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メーラーでのメール一斉配信(Bcc配信)をWEBCASに移行

ChatWork Academy株式会社

ChatWork Academy株式会社様

「メール一斉配信業務をメーラーからWEBCASでの運用に切り替えて、担当者の業務負担が大幅に減りました。」

  • ChatWork Academy株式会社様 代表取締役加藤 利彦様
  • メール配信
  • サービス業
  • BtoB(維持・育成)

ITを活用した業務効率化コンサルティングを行うChatWork Academy株式会社様(以下ChatWork Academy)は、メールソフトで行っていたメール一斉配信業務を、2012年5月からWEBCASでの配信に移行されました。同社代表取締役 加藤 利彦様に、WEBCASを導入した理由、改善点などについて詳しく伺いました。

目次
  • ChatWork Academyの事業について
  • WEBCASをどのように活用しているか
  • メーラーでのメール一斉配信をWEBCASに移行して得られた効果
  • WEBCASを選んだ理由
  • WEBCASを選んでよかったこと
  • メール配信システムWEBCASをこんな方に薦めたい
  • 今後の展望 ~会員を増やして、“読む人が楽しめる”メルマガを配信したい~

ChatWork Academyの事業について

ーChatWork Academy様の事業についてお聞かせ下さい。

ChatWork Academyは、企業のIT活用を支援するコンサルティング会社です。
特徴は、安価なクラウドサービスを駆使して、クライアントの課題解決をお手伝いしている点。グループ会社開発のビジネスチャットツール「ChatWork」を使って効率的にコミュニケーションしながら、Google社の法人向けクラウドサービス「GoogleApps」、顧客管理ツール「Zoho CRM」、動画制作ツール、マインドマップツールなどをフル活用し、業務効率化や売上向上を支援します。またホームページの改善コンサルティングを行ってWebサイト経由の売上アップを支援したり、IT分野の講演を行ったりしています。

WEBCASをどのように活用しているか

ーChatWork Academy様はWEBCASをどのように活用されていますか。

メール配信システムWEBCAS e-mailで、セミナーのご案内メールを配信しており、このメール経由で数多くのセミナー申込みを頂いています。
配信対象は大きく分けて二つ。IT活用を実践する「IT実践会」会員様と、GoogleApps導入支援サービス「MasterApps」のメルマガ会員様です。内容によっては取引先企業にも配信しており、配信リスト数はトータルでおよそ4,000名様です。

「MasterApps」サイトでメールアドレスを記入すればメルマガ登録が完了する

「MasterApps」サイトでメールアドレスを記入すればメルマガ登録が完了する

「MasterApps」サイトでメールアドレスを記入すればメルマガ登録が完了する

メーラーでのメール一斉配信をWEBCASに移行して得られた効果

ーChatWork Academy様がWEBCAS e-mailを導入した経緯についてお聞かせください。

WEBCAS導入前は、通常のメーラー(メールソフト)のBcc機能でセミナー案内メールを送っていました。これをWEBCAS e-mailに乗り換えて、多くの導入効果がありました。

ーWEBCAS e-mailを導入してどのような効果がありましたか。

導入効果としては、配信業務の効率化が実現したこと、そしてリスクが回避できたことが大きいですね。さらに、受信者にとってメールの信頼性が向上したことに加え、メールの効果向上も狙えるようになりました。それぞれ詳しくご説明します。

1.配信業務が効率化した
メーラー配信に伴う煩雑な業務が効率化しました。具体的に挙げてみます。

配信作業が一度で済むようになった
以前はメールサーバ等の負担や制限を考慮して、配信リストを分けて送信していましたが、今は数千件の一斉配信も一度にできるようになりました。

送信時間の予約ができるようになった
これまでは、メール配信時間には席でPCを操作する必要がありました。WEBCASの導入で配信予約ができるようになり、配信日に担当者が不在でも、効果的な曜日・時間を狙って配信できるようになりました。

エラーメール処理や配信停止処理の手間がなくなった
これまでは、配信のたびに発生するエラーメールや、配信停止希望のメンテナンスが全て手動でした。これら面倒だった作業がWEBCASで簡素化されました。

2.潜在的なリスクがなくなり、配信作業の心理的負担がなくなった
潜在的に抱えていたリスクが解消したことも導入効果です。以前のBcc配信の運用は、本来Bccにすべきメールアドレスを、CcやTo(宛先)に入れて配信してしまうと、受信者に他人の情報が見えた状態でメールが送られてしまいます。もちろん間違いがないよう気をつけていましたが、担当者は毎回大きな心理的負担を抱えることになります。
WEBCAS e-mail導入でこのリスクは解消し、心理的負荷もなくなりました。

3.メールの効果向上が狙えるようになった(メール効果検証の実現)
さらに、クリック率や開封率などを取得することで「どのコンテンツが人気か?」「いつクリックしているのか?」がわかり、メールコンテンツの効果向上が狙えるようになりました。
先ほどから申し上げている通り、配信業務の効率化は進んでいますので、今後はこのメール効果検証データをもとに、メール文面の最適化を進めていきたいです。

4.メールの信頼性が向上した
メールに社名・お名前などの差し込みができるようになり、受信者から見た「メールの信頼性」が上がりました。
以前は名前の差し込みなどができず、誰に来たメールか判別しづらかったと思います。
少なくとも社名や名前がメール冒頭にあれば「自分宛てのメール」とわかるうえ、他の同報配信のメールより、“自分が読者登録したメール”と想像できるのでは思います。

加藤 利彦様

加藤 利彦様

読者の反応がわかれば、
メール文面を改善できるようになります。

WEBCASを選んだ理由

ーそれでは、WEBCASを選んだ経緯を教えてください。

私は、メール配信リストが300件くらいになったら、一斉配信専用のシステムを使うべきだと考えていました。当時そこまで配信リストが増えていたので、知人であるエイジアの中野さんに相談しました。

こんにちは、エイジア中野です!こんにちは、エイジア中野です!

突然ですが、エイジア中野よりメール大量一斉配信の仕組みの解説をさせていただきます!

横からすみません、エイジア アプリケーショングループの中野です。加藤様のメール配信システム導入のきっかけは「アドレス数が約300件に達した」ことでしたが、これは、「通常のメーラーは1回の配信件数に制限がある」ことによります。他にも、契約プロバイダ、メールサーバの設定で配信数が制限されることもあり、メーラーで300~500件以上の同報配信を行うのは難しいと言えます。

さらに言えば、一般企業が専業会社のメール配信サービスを使わず、数千件以上の大量一斉配信するのは厳しいと思います。たとえばメールサーバの管理。大量配信でメールサーバ負荷が高まった場合の対応、エラーログ処理・サーバ管理などは煩雑で対応に手間がかかります。また、モバイル向けメール大量一斉配信は、携帯キャリアの制限が厳格で、適切に配信しないとキャリアブロックにかかり不達や遅延が発生します。携帯キャリア会社もプロバイダ業者も、スパム業者による迷惑メールを減らすためにフィルタリングを行っているので、知識なく大量一斉配信を行うと、許可を得た方向けのメール配信ですら、スパムメールだと判定されかねません。

私たちメール配信サービス提供会社は、この難しい大量配信を実現するため、メールが届いているか定期的にチェックして、問題があればスクリーニングを行うなど、様々な対応を行っています。結果、メールサーバを増設したり、新規IPを追加して張り替えたり、時にはクライアント様に適正な運用をお願いすることもあります。
忙しいクライアント様は、そのような対応を行う時間やリソースがないことがほとんどです。システムメンテナンスは私たちノウハウや経験がある会社にお任せいただき、本業に集中いただくのが効率的だと考えます。 (-横から失礼しました。加藤様にバトンタッチします。)

(※以下 加藤様)
―そういうわけで(笑) 中野さんに相談してWEBCASを見せてもらい、一見して「シンプルで使いやすそう」という印象を持ちました。一般的にシステムは、シンプルに使える方がミスが発生しにくく、作業時間も学習時間も短くて済みます。他社システムも検討しましたが、WEBCASなら問題ないと考え、導入を決めました。

WEBCASを選んでよかったこと

ー実際にWEBCASを導入してみていかがでしたか?

メール配信対象を柔軟に設定できるところが便利です。 当社は別の読者登録システムから抽出したリストをWEBCASにインポートして配信しています。WEBCASは、配信リストへの一括配信もできますし、配信リストの中からさらに対象者を絞ることもできます。配信先が複数あって、配信対象を柔軟に変えたい当社には向いています。

【エイジア注】
ChatWork Academy様には、配信リストを都度インポートして配信できるタイプのASPサービスをご利用いただいています。他にも、既存のデータベースとWEBCASを連動させるプランや、新たにデータベースをWEBCAS内に構築するプランなどがあります。

メール配信システムWEBCASをこんな方に薦めたい

ーそれでは、WEBCASをどのような方に勧めたいですか。

現在、メーラーでメール同報配信を行っている方ですね。
情報システム部門があるような大会社にお勤めの方でも、通常のメールソフトで大量一斉配信されている方は多いと思います。メーラーのBcc機能での一斉配信は無料でできますが、必ず面倒な作業や、リスク対策に煩わされることになります。WEBCASのようなメール一斉配信専用ツールを使えば、本来時間を割くべき「メール効果向上のための取り組み」に集中できると思います。それに、専門知識なく一斉配信を行っていると、「知らず知らずのうちにメールが届かなくなる」「連絡が取れなくなり、信頼も低下する」そんなリスクがあることも知ってほしいですね。

今後の展望 ~会員を増やし、“読む人が楽しめる”メルマガを配信したい~

ーそれでは最後に、これからWEBCASをどう活用していきたいか、今後の展望についてお聞かせください。

今はまだセミナー情報の配信が中心ですが、今後さらにWEBCASを活用していきたいと思います。今後やっていきたいことは二つあります。

一つめは「メルマガ会員を増やすこと」です。今、Facebook広告から私のブログに誘導して、メルマガ会員を増やす施策を計画中です。ある程度集まったら、継続的に週1~2回メルマガを配信していきたいです。

二つめは「読んで楽しめる、フレンドリーなメルマガを配信すること」です。 一般的にメルマガは「企業から個人への一方的な情報提供」というイメージがあると思いますが、我々は一対一のコミュニケーションを大切にするコンサルティング会社なので、いい意味での“友達感覚”を大切にしたメルマガを届けていきたいです。そうして読者との結びつきを強め、ビジネスを拡げていきたいと思います。

ChatWork Academy様の今後の活躍に期待しています。

ChatWork Academy様の今後の活躍に期待しています。

ChatWork Academy様の今後の活躍に期待しています。
本日は貴重なお話をありがとうございました!

ChatWork Academy様のお悩みはこれで解決!

ユーザ企業様プロフィール

商号

ChatWork Academy株式会社

代表者

代表取締役 加藤 利彦

本社所在地

大阪府西区江之子島1-1-9-319

設立

2011年4月

資本金

4百万円

URL

http://www.itkeiei.jp/ 

事業内容

ChatWork と Google Apps の活用コンサルティング、ホームページの売上アップに関するアドバイス

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