスト期間を含めても、エイジアへ問い合わせをしてから1ヶ月以内に運用を開始できました。

3.到達状況やエラーの原因が確認できること
前述した通り、以前のメール配信機能では「届いたかどうか」がわからず送りっぱなしになっていることが課題でした。そのため、メールの到達状況が確認でき、さらに届かなかった場合にはエラーの原因がわかるようなシステムが望ましいと考えていました。WEBCASはどちらの機能も標準搭載されていたため魅力を感じました。

また、いくら到達状況が確認できるといっても、我々としてはお客様への大切な通知である出荷完了メールが全く届かないようでは困ります。WEBCASは大手企業含め多くの導入実績がありますし、メールの到達率を上げるために様々な取り組みをしていることもわかりましたので、その点も心強かったです。

実際に利用した感想 ~現場スタッフからの声~

― WEBCASを導入して数ヶ月が経ちましたが、実際に利用した感想をお聞かせください。

WEBCASを毎日操作している倉庫のスタッフからは「大変使いやすい」と報告を受けています。実際に、導入してから本日まで一度もシステムに関する問い合わせは来ていません。

配信リストは毎回更新する必要がありますが、メールの件名や本文は丸ごとコピーして再利用しているため作業時間はほとんどかかりませんし、WEBCASは以前利用していたシステムに比べて通信速度がかなり速いとのことで、ストレスを感じにくいという声も寄せられています。

「現場のスタッフから一切問い合わせが来ないシステムは珍しいですね」(吉森様)

「現場のスタッフから一切問い合わせが来ないシステムは珍しいですね」(吉森様)

「現場のスタッフから一切問い合わせが来ないシステムは珍しいですね」(吉森様)

冒頭で「送り状発行システム」にメール配信機能を追加したことがボトルネックにもなっていた、と申し上げましたが、とはいえ2つの機能が別々のシステムになってしまうと、現場のスタッフには負担を与えてしまうのでは…という懸念もありました。しかし、いざWEBCASを導入してみると作業時間は以前と変わりませんし、到達状況が確認できたりメールの文面を自由に変更できたりと、メリットのほうが多いという結果になりました。一つのシステムですべての業務を遂行できるほうが好都合な場合もありますが、メール配信に関してはWEBCASのような専用のシステムを利用するのが賢明だと思います。

― 導入後、便利だと感じられた機能はありますか。

お客様に合わせて件名や本文の送り分けができる「ブロック別配信機能」が便利です。現在、自社通販サイトとAmazon店で注文を受けた分の出荷完了メールをWEBCASで配信しているので、お客様が「どちらのサイトから購入したか」に応じてメールの件名と本文が書き変わるよう設定しています。以前のシステムではこのような送り分けはできなかったので、WEBCASならではの機能として有効活用しています。


ブロック別配信のイメージ

利用したECサイトの名称が差し込まれているので、お客様にも安心感を与えられる

今後の展望

― 今後、WEBCASを活用して新たに取り組みたいことがあれば教えてください。

機会があれば「KYリカー」など当社の別ブランドでも利用を検討したいと考えています。また、今後顧客満足度アンケートを実施することも視野に入れているので、WEBCASシリーズのアンケートシステムにも興味があります。

WEBCASは今回のような手軽な運用から、基幹システム等と連携した大規模な運用までカバーできるシステムだと聞いているので、サービスの成長に合わせてプランを変えて利用できる点が良いですね。今後もエイジアさんとは継続的にお付き合いしていきたいので、引き続きサポートをよろしくお願いいたします。

― こちらこそよろしくお願いいたします。本日は貴重なお話をありがとうございました。

カクヤス様のお悩みはこれで解決!

ユーザ企業様プロフィール

商号 株式会社カクヤス
代表者 代表取締役社長 佐藤 順一
本社所在地 東京都北区豊島2-3-1
設立(創業) 1982年6月15日(1921年11月1日)
資本金 1億円
従業員数 1,359名(2017年3月末現在 役員除く)
URL http://www.kakuyasu.co.jp/
事業内容 酒類・食品等の飲食店および一般家庭向け販売
「なんでも酒やカクヤス」、「KYリカー」、「丸八」、その他の店舗運営
【ご注意】
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