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取引先企業様向けアンケートを紙からWebに切り替え、大幅な業務効率化を実現

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ロイヤルホールディングス株式会社様

「取引先企業様へのアンケートを紙からWebに移行しました。81%という高い回答率を達成できたほか、1ヵ月間でシステム導入から社内への調査結果報告までが完了しました。」

  • 内部監査部柳下 成彦様
  • メール配信
  • アンケート
  • サービス業
  • その他業務

「ロイヤルホスト」「天丼てんや」等の外食事業や「リッチモンドホテル」のホテル事業などで知られるロイヤルホールディングス様は、取引先向けアンケートをWebで実施するため、WEBCASのアンケートシステムとメール配信システムを導入されました。WEBCASの導入を担当された柳下様に詳しい話を伺いました。

目次
  • ロイヤルホールディングスについて
  • 取引先企業様向けアンケートにWEBCASを活用
  • 回答率は81%!アンケートを紙からWebに移行したことによる効果
  • WEBCASの選定理由
  • サポート体制や対応スピードを評価
  • 今後の展望

ロイヤルホールディングスについて

― ロイヤルグループ様の事業概要についてお聞かせください。

ロイヤルグループは、「ロイヤルホスト」や「天丼てんや」、各種専門店の外食事業、「リッチモンドホテル」のホテル事業、 空港・病院・給食施設などで食を提供するコントラクト事業、機内食事業、そして製造と購買、物流業務を担う食品事業と、幅広い事業を展開しています。ロイヤルホールディングスはグループの経営を統括・管理する純粋持株会社です。

私は内部監査部に所属しており、内部統制報告制度(J-SOX)をはじめとする各種法対応や、各グループ会社の監査等を行っています。

ロイヤルホスト

ロイヤルホスト

1971年(昭和46年)12月、福岡で生まれたファミリーレストラン「ロイヤルホスト」。全国に200店舗以上展開している。

取引先企業様へのアンケートにWEBCASを活用

― WEBCASのご利用用途を教えていただけますか。

食品事業における取引先企業様へのアンケートを行うため、WEBCASを1ヵ月間スポットで利用しました。アンケートフォームをWEBCAS formulatorで作成し、アンケートの回答依頼メールをWEBCAS e-mailで一斉配信しました。

ロイヤルグループでは、食品会社や資材会社をはじめとする各お取引先様と透明・公平・公正な取引を遂行するため、「購買基本方針」を制定しコンプライアンス(法令遵守)の徹底に取り組んでいます。今回のアンケートでは、グループの購買活動について広く意見を求め、遵守状況を確認しました。

― 以前もこのような取引先企業様へのアンケートは実施していたのですか。

はい。ただ、以前は封書で紙のアンケートを実施していました。しかし、発送や集計に多くの手間がかかるため100社程度に回答をお願いするのが精一杯でした。今回「より多くのサンプルを集めて現状を正しく把握したい」という声が社内で上がったため、運用を効率化すべきだと考えアンケートをWebで実施することにしました。

回答率は81%!アンケートを紙からWebに移行したことによる効果

― アンケートを紙からWebに移行して、どのような効果がありましたか。

運用が大幅に効率化しました。Webに移行したメリットをいくつかご説明します。

1.アンケートの集計作業がラクになった
これまでは紙で集めたアンケートをExcelに手入力して集計していたため、多くの労力と時間がかかっていました。今回のWebアンケートでは回答結果がシステムに自動で溜まっていくため、以前のような入力作業は不要になりました。また、WEBCASは回答データをCSVでダウンロードできるので、それを少し加工するだけで社内へのレポートがスピーディーに作成できました。

2.リアルタイムに結果がわかるようになった
WEBCASの管理画面上でアンケートの回答状況がリアルタイムにわかるため、「現在どのくらい回答が集まっているか」「回答の傾向はどうか」という途中経過がわかるようになりました。

3.リマインドメールが簡単に送れるようになった
紙のアンケートでは回答を促す再度のご依頼は差し上げていませんでしたが、WEBCASでは回答状況を確認しながらリマインドメールが送信できる機能があったため、こちらを活用しました。

― Webアンケートにすると回答率が落ちるのでは?と懸念される企業様もいらっしゃいますが、回答率に変化はありましたか。

正直私共も当初はその懸念を抱いており、回答率は皆様にご協力いただいたとしても60%程度に留まると予想していました。しかし、最終的には81%という高い回答率となり大変驚いています。紙のアンケートと比べて回答率はむしろ向上し、締切日間近にリマインドメールを送ったことも、回答率向上に大きく役立ちました。

WEBCASの選定理由

― 今回アンケートシステムを導入されるにあたり、どのようにシステムを選定されたのか教えていただけますでしょうか。

まずはインターネットで検索し、複数社様のアンケートシステムを比較検討しました。

― その中で、なぜWEBCASを選ばれたのでしょうか。

初心者でもアンケートを簡単に作成でき、コストも適正だったからです。また、すぐに導入ができ、1ヶ月単位で利用できることも魅力でした。今回は、アンケートの運用をできるだけ効率化することも目的のひとつだったため、「負荷なくアンケートが作れること」「スピーディーに実施できること」を重視しており、WEBCASならそれが叶えられると確信したため採用を決めました。

― メール配信システムもあわせて利用いただきましたが、当初から導入予定だったのでしょうか。

いいえ、当初メール配信システムの導入予定はありませんでした。しかし300件以上の取引先企業様にアンケートURLを1件ずつメールで送るのは現実的ではないと考え、WEBCASのメール配信システムをあわせて利用することにしました。アンケート対象者の方に一括で告知できたことはもちろん、リマインドメールを送る際にも活用できました。

サポート体制や対応スピードを評価

― WEBによる取引先企業様へのアンケートは貴社にとって初の取り組みということでしたが、弊社およびWEBCASの評価をお聞かせください。

WEBCASの使い勝手にも満足していますが、特に評価しているのはサポート体制です。何度かわからないことがありカスタマーサポートに電話をしましたが、その場ですぐに的確な回答をしてもらえました。サポートの方々はWEBCASを熟知していることはもちろん、「こちらが今何に困っているのか」「どんな事象が出ているのか」など、状況を即座に理解し解決方法をわかりやすく説明してくれたため、非常に頼りになりました。

「電話口で待たされることも一切なく、すぐに的確な指示を出していただけました」

「電話口で待たされることも一切なく、すぐに的確な指示を出していただけました」

「電話口で待たされることも一切なく、すぐに的確な指示を出していただけました」

また、御社に初めて資料請求と問い合わせをした際には、すぐに営業の方が説明に来て下さいました。当社が使いやすいよう、あらかじめテンプレートを入れていただいたので設定も短時間で終わり、利用を決めてから7営業日目にはアンケートの回答依頼を終えていました。おかげで1ヵ月間でシステム導入からアンケート回収、社内への調査結果報告が完了しました。このスピードで一連の業務が完了できたことに大変感謝しています。

今後の展望

― 最後に、今後の展望があれば教えてください。

取引先企業様向けアンケートは今後も定期的に実施する予定ですので、その際には再度WEBCASを利用したいと考えています。その他の調査にも機会があれば利用してみたいですね。

― ありがとうございます。今後ともよろしくお願いいたします。

ロイヤルホールディングス様のお悩みはこれで解決!

ユーザ企業様プロフィール

商号 ロイヤルホールディングス株式会社
代表者 代表取締役社長(兼)COO 黒須 康宏
所在地 【本社】福岡県福岡市博多区那珂三丁目28番5号
【東京本部】東京都世田谷区桜新町一丁目34番6号
設立 1950年4月
資本金 136億7617万9700円
URL http://www.royal-holdings.co.jp/
事業内容 グループの経営を統括・管理する純粋持株会社
ロイヤルグループ 外食事業、ホテル事業、コントラクト(給食等業務受託)事業、機内食事業、及び食品事業
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