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海外向けアンケートを紙からWebに移行し、業務負荷を2割以上削減

早稲田大学留学センター様

早稲田大学留学センター様

海外向けアンケートをワードファイルからオンラインシステムに移行して、業務負荷が2割以上削減しました。今後もWEBCASで組織のデジタル化を進めていきます

「海外向けアンケートをワードファイルからオンラインシステムに移行して、業務負荷が2割以上削減しました。今後もWEBCASで組織のデジタル化を進めていきます。」

  • 国際部国際教育企画課 兼 留学センター
    国際プログラムコーディネーター
    眞谷 国光様
  • アンケート
  • 顧客管理
  • 人材・教育
  • 情報システム

早稲田大学留学センター様は、約400の海外協定校向けに実施しているアンケートをワードファイルからオンラインシステムに移行し、業務効率化を実現しました。WEBCASの導入を担当された眞谷様に詳しい話を伺いました。

目次
  • 早稲田大学留学センターについて
  • 世界中の協定校にWEBCASでアンケートを実施
  • 業務負荷を減らすため、アンケートをワードファイルからオンラインシステムへ
  • WEBCASの導入効果
  • 回答データの修正、アクセス情報の取得など、アンケート運用に役立つ機能
  • 今後の展望

早稲田大学留学センターについて

ー 早稲田大学留学センター様の事業概要と、眞谷様の業務内容をお聞かせください。

早稲田大学留学センターは、グローバルな人材を育成するという早稲田大学の教育理念のもと、早稲田大学に在学している学生の海外派遣や、外国人学生の受入をサポートしています。現在世界中に約400の協定校があり、海外派遣は年間約3,300人、受入は年間約5,000人と、国内で最も多くの留学生の派遣・受入を行っています。

早稲田大学留学センターでは、すべての学生が自己のレベルや目的に合った留学ができるよう、450以上の留学プログラムを用意し、学生たちの多彩なニーズに応えています。

私のメイン業務は海外派遣で、その中でも全体の基盤づくりや、それに伴うシステム導入などを担当しています。

早稲田大学留学センター

早稲田大学留学センター

留学センターは、国際社会での活躍を目指す学生たちの交流の窓口となっている

世界中の協定校にWEBCASでアンケートを実施

ー WEBCASのご活用用途について教えていただけますか?

年に2回、すべての協定校に対し、海外派遣の「受入要件」を調査するツールとして活用しています。具体的には、WEBCASで英語のWebアンケート作成と、そのアンケートに誘導するための一斉メール配信を行っています。

ー アンケートではどのような質問をしているのですか。

TOEFLの点数は何点以上必要か、アカデミックカレンダーはどうなっているか、滞在中は寮に住めるのかホームステイなのか等、学力に関することから現地での生活に関することまで幅広く質問しています。

これらの調査結果は、春と秋に行われる「留学フェア」という学内のイベントにおいて、留学先の情報として学生に開示しています。

業務負荷を減らすため、アンケートをワードファイルからオンラインシステムへ

ー WEBCASを導入する前も、このような調査は実施していたのですか?

はい。しかし、非常に労力がかかっていました。
私たちのチームには約25名のスタッフがおり、アメリカ、欧州、アジア等と担当が分かれているのですが、これまではワードファイルで作成したアンケートをスタッフ一人ひとりがメールに添付し、自分の担当する協定校へ送るという運用をしていました。さらに、アンケートが返ってきたらチーム内で読み合わせをして問題がないか確認し、それを本学のシステムにひとつずつ手入力していくという作業を行っていました。アンケートの収集は年に2回ですが、毎回この作業には相当な手間と労力がかかっていたため、「デジタル化して業務負荷を減らしたい」と以前から考えていました。

ちょうどそのタイミングで、早稲田大学の別部署がWEBCASでWebアンケートを作成していることを知り、留学センターでも活用できると思い、エイジアの営業担当を紹介してもらうことにしました。

ー 実際に話を聞いてみていかがでしたか?

WEBCASなら、私たちの求めていることが実現できるとわかりました。その後WEBCAS以外にも数社のシステムを比較検討しましたが、既に別部署で問題なく運用できている点や、大手企業の導入実績が豊富な点、英語のアンケートが作成できる点などを評価し、WEBCASの採用を決めました。またWebアンケートは世界中からアクセスされるため、「どのブラウザでも問題なく開ける」というのも採用ポイントでした。

WEBCASの導入効果

ー WEBCASを導入してどのような効果がありましたか。

WEBCASを導入し、関連する業務を2割以上削減することができました。

具体的に良くなったことは3つあります。1つ目は煩雑なデータ管理がなくなったこと、2つ目は業務負荷が削減されたこと、3つ目はアンケートの回収スピードが全体的に上がったことです。

1.煩雑なデータ管理がなくなった

これまでは、海外の協定校から各スタッフにアンケートのワードファイルが返信されていたので、個人PCのローカルフォルダにデータが保存されているなど、管理が煩雑でした。WEBCAS導入後は、アンケートの回答データがそのままWEBCASに蓄積されるため、データを一元管理できるようになりました。

2.業務負荷が削減された

今回アンケートをワードファイルからWebに移行するにあたり、Webアンケートだからこそ表現できる「ラジオボタン」「チェックボックス」「プルダウン」といった多彩な選択形式を利用したいと考え、自由記述式の項目をできるだけ選択式に変えるという中身の見直しを行いました。あらかじめ選択肢が用意されているほうが協定校も回答しやすいですし、回答の文言が統一されることで、これまで私たちが行っていた「回答内容の読み合わせ」にかかる時間を大幅に減らせると考えたからです。
結果的に、以前に比べて表記のゆれや記入ミス、質問の意図と異なる回答などがなくなり、確認作業が非常にラクになりました。また、WEBCASで「回答必須項目」を設定したことにより回答の抜け漏れもなくなりました。

さらに、これまでは留学センターで管理している別のシステムにアンケートの回答内容を一つずつ手入力する必要があったのですが、WEBCAS導入後はデータベースに蓄積されたデータをそのまま流し込めば済むようになりました。これにより、負担の大きかったデータ入力業務がゼロになり、間違った情報が保存されてしまうリスクもなくなりました。

また、これまでは各スタッフがアンケートのワードファイルをメールに添付して1通ずつ送っていましたが、WEBCAS導入後はアンケートURLをメール本文に記載して一斉配信する運用に変わったため、こちらも工数が大幅削減できています。

「導入初年度ということもあり、初回の業務削減効果は2割に留まりましたが、運用が軌道に乗れば、作業時間は従来の約半分になると見込んでいます」(眞谷様)

3. アンケートの回収スピードが上がった

地域差はありますが、アンケートをワードファイルからWebに移行したことで回収スピードが全体的に上がりました。特に顕著に効果が出たのはフランスで、これまではあまり回答がもらえず何度も電話で依頼をしていたのですが、Webアンケートに変えてからは、フランスにあるすべての協定校から比較的すぐに回答が得られました。欧州は全体的にWeb慣れしていることもあり、ワードファイルのアンケートよりも回答しやすかったのだと思います。

回答データの修正、アクセス情報の取得など、アンケート運用に役立つ機能

ー 運用する中で、役立っている機能はありますか?

回答データを自由に修正できる機能はとても便利です。WEBCASは蓄積されたアンケート回答を管理画面上から修正できるので、修正が必要な場合は各スタッフがWEBCASにアクセスしてデータを更新しています。

また、「どのブラウザから回答があったか」という情報を取得できるのも良いですね。海外の協定校がどのようなネット環境にあるのかがわかりますし、実際に「中国からfirefoxでアクセスがあった」などの情報が取得できると、問題なくアンケートが開けたことがわかり、安心できます。

また今後利用しようと考えているのは、自由回答欄にあらかじめ「前回の回答」を挿入しておく機能です。この機能を使えば、協定校は前回記入した内容をチェックし、変更があった場合のみ修正すれば良いので、回収スピードもさらに上がると思っています。

今後の展望

ー 最後に、今後の展望をお聞かせください。

今回は「海外派遣」の業務でWEBCASを利用しましたが、今後は「留学生の受入」の業務でも利用したいと思っています。
現在は留学生を受け入れる際、名前や志望理由などの入学手続書類を海外から郵送してもらっているのですが、できればこの運用も一部デジタル化したいと考えています。

今後もWEBCASで業務効率化をはかっていきたいと思いますので、引き続きサポートをよろしくお願いします。

ー こちらこそ、よろしくお願いいたします。本日は貴重なお時間をありがとうございました。

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名称 早稲田大学留学センター
所在地 東京都新宿区西早稲田1-7-14 早稲田大学22号館
URL http://www.waseda.jp/inst/cie/
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