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Excelでの顧客管理から脱却!来店履歴や顧客セグメントに合わせたメールマーケティングが可能に

GOLFZON Japan

GOLFZON Japan株式会社様

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GOLFZON Japan様

「Excelでの顧客管理から脱却し、CRMの基盤をつくりたいと考えました。適正なコストで運用できることはもちろん、大切な財産であるお客様のデータを安全に管理できることが条件でした。」

  • 営業部 戦略事業チーム チームリーダー並田 ともみ様
  • 営業部 戦略事業チーム川村 喜宣様
  • メール配信
  • 顧客管理
  • サービス業
  • 販売促進

GOLFZON Japan様は、同社が運営するインドアゴルフ練習場「ドライビングレンジ日比谷」の顧客管理ツールとしてWEBCAS CRMを導入されました。ご担当者様に、WEBCASの活用内容や選定理由、導入効果について伺いました。

目次
  • GOLFZON Japanついて
  • ゴルフ練習場「ドライビングレンジ日比谷」の顧客管理ツールとして利用
  • 以前はすべての情報をExcelで管理していた
  • 顧客管理システムに求めた5つの要件
  • WEBCASの導入効果
  • メールマーケティングをスタート

GOLFZON Japanついて

― GOLFZON Japan様の事業概要についてお聞かせください。

当社は、屋内で簡単にゴルフが楽しめるゴルフシミュレーターの販売を行っています。ゴルフバーやフィットネスジムなど約200店舗に導入されているほか、昨今は個人宅への導入も増えています。また、インドアゴルフ練習場「ドライビングレンジ日比谷」の運営や、スイング動画視聴やスコア管理が行えるオンラインサービス事業も展開しています。

― 貴社の直営店「ドライビングレンジ日比谷」について、詳しく教えていただけますか。

「ドライビングレンジ日比谷」は、初心者から熟練者まで、幅広い方がゴルフを楽しめる屋内練習場です。都心駅直結という利便性に加え、平日は7時~23時まで営業、料金は50分打ち放題で2,500円~というお手頃価格で運営しています。さらにクラブやシューズの無料貸し出しを行っているため、手ぶらで気軽に立ち寄れる練習場として多くのお客様から好評いただいています。現在一日に100~130名ほどのお客様が来店されますが、そのうちの約7割はリピーターです。

同社が運営する、日比谷駅直結のインドアゴルフ練習場「ドライビングレンジ日比谷」

ゴルフ練習場「ドライビングレンジ日比谷」の顧客管理ツールとして利用

― WEBCASのご利用用途について教えていただけますか。

当社はWEBCAS CRMを、「ドライビングレンジ日比谷」の顧客管理ツールとして利用しています。具体的には、WEBCASで顧客情報を登録・更新するためのデータベースと、来店履歴や売上情報を管理するデータベースをそれぞれ作成し、各データベースの情報を会員IDで紐づけられるようにしています。

― 顧客情報は、どのように取得されているのですか。

毎日新規のお客様が20~30名いらっしゃるのですが、その際に簡単なアンケート用紙をお渡しし、お名前や年齢、メールアドレス、平均スコア、来店いただいたきっかけなどを記入いただいています。その情報を店舗スタッフがWEBCASで作成した登録フォームに入力し、データベースに情報が溜まっていくという流れです。現在、約16,000名の顧客データをWEBCASで管理しています。

WEBCASで作成した顧客情報登録フォーム(一部)。店舗スタッフがその都度入力している。

WEBCASで作成した顧客情報登録フォーム(一部)。店舗スタッフがその都度入力している。

WEBCASで作成した顧客情報登録フォーム(一部)。店舗スタッフがその都度入力している。

― 来店履歴や売上情報は、どのように管理しているのですか。

こちらも同じようにWEBCASで登録フォームを作成し、店舗スタッフが随時入力しています。来店されたお客様にはIDが振られた会員カードを発行していますので、その会員IDと来店日、来店時間、打席料などを登録しているほか、ドリンクやグローブを購入いただいた場合はそれらの売上情報も一緒に登録しています。こちらは1回の取引につき1つのレコードがWEBCASに蓄積されていくイメージです。登録したデータは、毎月WEBCASからCSVファイルでダウンロードし本社に報告しています。

WEBCASで作成した来店履歴および売上情報の登録フォーム(一部)。

WEBCASで作成した来店履歴および売上情報の登録フォーム(一部)。

WEBCASで作成した来店履歴および売上情報の登録フォーム(一部)。

以前はすべての情報をExcelで管理していた

― WEBCAS導入前は、どのように管理していたのですか。

顧客情報、来店履歴、売上情報のすべてをExcelで管理しており、それを毎日メールに添付して本社に送っていました。しかし、顧客情報をメールでやりとりするのはリスクがありましたし、大量のデータや計算式が入力されていたためExcelの容量は8MBを超えており、ファイルを開くのにも相当な時間がかかっていました。さらにExcelにはお客様のメールアドレス情報も入力されていましたが、「ただ溜まっていくだけ」という状態になっており有効活用できていませんでした。

そこで、「まずはExcelでの煩雑な運用から脱却し、安全な環境で顧客情報を管理したい」、そして「将来的にはメールマーケティングなどのCRM施策にも取り組みたい」と考え、それらが叶えられるシステムの導入を検討することにしました。

顧客管理システムに求めた5つの要件

― 顧客管理システムをどのように選定したのかお聞かせください。

協力会社様から紹介いただいたシステムと、自社でピックアップしたシステムを合わせて5つほどの製品を比較検討しました。当社はシステム導入にあたり以下5つの要件を求めていたのですが、比較検討したシステムの中でこれらの要件を満たしていたのはWEBCASだけでした。

1.データのエクスポートができる

来店履歴や売上情報は、日次および月次でレポートにまとめているため、蓄積されたデータをCSVファイル等でエクスポートできることが条件でした。WEBCASは必要な項目や期間を自由に選択してデータをエクスポートできたため、これなら問題なく運用できると考えました。

2.適正なランニングコストで運用できる

当店としてはできるだけ多くのお客様に来店いただきたいので、顧客情報や来店履歴などのデータが増えていくのは喜ばしいことです。しかしそれに伴ってシステムのコストが膨れ上がっていくようでは、費用対効果が低くなる恐れがあります。
そのため、新規の顧客獲得数および来店頻度等について3年先まで予測を立て、その数字に基づいて各システムのランニングコストをシミュレーションしました。その結果、最も低コストで利用できるのがWEBCASでした。

「コストを気にせず、新規顧客の獲得や来店促進の施策を行いたいと考えました」(並田様)

「コストを気にせず、新規顧客の獲得や来店促進の施策を行いたいと考えました」(並田様)

「コストを気にせず、新規顧客の獲得や来店促進の施策を行いたいと考えました」(並田様)

3.顧客データを安全なクラウドで管理できる

お客様の個人情報は何よりも大切な財産なので、情報漏洩やデータの破損が決して起こらないようセキュリティがしっかりしている安全な環境に預けたいと考えていました。当店では個人情報をクラウドで管理するのは初めてでしたが、エイジアの営業の方にシステムの安全性を細かく説明していただき、「これなら問題ない」と判断できました。また、WEBCASのクラウドサービスは大手企業の導入実績も豊富だったため、その点も安心材料になりました。

4.メール配信機能が付属している

目先の目標はExcelでの顧客管理から脱却することでしたが、将来的にはメールマーケティングなどのCRM施策にも取り組む方針でした。そのため、できればメール配信機能が付属しているシステムが望ましいと考えていました。WEBCASは、データベースに蓄積された顧客情報を元に様々なメールマーケティングが行えるシステムだったので、将来的にも活用の幅が広がると思いました。

5.シンプルで誰でもすぐに使える

当店には学生のアルバイトスタッフが多く在籍しているため、誰でも簡単に使えるシステムを求めていました。導入前に操作性を確認したかったのでWEBCASのトライアル環境を試用しましたが、管理画面の構成がとてもシンプルで、データの登録や修正も迷わず行えることがわかりました。

以上の理由から、WEBCASの導入を決めました。

WEBCASの導入効果

― WEBCASを導入して数ヶ月が経ちましたが、効果はいかがですか。

「個人情報を安全な環境で適切に管理する」という当初の目的を達成できたことはもちろん、Excelでの管理に比べると効率は格段に良くなりました。具体的な導入効果について説明します。

情報の修正が簡単に行え、人的ミスも早急にカバーできるようになった

当店では会員種別を【仮会員】【本会員】等に分けており、会員種別によってIDの先頭に専用のアルファベットを付与しています。Excelで管理していた際は、たとえばお客様が途中で仮会員から本会員になった場合にはIDの異なるレコードが2件立ってしまうため、集計時にそれらをマージする必要があり、この作業に大変手間がかかっていました。WEBCAS導入後は、お客様の会員種別が変わったタイミングでデータベース内のIDを上書きしておけば済むので、以前のような作業は不要になりました。

また、たとえば来店時間やお客様のお名前を誤って登録してしまった場合でも、管理画面からID等で検索してすぐに修正できるので、人的ミスがあっても早急にカバーできるようになりました。

「情報の修正が簡単にできるようになったので、現場のスタッフからも喜ばれています」(川村様)

「情報の修正が簡単にできるようになったので、現場のスタッフからも喜ばれています」(川村様)

「情報の修正が簡単にできるようになったので、現場のスタッフからも喜ばれています」(川村様)

売上がリアルタイムにわかるようになった

当店の閉店時間は平日が23時、土日祝日は22時なので、以前はこの時間を過ぎないと当日の売上がわかりませんでした。WEBCAS導入後は管理画面にアクセスするだけで「現時点の売上」がわかるようになったため、店舗の状況をリアルタイムに把握し、ある程度の売上予測を立てることも可能になりました。今後は、たとえば夕方の時点で売上が少なければ来店促進のキャンペーンを行うなど、臨機応変に対応できるようになると思います。

レポート作成がラクになった

月次レポートを作成する際、これまでは全データが入っているExcelファイルを開き、フィルタ機能で該当月をソートして集計を行っていました。現在は必要な期間のデータだけをWEBCASから抽出できるようになったので、レポート作成がラクになりました。

メールマーケティングをスタート

― 今回のシステム導入でCRMの基盤が構築できたとのことですが、今後はメールマーケティングを始められるのでしょうか。

はい、これから本格的にメールマーケティングに取り組んでいきます。新規で来店されたお客様には「メールアドレスの記入」を任意でお願いしているのですが、意外なことに多くのお客様が記入してくださり、現在700件ほどのメールアドレスが集まっています。

実はすでにメール配信の準備は整っており、近々新規会員のお客様に「翌月までに再度来店いただくとドリンク1杯プレゼント」というキャンペーンメールを送ることが決定しています。今回は対象ドリンクの写真をメールに表示したかったことと、開封率を取得したかったことから、WEBCASの専用エディタを使ってHTMLメールを作成しました。

今後もお客様にとってお得な情報をメールでお知らせし、来店促進を図っていきたいと思います。引き続きよろしくお願いいたします。

― こちらこそよろしくお願いいたします。本日は貴重なお時間をありがとうございました。

GOLFZON Japan様のお悩みはこれで解決!

ユーザ企業様プロフィール

商号 GOLFZON Japan 株式会社
代表者 代表取締役 今野 晃広
本社所在地 東京都品川区南大井6-25-3 いちご大森ビル4F
直営店 ドライビングレンジ日比谷(東京都千代田区有楽町1-5-2 東宝ツインタワービルB1)
資本金 1億円
URL http://www.company.golfzon.jp/
https://academy.golfzon.jp/(ドライビングレンジ日比谷)
事業内容 ゴルフシミュレーター販売事業
シミュレーションゴルフ店舗運営事業
オンラインサービス事業
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