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展示会の商談記録を紙からWebに移行し、早期の顧客フォローが可能に

株式会社そごう・西武様

そごう・西武様

「展示会での商談内容を管理するためWEBCASを導入しました。営業80人、商談記録800件の集計作業がほぼゼロになり、展示会後のフォローを迅速に行えるようになりました。」

  • 商事事業部 商事部 営業推進部 営業推進担当 防災プランナー白神 義明様
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  • BtoB(維持・育成)

そごう・西武様は、展示会での商談内容を効率的に管理できるよう、アンケートシステムWEBCAS formulatorで「スマホからアクセスできる商談ヒアリングシート」を作成されました。同社のご担当者様に、WEBCASの活用内容や選定理由、導入効果について伺いました。

目次
  • そごう・西武および同社の商事部について
  • 展示会での商談内容をWEBCASで管理
  • 以前は800~900件の商談を紙で記録していた
  • 必須機能は「スマホ対応」と「名刺データとの紐づけ」
  • WEBCASの導入効果
  • 今後の展望

そごう・西武および同社の商事部について

― 貴社の事業および白神様の業務についてお聞かせください。

セブン&アイ・ホールディングスの一員であるそごう・西武は、全国に百貨店を19店舗展開しています。私が所属する商事部は“法人様向けの外商として、百貨店事業で培ったノウハウとネットワークを武器に、企業の販売促進の企画・支援をはじめ、ギフト、記念品、株主優待、ユニフォーム、防災商品などの提案を行っています。今回、WEBCASは防災商品の事業において利用しました。

※法人向け外商:営業担当者が直接顧客企業に出向いて販売活動を行うこと

― 防災商品の事業とは?詳しく教えていただけますか。

2011年3月11日の東日本大震災時、東京都は多くの帰宅困難者であふれ、駅周辺や道路が大変混雑し問題になりました。東京都はこれを受け「帰宅困難者対策条例」を制定しています。この条例では、災害発生後3日間は人命救助を優先するため、従業員等の一斉帰宅が人命救助の妨げにならないよう、企業に3日分の水や食料などを備蓄し従業員を帰宅させないようにする努力目標を課しています。
私たちはこれらの防災対策をトータルで支援すべく、各企業の事業内容や労働環境に合わせて、最適な防災商品の選定や商品の配備を行っています。

備蓄品をはじめ、救助救命用品や災害対策本部の設営、帰宅支援に必要な商品を揃えている

展示会での商談内容をWEBCASで管理

― WEBCASの活用内容についてお聞かせください。

展示会での商談内容を記録するため、アンケートシステムWEBCAS formulatorを利用しました。
当社は、東京ビッグサイトで行われるオフィスの危機管理・災害対策の商談専門展「オフィス防災EXPO」に2008年からほぼ毎年出展しています。今年は約80人の営業スタッフが入れ替わりでブースに立ち、企業様の防災対策のお悩みをヒアリングしながら、備蓄品や防災訓練用機器などの提案を行いました。この際、お客様とどのような商談をしたのかを把握しておくため、「会社の規模」や「防災用品の入れ替え予定の有無」など、最低限必要な情報をWEBCASで収集しました。

防災EXPO

SP_防災EXPO

そごう・西武様が出展した「第11回オフィス防災EXPO」の様子

― 具体的に、どのように情報を集めたのですか。

あらかじめWEBCASで6問程度のアンケートを作成しておき、営業スタッフが会社から貸与されたスマートフォンでアンケートにアクセスし、お客様からヒアリングした情報を入力しました。できるだけ簡単に回答できるようアンケートは選択式にし、最後に自由記入欄を設けました。さらにお客様の個人情報と商談内容を紐づけられるよう、WEBCASの機能を使ってアンケートの終了画面に「自動で発行される連番」を表示させ、その番号をいただいた名刺と一緒に控えておきました。今回の展示会では、約800件の商談データをWEBCASで収集しました。

そごう・西武様 IDひもづけ

そごう・西武様 IDひもづけ

以前は800~900件の商談を紙で記録していた

― 展示会には2008年から継続して出展されているとのことでしたが、これまでも同様の運用をされていたのですか。

いいえ、これまでは紙のアンケートに商談内容を記録していました。展示会終了後800~900件の名刺情報とアンケートをすべてExcelに入力し、それから既存顧客・新規顧客・エリア別にリスト化して営業担当者を割り当てる…という運用を行っていたため、展示会で商談したお客様に電話やメールでフォローをスタートできるのは早くても2週間後でした。この期間、展示会での商談内容を一切把握できないことは大変もどかしく、確度の高い案件があったとしても身動きが取れないことに課題を感じていました。
そこで集計作業を効率化し、できるだけ早期にお客様のフォローに着手したいと考え、昨年の展示会からアンケートをWebに切り替えました。

― 昨年の展示会ではどのようなツールを利用されたのですか。

昨年の展示会では営業担当者毎にタブレットが貸与されていたため、タブレット専用のWebアンケート作成アプリを使用しました。今年も同じアプリを使おうと思っていたのですが、端末がタブレットからスマートフォンに変更されたため、急遽スマートフォンでアンケートを収集できるツールを探すことになりました。

必須機能は「スマホ対応」と「名刺データとの紐づけ」

― どのようにアンケートシステムを選定されたのですか。

「Androidバージョン6.0.1のスマホに対応したアンケートが作成できること」、そして「個人情報を入力しなくてもアンケートと名刺データを紐づけられること」を条件にシステムを選定しました。

いくつかのシステムをWeb上で比較検討しましたが、WEBCASはスマホ向けのアンケートに対応しており、他社製品よりも自由度が高く簡単に利用できそうだったため資料を請求しました。また、タイミング良く製品紹介セミナーが開催されていたため、実際に説明を聞いてみようと思い参加しました。

― 製品紹介セミナーはいかがでしたか。

とてもわかりやすかったです。大規模なセミナーだと「製品の売り込み」に終始してしまうケースが多いと思いますが、エイジアのセミナーは少人数制だったため、気になることをすぐに質問できて有意義でした。セミナー終了後には営業の方と個別にお話しし、当社が求める要件をクリアできることがわかったためWEBCASの採用を決めました。

また、WEBCASは大手企業の導入実績が豊富なほか、当社の親会社であるセブン&アイ・ホールディングスでも利用されていたため社内の稟議も通しやすかったです。

そごう・西武白神様

そごう・西武白神様

「製品紹介セミナーがあると気軽に情報収集できるので助かりますね(白神様)」

WEBCASの導入効果

― 今回、WEBCASで商談内容を管理した効果をお聞かせください。

効果は大きくわけて4つあります。

1.入力作業・集計作業がほぼゼロになり、早期に顧客フォローができるようになった
先ほどもお伝えした通り、紙のアンケートを実施していた際はExcelへの入力作業と集計作業だけで1週間、そこから既存顧客・新規顧客・エリア別などに分類して営業担当者を割り当てるまでに1週間と、フォローを開始できるまでに最低2週間を要していました。さらに、社内で入力・集計する時間が取れない場合は外部の業者に依頼していたため、その分コストもかかっていました。

今回は、WEBCASに蓄積されたデータをCSVファイルでダウンロードするだけで済んだため、入力作業と集計作業がほぼゼロになり、その後営業担当者を割り当てる作業を含めても1週間以内には個別のフォローを開始できました。また、紙からWebに移行したタイミングで名刺管理ツールも導入したため、展示会の翌日には名刺交換したお客様にお礼メールを一斉配信できるようになるなど、全体を通して早期にフォローできる体制が整いました。

2.お客様から連絡があった際、スムーズに対応できるようになった
毎年、展示会終了直後にお客様のほうから追加のご質問やご相談をいただくことがあるのですが、紙のアンケートを実施していた際は「誰とどのような会話をしたのか」を確認するのが困難だったため、展示会での商談を元にした適切な対応ができていませんでした。

WEBCAS導入後は、お客様との商談内容をすぐに確認できるようになり、スムーズな対応が可能になりました。

3.アンケート回答にバラつきがなくなり、商談データの中身が充実した
紙のアンケートでは、回答する営業担当者によって情報の充実度にかなりのバラつきがありました。今回はWEBCASで「回答必須」の設定ができたため記入漏れや白紙回答がなくなり、最低限必要な情報はすべて集めることができました。

4.上層部へのリアルタイム報告ができるようになった
紙のアンケートでは集計が完了するまで商談件数や全体の傾向を一切把握できませんでしたが、WEBCASは管理画面上でリアルタイムに結果がわかるため、上層部への報告も迅速に行えました。

― WEBCASの使い勝手はいかがでしたか。

システム操作に慣れていなくても簡単に使用できました。特に、管理画面上でクロス集計が行える機能は便利でしたね。

今後の展望

― 最後に、今後の展望を教えてください。

今後も展示会に出展する際はWEBCASでアンケートを作成したいと考えています。次回は11月に関西で開催される「オフィス防災EXPO」に出展するため、今回WEBCASで作成したアンケートを再度使用する予定です。
また将来的には、展示会だけでなく普段の営業活動を管理するツールとしても利用できないかと模索しているところです。引き続きよろしくお願いします。

― よろしくお願いいたします。本日は貴重なお時間をありがとうございました。

そごう・西武様が参加された製品紹介セミナーは、以下ページよりお申し込みが可能です。
https://webcas.azia.jp/seminar/

そごう・西武様のお悩みはこれで解決!

ユーザ企業様プロフィール

商号 株式会社 そごう・西武
代表者 代表取締役社長 林 拓二
所在地

東京都千代田区二番町5番地25 二番町センタービル

創業

1830年

資本金 100億円
URL http://www.sogo-seibu.co.jp/(株式会社そごう・西武)
http://www.sogo-seibu.co.jp/gaisho/(株式会社そごう・西武 商事部)
事業内容

百貨店事業:西武、そごうの運営

商事事業部

専門店ビジネス

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