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アンケート準備時間96.7%削減に成功!8ヶ国語にも対応

株式会社iTiDコンサルティング

株式会社iTiDコンサルティング様

WEBCAS導入でアンケート準備時間が96.7%削減できたので、より多くの開発力調査をこなせるようになりました。これを機にグローバル展開を目指します。

「WEBCAS導入でアンケート準備時間が96.7%削減できたので、より多くの開発力調査をこなせるようになりました。これを機にグローバル展開を目指します。」

  • マネージングコンサルタント榎本 将則様
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主に大手製造業向けに「開発力調査」サービスを提供している株式会社iTiDコンサルティングでは、2015年1月にアンケート運営システムをWEBCASシリーズに移行し、調査業務の圧倒的な効率化を実現しました。ご担当の榎本様に、導入効果やご活用内容について詳しく聞きました。

目次
  • iTiDコンサルティングの事業と開発力調査について
  • Webアンケートの作成・運用、対象者への告知などにWEBCASを利用
  • WEBCASの導入効果 ~アンケートの準備時間が96.7%削減
  • 従来のオペレーションの課題
  • アンケートシステムに求められた7つの要件とは
  • ボトルネックが解消し多くの案件がこなせるように
  • グローバル展開も視野に

iTiDコンサルティングの事業と開発力調査について

ー iTiDコンサルティング様の事業についてお聞かせください。

iTiDコンサルティング(以下 iTiD)は、主に大手製造業の開発力向上を支援するコンサルティング会社です。“企業の開発力”と一言で言っても、固有技術や研究投資額の規模などさまざまな要素があります。iTiDはその中で「人」と「組織・プロセス」を強化するコンサルティングサービスを提供しています。具体的には、①開発プロセスを可視化する「開発の見える化」、②若手技術者からマネージャーまでを育成する「人材育成」、③新製品や新事業の企画力向上支援、そして④「開発力調査」という4つをサービスの柱としています。

ー 開発力調査とはどのようなものでしょうか。

開発力調査は、企業の開発力を診断することで、固有の強みや弱みを認識し、どう改善していくかを探るための、iTiDアセスメント(分析)サービスの一つです。2004年より大手製造業を中心にIT分野、銀行等も含め220社、34,000人以上の調査実績があります(2015年4月1日時点)。当社はこの分野のソリューションリーダーという立場でサービスを提供しています。

ー 開発力調査を受ける目的や、メリットについて詳しく教えてください。

開発力調査を受ける目的は企業様ごとに様々です。たとえば「調査を受けた企業全体の中で自社のポジションを明確にしたい」「部門間や役職間はもちろん、同一業界や海外企業と結果を比較したい」「自社開発力の推移を見たい」などのご要望が多いですね。多くの場合“企業開発力の健康診断”として継続的にご利用いただいています。
調査を受けるメリットは、調査レポートで各プロセスにおける自社の強み・弱みが把握できること、コンサルタントの視点から課題と改善ポイントや施策例なども提示しているところです。
なお、当社では日本製造業の実態を把握する目的で、3年に一度大規模な調査を実施していますが、この内容は「開発力白書」という書籍にまとめ、書店やamazonなどで一般販売しています。

◆「開発力白書2015」の詳細はこちら
http://www.itid.co.jp/news/201510151343.html

開発力白書

開発力白書

大規模調査の結果は「開発力白書」として発売されている

Webアンケートの運用、対象者への告知などにWEBCASを利用

ー WEBCASをどのように活用しているのでしょうか。

開発力調査のアンケートを実施するシステムとして、アンケートシステムWEBCAS formulatorとメール配信システムWEBCAS e-mailを使っています。調査対象者へのアンケート依頼メールや、未回答者への催促メールの自動配信、Webアンケートページの作成と運営、回答結果のローデータ(CSV)のダウンロードまでをWEBCASで行い、比較や分析は別ツールで行っています。

WEBCAS formulatorで作成したアンケート画面の一部

WEBCASの導入効果 ~アンケート準備の工数が96.7%削減

ー 2015年1月よりWEBCASをご利用いただいておりますが、まずその導入効果をお聞かせいただけますか。

今把握しているWEBCASの主な導入効果は以下です。

1.アンケート作成にかかる工数が削減された
アンケート準備時間が30時間→1時間弱(96.7%削減。システム操作時間は約30分)に削減

2.アンケート作成業務の簡素化が実現
煩雑なオペレーションが容易になり、業務のアウトソースが検討できるまでになった

3.アンケート回答率の向上
アンケート未回答者への催促メールがもれなく送れるようになり、アンケート回答数がアップした

現時点で把握できている効果は以上ですが、来年(2016年)実施する大規模調査でWEBCASの真の実力が発揮されると思います。

WEBCAS formulatorで作成したアンケート画面の一部

WEBCAS formulatorで作成したアンケート画面の一部

従来のオペレーションの問題

ー WEBCASを導入する前はどのようなお困りごとがあったのでしょうか。

アンケート運用オペレーションに関する多くの問題を抱えていました。具体的には以下の通りです。

・アンケート作成に手間がかかりすぎる
以前使っていたアンケートシステムは、非常に運用工数がかかっていました。たとえば会社名やプロジェクト名をアンケートサイトに入力するのは1件1件手打ちで入れる必要があり、アンケートの作成には最低30時間以上は作業する必要がありました。しかも操作がわかりにくく、オペレーションが属人的になりがちでした。

・案件を思うようにこなせない
これまでは、アンケート作成や、それに付随するクライアントの窓口担当者様との調整に手間がかかるので、ご依頼を受けてから実施までに最低1週間の期間を要していました。 そのため、たとえば期末ギリギリのタイミングに「急いで開発力調査を実施して○日後報告会をしたい」とご相談があっても対応できなかったり、同時に5件以上の案件を遂行することが難しかったりなど、リソース不足でビジネスチャンスを逃さざるを得ない状況でした。

・アンケート進捗管理やフォロー業務の負荷が大きい
またこれまでは、クライアント窓口担当者様に回答リストをお渡しして、アンケート未回答者への催促をお願いしていました。しかしこの運用では、もしかしたら担当者様は「未回答者に1通ずつメールで催促する」など大変な作業をされていたかもしれません。ですから「アンケート協力依頼通知」や「未回答者への催促」の業務をシステム化して開発力調査のサービスに組み込めば、担当者様の負荷と、我々の進捗報告の手間、どちらも減らせると考えました。

この問題を解決するため、アンケートシステムを刷新することにいたしました。

アンケートシステムに求められた7つの要件とは

ー WEBCASをどのように選定されたのかお聞かせください。

7~8社のアンケートシステムをWeb検索などでピックアップし、それぞれ担当の方に来社いただいて詳しい話を聞きました。当社が要件として掲げたのは以下の通りです。

・アンケート告知や未回答者フォローが徹底できる「メール配信連携」機能があるか
今申し上げたとおり、クライアントの窓口担当者様にお任せしていた「アンケート依頼とURLの通知」「未回答者への催促」業務をシステム化する必要がありました。それを実現するには、アンケートとメール配信機能が連動し、アンケートに紐づく回答依頼メールや、未回答者向けフォローメールをもれなく自動配信できる機能が必要でした。業務効率化と調査対象者フォローを徹底するための必須機能でした。

・iTiD社内で質問項目が変更できるか
以前のアンケートシステムは、システム開発会社に依頼しないと質問項目が変更できない作りになっていました。開発力調査は、時期をまたいで比較したり、他社や他部門と比較したりする必要があるため、基本的に質問は変更しないからです。しかし、時代が変われば調査内容(質問)自体も変えていく必要が出てきます。それを見越して、「社内の担当者でも簡単にアンケート質問項目の追加・変更ができる」機能を求めていました。

・セキュリティ要件を満たしているか
アンケートシステムは個人情報を扱うシステムであり、アンケートページには開発コードネーム等、秘匿性が高い情報も表示されるため、新たに導入するシステムには高いセキュリティを求めていました。
具体的に求めていた機能は、複数社のアンケートを切り分けて運用できる機能や、アンケートは一般公開せず、対象者以外のアクセスを遮断する機能などです。これらの要件をもとに、当社親会社の電通国際情報サービスがセキュリティチェックを行いました。

・一時保存機能があるか
開発力調査は、回答に時間がかかります。質問項目は約150あり、早い方なら40分、じっくり考える方なら1時間半もの時間を要します。多忙な開発者の皆さまが入力を中断されるケースも想定されるため、回答を途中で保存できる「一時保存機能」は必須と考えていました。

・多言語対応をしているか
クライアント様によっては「海外事業所と国内事業所の開発力を比較したい」というご要望があり、当社ではこれまで海外向けアンケートを多数実施してきました。もちろん今後も実施しますので、これまで対応した言語はカバーしたいと考えていました。具体的には、日本語に加え「英語、ドイツ語、フランス語、中国語、韓国語、タイ語、インドネシア語」の8ヶ国語です。比較すると、WEBCAS以外のシステムの対応言語は多くても「英語、ドイツ語、中国語」といったところでした。

・会社とサービスの継続性に問題はないか
開発力調査は、iTiDのブランディングの役割を担う重要なサービスです。今後も力を入れていきたいので、システムの提供会社がきちんとした会社で、継続して利用できるか、という点が非常に重要でした。具体的には、上場企業であることや、PマークやISMS等の情報セキュリティの認証を取得していること、そしてシステムが提供企業の主力製品であること等を判断材料にしました。

・コストは導入前と同等か
今回のシステム移行プロジェクトでは、アンケートシステムと併せて使う“分析ツール”の費用も含め、「従来の予算で賄う」ことが前提になっていました。そのため、限られた予算内で導入・運用できるアンケートシステムを求めていました。

以上の要件を満たす製品はWEBCASだけだったため、導入を決めました。

ボトルネックが解消し多くの案件がこなせるように

ー WEBCASを導入した感想をお聞かせください。

WEBCASを導入して良かったことをいくつか挙げます。

1つめは、我々コンサルタントの工数大幅削減が実現したことです。
当初は「操作時間が1時間ぐらいになれば」と考えていましたが、実際はその半分になりました。こなせる案件数が飛躍的に増えたため、今当社では従来よりも早い段階で2016年度の大規模調査のご案内をスタートしています。前回(2013年度)の大規模調査は80社の企業様に受けていただきましたが、来年の大規模調査は1.5倍の120社、もしくはそれ以上の案件を受託していきたいです。

また今後は、WEBCAS運用業務のアウトソースも考えています。今回社内で作成したWEBCASのマニュアルをもとにアウトソースを進めれば、我々は本業のセールスや分析、コンサルティングに集中できるようになります。簡単に運用できるWEBCASだからできることだと思います。

2つめは、WEBCASがエイジア自社開発のシステムであることです。 たとえば海外製品を国内の会社が代理販売している場合、こちらが製品に関する質問をしても返信は遅いですし、要求事項を伝えても、海外ベンダーが「対応しない」と言えばそれまでです。その点WEBCASは開発元に直接こちらの意向を伝えられますし、要求事項に関してもすぐ対応をご検討いただけました。セキュリティチェック等の対応も丁寧・迅速でした。

3つめは、クライアントが要求するセキュリティレベルがクリアできたことです。 当社クライアントには、非常に高いセキュリティ意識をお持ちの企業が少なくありません。アンケートシステムについて詳細な説明を求められるシーンもありますが、「このようなチェックを行いました」と説明することでご理解いただいております。ここで引っかかると調査自体が受託できませんので、セールス担当者としても助かりますね。

「次回の大規模調査が本当に楽しみです」

グローバル展開も視野に

ー 今後WEBCASをどのように活用されていくのでしょうか。

今後当社は、開発力調査を海外企業向けに提供していきたいと考えています。いきなり海外企業向けにコンサルティングサービスを提供するのはハードルが高いですが、Web上で回答を収集する開発力調査なら推進しやすいですよね。また、海外企業の調査実績が増えれば、グローバルな比較対象が増えて開発力調査の精度が高まり、国内のクライアントに対してもさらに魅力あるサービスになります。
この機会をチャンスととらえ、1~2年のうちにシステム面も強化していきたいと思います。今後も引き続きサポートをよろしくお願いいたします。

ー こちらこそよろしくお願いいたします。本日はお忙しいところ貴重なお話をありがとうございました。

iTiDコンサルティング様のお悩みはこれで解決!

ユーザ企業様プロフィール

商号 株式会社アイティアイディコンサルティング
本社所在地 東京都港区港南2-17-1
設立 2001年6月
資本金 3億円
URL http://www.itid.co.jp/
事業内容 国内製造業を中心とした製品開発力向上のコンサルティング及び開発力に関する調査・分析に関する事業
【ご注意】
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