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メール配信システムの全面統合に向けてWEBCASを導入し、2割のコスト削減に成功

松竹株式会社

松竹株式会社様

全部署メール配信システムの全面統合・移行に向けて「WEBCASクラウド」を導入。2割のコスト削減、利便性向上、管理力強化を実現しました。

「全部署メール配信システムの全面統合・移行に向けてWEBCASクラウドを導入。2割のコスト削減、利便性向上、管理力強化を実現しました。」

  • システム室井川 甲作様
  • システム室松浦 拓平様
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松竹は、メール配信システム全面移行に向けて、メール配信システムWEBCAS e-mailおよびアンケートシステムWEBCAS formulatorのクラウド(SaaS)版を導入し、2割のコスト削減、利便性の向上、管理力強化という成果を上げた。同社システム室 システム開発担当 マネージャー 井川 甲作氏(写真左)、システム室 松浦 拓平氏(写真右)に、WEBCAS導入の理由や導入効果について詳しく聞いた。

目次
  • 松竹について
  • WEBCAS導入の目的・用途について
  • メール配信システム統合プロジェクトが発足した経緯
  • 要件は「配信インフラ統合によるコスト削減」「各部署の運用を再現できる柔軟性」「会員組織の横断分析の実現」
  • 4社にコンタクトし、3社提案を比較検討
  • 最終的にエイジアに決めた理由
  • WEBCASにしたメリットとその効果
  • 今後の展望、エイジアに望むこと

松竹について

ー松竹様の概要についてお伺いします。

明治28年に創業した松竹は、映画製作・興行・配給をはじめとする映像関連事業、歌舞伎をはじめとする演劇事業、関連グッズ販売や不動産事業を展開しています。会社規模は、売上高932億円(連結)※1、社員数612名※2。資本金は330億1,865万円※3。東証1部、大証1部、札幌と福岡の証券取引所に上場しています。

※1平成22年2月期(144期)実績
※2平成2月28日現在
※3平成22年7月13日現在

WEBCAS導入の目的・用途について

ーWEBCAS導入の目的、ご活用用途についてお聞かせ願えますか。

2011年1月、全部署のメール配信システム統合を目的に、メール配信システムWEBCAS e-mailとアンケートシステム「WEBCAS formulator PRO」のクラウド(SaaS)版を導入しました。現在、歌舞伎関連の情報発信を行う「歌舞伎美人(かぶきびと)」運用部門や、松竹映画のPRを行う映像統括部門等はじめ、8部署で利用しています。

メール配信システム統合プロジェクトが発足した経緯

ーなぜメール配信システムを統合することになったのでしょうか。

そもそものきっかけは、およそ5年前になります。当時各部署で会員組織が立ち上がり、それぞれ別々のメール配信システムを利用していました。高額なASPツールを利用している部署もあれば、配信速度や利便性、機能等に課題が残る社内システムを利用している部署もありました。システム室には各部署から「コストを抑えたい」「全部署のシステムをちゃんとしたメール配信システムに統一し、管理してほしい」等の要望が寄せられ、一時は配信システムを統合しようとパッケージ導入を検討したものの、当時は予算が合わず断念せざるを得ませんでした。
しかし昨今は「クラウド・SaaSで安全かつ安価に」システムを"サービス"として利用できる流れになってきました。
そこで2010年8月頃、「配信システム統合によるコスト削減」「会員様や利用部門の利便性向上」等を目指し、本格的にメール配信システム統合プロジェクトが立ち上がったのです。

要件は「配信インフラ統合によるコスト削減」「各部署の運用を再現できる柔軟性」「お客様情報の一元的な把握」

ー選定時、貴社の要件に合わせて各社メール配信クラウドサービスを比較されたかと思いますが、その内容について詳しくお聞かせ下さい。

当初のメール配信システム統合にかかる要件は、大きく分けて以下3点です。

  • 配信インフラの統合によるコスト削減
  • 各部署の運用を再現できる柔軟性
  • お客様情報の一元的な把握

それぞれ説明します。

1. 配信インフラの統合によるコスト削減

無料の社内配信システムを利用していた部署もありましたが、それぞれの部署が別々の有償メール配信ASPを契約していたため、松竹全体のコストは膨らんでいました。今回はメール配信システムや、顧客情報を格納するデータベースのインフラを統合することで、メール配信にかかるコスト削減できることが第一条件でした。

2. 各部署の運用に対応できる柔軟性

我々は「システムに合わせて運用を変える」のではなく、「現状の運用にシステムを合わせて欲しい」と考えていました。運用は各部署で異なるためです。たとえばA部署ではCSVデータを配信システムに都度インポートして配信し、B部署では会員登録データベースから配信リストを参照して配信している。多少複雑な登録システムを構築しなければならない部署もある…といった形です。事前に調査した結果、これらを統合もしくは変更すること自体かなりのコストを要するので、コスト削減という最大の目標を実現するため、業者選定では、それらをカスタマイズ等でカバーできる柔軟性があるかどうかが重要でした。

コスト削減も大事ですが、部署毎の特殊な運用へ柔軟に対応できるか、という点は重要でした。

コスト削減も大事ですが、部署毎の特殊な運用へ柔軟に対応できるか、という点は重要でした。

コスト削減も大事ですが、部署毎の特殊な運用へ柔軟に対応できるか、という点は重要でした。

3. お客様情報の一元的な把握

松竹の会員データベースは、会員の属性等の取得要素が違うため、当初から部門別に構築・運用していました。お客様のサービスの向上を考えたとき、松竹のどのようなサービスをご利用いただいているのかを、横断的に把握することは重要なことでした。しかしデータベースが別々ですと"会員組織を横断して登録している会員様を把握する"ことは難しいのが現実です。そこで今回のインフラ統合により、各部門のデータベースはそのままに「各会員組織に登録しているお客様がどの程度重なっているか」等を簡単に把握し、お客様へのサービス向上につなげられればと考え、これを要望としてあげていました。

4社にコンタクトし、3社提案を比較検討

ーまず、当社含め何社と比較検討したのでしょうか。

当社から4社に声掛けし、最終的に提案を受けたのはエイジア含め3社です。 当初、3社からご提案いただいた内容は、先ほどの当社要件に照らし合わせると以下のようになりました。

松竹様の要望への対応状況
 1.コスト削減 2.柔軟な対応 3.お客様情報の一元的な把握
A社(開発会社)
B社(販売会社) × ×
エイジア(開発会社) ×

ーA社が全ての要件を満たしているようですが…、選定過程を詳しく伺えますでしょうか。

最初にB社が検討から外れました。圧倒的に低コストでしたが、同社は開発元ではなかったためかカスタマイズ等の融通がきかず「システムに運用を合わせる」提案で、当社には合いませんでした。

A社は当初「お客様情報の一元的な把握」がシステムで実現可能と考えていましたが、後々詳しく検討してみると難しいことがわかりました。最終的に、A社もエイジアも同じ提案になったのです。

松竹の部署別データベースは項目の設定等がバラバラだったので、同じインフラ上にあったとしても、システムで横断的に把握することは難しかったのだと思います。松竹としてもすべて自動化せず手作業でと当初は考えていただのですが、A社の提案には少し期待していたので残念ではありました。 一方エイジアは、当社の運用やデータベースの項目等をきちんと把握していたので、最初からシステムで業務上実現可能な提案を出してきました。

そこで当社は最終的に「お客様情報の一元的な把握」という要件は、手作業で実現するということにし、「インフラ統合によるコストメリットの追求」と、「業務効率化・利便性の向上」に重点をおいたのです。

最終的にエイジアに決めた理由

ー最終的に、当社とA社の提案は似たような内容になったわけですが、WEBCASを選定した決め手は何でしょうか。

WEBCASは、他社と比べて配信速度は速かったですね。また、コスト面も多少安かった。しかしそれ以上に、A社とエイジアと比較して圧倒的に違った点があります。それは人的サポートです。

当社は、会員登録システム等でカスタマイズが必要だったため、構築はうまくいくか? 構築後のサポートは大丈夫か? という点は重要なポイントでした。

エイジアは当初から、松竹の各部署の運用や特性を本当によく理解していました。そして担当者のやりたいことや会員様の利便性を考慮し、「運用は変えず、各部署に負担をかけない」「会員様にも負担をかけず、利便性を向上させる」という観点で、最初から的を射た提案をしてくれました。
またシステム構築時にご担当いただいたエンジニアの方も優秀でした。「できる」「できない」だけでなく、様々な選択肢を用意して、それぞれのメリット・デメリットを提示し、さらにその後の運用方法まで提案してくれました。またサポート担当者の対応もしっかりしており、全体的に対応が誠実でレスポンスが早く、信頼がおけました。
松竹はシステム会社ではなく、各部署のメール配信担当者もシステムに精通しているわけではありません。各々実現したいことが違い、導入後もどんな要望が上がってくるかわからないため、エイジアのような「相談しやすい」会社が取引先だと、今後も安心してサービスを利用し続けることができます。以上のことから WEBCASを選定しました。

当社の内情を深く理解し、営業・技術サポート含め本当に親身になって対応してくれました。

WEBCASに決めたメリットとその効果

ーそれでは、実際にWEBCAS導入後のメリットについて、お伺いします。

それぞれの立場から導入メリットを挙げてみます。

松竹全体のメリット

コスト面に関しては、導入前と比較して2割のコスト削減に成功しました。今回のプロジェクトの主要な目的は達成できたと言えます。 安定性に関しても今のところ問題ありません。本格稼働してからこれまで、トラブルなく稼働しています。 サポート面に関しては、ちょっとした相談にもすぐ対応いただいています。社員向け操作説明会等にも協力いただくなど、導入前と全く変わらない丁寧な対応で、不満は全くありません。

会員様のメリット

これまで登録の仕組みが面倒だった点が改善されるなど、利便性が向上しました。また、これまで配信に時間がかかり、リアルタイムで情報を提供することができないこともありましたが、WEBCASの導入で、会員様には一律、高速・確実に情報をお届け出来るようになりました。

システム室のメリット

業務効率面に関しては、本当に手がかからなくなりました。以前は、メールサーバが止まった際に、業者とのやり取りなどが発生していましたが、その作業は無くなりました。
当然、バラバラだったシステムを統一できましたので、管理力の強化にも貢献しました。

ユーザー部門のメリット

これまで部署毎にまちまちだった機能がWEBCASで統一できました。これにより「配信後の効果検証」等、これまでできなかったことが利用部署全てで実施できるようになり、役立っています。
また操作性に関しては、WEBCASは操作がシンプルなためか、導入部署からは「使いづらくなった」という反発は一つもなく、驚くほど現場との"かい離"がありません。
全体的にWEBCASは汎用性があるので、現場の要望を吸収できているのだと考えます。

今後の展望、エイジアに望むこと

ーどうもありがとうございました。それでは最後に、今後の展望と、エイジアに望むことをお聞かせください。

先ほども申し上げた通り、現在8部署でWEBCASを利用しており、今後利用部署や利用用途は増えていく予定です。たとえば今回、アンケートシステムも会員登録の仕組みとして利用していますが、 メール配信用途に加えて、各種アンケートにも使っていければと考えています。エイジアへの要望としては、サポートに関しての不安は全くありませんので、今後活用事例など参考になる情報をいただけると嬉しいです。今後ともよろしくお願いいたします。

ーかしこまりました。本日はお忙しいところ貴重なお時間をいただき、どうもありがとうございました。

松竹様のお悩みはコレで解決!

ユーザ企業様プロフィール

商号 松竹株式会社
本社所在地 東京都中央区築地4-1-1 東劇ビル
創業 1895年(1920年設立)
資本金 330億1,865万円(平成22年7月13日現在)
上場証券取引所 東京証券取引所第1部、大阪証券取引所第1部、札幌証券取引所、福岡証券取引所
URL http://www.shochiku.co.jp/

※取材日:2011年2月(文中の組織名、数値等は全て取材時点のものです)

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