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全国558店舗で実施する従業員アンケートを紙からWebへ移行

株式会社幸楽苑ホールディングス様

「全国558店舗に勤務する従業員向けアンケートを紙からWebに切り替えました。長時間かかっていたデータ入力作業は一日で完了。回収側も回答者も、格段に楽になりました。」

  • 人事部次長武蔵 裕一様
  • アンケート
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現在全国558店舗のラーメンチェーン店を展開する幸楽苑ホールディングス様は、2017年4月に、20年以上前から実施していた従業員向けアンケートを、紙の運用からWebアンケートに切り替えました。ご担当者様に詳しい話を伺いました。

目次
  • 幸楽苑ホールディングスについて
  • 全国に店舗が拡大、紙のアンケートの運用が限界に
  • 手間がかかっていたデータ化が一日で完了
  • なぜWEBCASを選んだか
  • 今後の展望

幸楽苑ホールディングスについて

― はじめに、幸楽苑様についてご紹介いただけますか。

当社グループはラーメンチェーン店「幸楽苑」を全国558店舗※に展開しています。創業は1954(昭和29)年、2003年に東証一部に上場し、2015年には持ち株会社体制に移行しました。社員数はグループで約1,100名、アルバイト・パートを入れると約9,800名の体制です。 ※2017年5月31日時点

全国に店舗が拡大、紙でのアンケート運用が限界に

― WEBCASをどのようにお使いかをお聞かせください。

当社はWEBCASを、主に「正社員向け満足度調査」を運用するために導入しました。このアンケートは毎年定期的に行ってきたもので、社内で「パーソナルキャリアシート」と呼んでいます。従業員の意見や要望、異動希望などを収集し、事業の改善や人事異動の参考にするというものです。

― WEBCASをどんなきっかけで利用されることになったのでしょうか。

紙ベースのアンケート運用が煩雑で限界を迎えていたからです。
従来の従業員満足度調査のフローを細かく説明しますと、

アンケート用紙データを各店舗でプリントアウト

回答済アンケート用紙を店舗毎に取りまとめ、本部に郵送

本部で未回答者に電話で催促

アンケート回答はPCで手入力→入力ミスがないかチェック

集計・分析・対応

…ということを毎回行ってきました。この運用は、少ない店舗数、限られたエリアでチェーン展開していた時は問題なかったのですが、店舗が全国に拡がり、500店舗を超えるまでになると、さすがに立ちいかなくなりました。
また、アンケートには従業員の個人情報も含まれていたため、紛失等のリスクを考慮すると改善の余地がありました。

以上の理由から、紙でのアンケートからWebアンケートに切り替えることにしました。

手間がかかっていたデータ化が一日で完了

― Webアンケートに移行して、いかがでしたか。

とても楽になりました。手作業で行っていた「紙アンケートのデータ化」「データのミスチェック」作業時間はゼロになりましたし、アンケート回答状況を回答期限の3日前に調査して、該当者に催促することで、期限内に100%回収することができました。従業員から集まった改善要望も、今までよりもスピーディに対応できるようになりました。

しかも運営側の本部だけでなく、店舗の担当者からも「楽になった」と大変好評でした。やはり、従業員のアンケート用紙を集めたり、郵送したり…といった作業を店舗で行うのは煩わしかった、ということですね。

アンケート運用イメージ

アンケート運用イメージ

なぜWEBCASを選んだか

― 目覚ましい改善が見られたようで本当によかったです。ところで、今回どのようにしてWebアンケートのシステムを選ばれたのでしょうか。

インターネットでどんなWebアンケートシステムがあるかを調査し、エイジアを含めて3社に詳しく話を聞きました。システムの使いやすさ、費用面、また当社で以前WEBCASを導入した実績があったことなどを総合的に考慮して、WEBCAS formulatorの導入を決定しました。

― システム導入にあたって、特に気にされたポイントは何ですか?

最も懸念していたのは、「全国558店舗にある業務用PCできちんと回答できるか」ということです。本Webアンケートは、「各店舗にある共有PCから従業員が一人ずつ回答する」ことを前提としていたのですが、各店舗のPCは共通ではなく、ブラウザのバージョンも数種類ありました。この状況下でアンケートフォームはトラブルなく動作するか、ということを気にしていました。

これを検証するため、エイジアさんにWEBCAS formulatorの無償トライアルを発行してもらい、3~4店舗の担当者にアンケートに回答してもらいました。結果、問題なく動作することが確認できました。

その他、以下の項目についても検討しました。

・アンケートは作成しやすいか
最初エイジアさんにサンプルを作っていただいたので、それをベースにアンケートの質問項目の作り方等を確認しました。簡単に作れることが確認できましたし、上司からも「使いやすそうだ」と好評でした。

・スマートフォンからも回答できるか
本アンケートはほぼ業務用PCから回答するものですが、スマートフォンから回答するケースも考慮してスマートフォンでの動作検証も行いました。スマートフォンで開いたときは入力しやすいようにデザインが最適化されており、問題なく入力できることが確認できました。

・システムで困ったときにすぐ悩みが解決するか
困ったときに迅速・的確なサポートが受けられるか、ということも重要です。その点エイジアさんは、営業担当者にもレスポンスよく丁寧に対応していただきましたし、操作中に不明点が出てきたら、エイジアのカスタマーサポートに電話するとすぐ疑問を解消できたので、安心できました。

― 実際にWEBCASを使ってみた感想をお聞かせください。

今回の移行で、多くのメリットがありました。
まず「Webアンケートは必須項目が設置できるので記入漏れが発生しない」のは大きなメリットですね。紙のアンケートは記入漏れを防ぐことはできませんが、Webアンケートなら必須項目が未入力だとエラー告知が上がるので、必ず回答してもらえます。1,100名の従業員の記入漏れチェックや、再回答依頼まではとても対応できないので、助かります。

また、WEBCAS formulatorを使ってよかったことは、一度作ったアンケートはコピーすればまた簡単に作れることです。定期的に実施するアンケートなら質問項目は共通なので、アンケート作成にほぼ時間がかからないので、とても便利です。

今後の展望

― 最後に、今後WEBCASをどのようにお使いになるのか教えてください。

今回当社ではWEBCAS formulatorを4月・9月にスポット利用しようと考えていましたが、非常に使い勝手がよいことから、継続的に利用することにしました。以下は新たにWEBCASで実施したアンケートです。

  • 紙とFAXで行っていた、新卒社員向けアンケート
  • 本部社員向けアンケート

今後も随時活用していきますので、引き続きサポートをよろしくお願いいたします。

― 本日は貴重なお話をありがとうございました。

幸楽苑ホールディングス様のお悩みはこれで解決!

紙の従業員向けアンケートをWebアンケートに移行して、業務効率化を図りたい!

アンケート・フォーム作成システム
WEBCAS formulator

PC・モバイル対応アンケート・フォーム作成システム

ユーザ企業様プロフィール

商号 株式会社幸楽苑ホールディングス
所在地 福島県郡山市田村町上行合字北川田2番地1
設立 1970年11月
資本金 29億4,937万円(2016年3月31日現在)
URL http://www.kourakuen.co.jp/
事業内容 らーめん店「幸楽苑」の国内及び海外におけるチェーン展開を行うグループ会社の経営管理
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