大手企業・官公庁に選ばれています!メール共有管理システム ウェブキャスメールセンター WEBCAS mailcenter
メールを共有・管理

お客様からの問い合わせメールを複数人で一元管理!

WEBCAS mailcenterは、お客様から届くメールやWebフォームからの問い合わせを複数人で共有・管理し、効率的なメール対応を実現するグループウェアです。返信漏れや二重対応を防ぎ、企業の顧客満足度向上をサポートします。

WEBCAS mailcenterは、数千人規模のコールセンターにも対応!

コールセンター・コンタクトセンターには、毎日多くのメールやWebフォームからの問い合わせが寄せられます。
大量のオペレータを抱えるコールセンターにとって、一般的なメールソフトで問い合わせ対応をするのには限界があり、返信漏れや二重対応などのミスが起こりがちです。また、オペレータが使用するPCに個人情報が蓄積していると、内部からの漏洩リスクも高くなります。

WEBCAS mailcenterは、これらの課題を解決し、正確で効率的なメール対応を実現するシステムです。大手メーカー、EC運営事業に数多く導入されているほか、官公庁でオペレータ数千人規模のメール対応ツールとして活用されています。

導入企業様の声を一部ご紹介します

導入企業様の声を一部ご紹介します

SBIカード株式会社様
「SBIグループの全ポイントサービス会員からのお問い合わせメールを、WEBCAS mailcenterで管理しています。システムの使い勝手と、柔軟な連携機能を評価しました」

WEBCAS mailcenter 5つの特徴

特徴1 対応状況が一目瞭然!返信漏れや二重対応を防止

一般的なメールソフトで問い合わせメールに対応すると、メールソフトに届く他の業務メールやスパムメール、CC等に埋もれてしまい、対応すべきメールが見つけづらくなってしまいます。また、「誰がどのメールに対応したか」がわからず、返信漏れや二重対応などのミスにつながります。WEBCAS mailcenterは、複数人の対応状況をリアルタイムに共有できるため、「自分がどのメールに対応すべきか」がすぐにわかります。また、誰か一人がメールの返信作業に入ると別担当者はそのメールの返信作業ができなくなるため、二重対応も回避できます。

対応状況が一目瞭然!返信漏れや二重対応を防止

また、以前のメールのやりとりを確認したい場合、一般的なメールソフトだと検索するにも時間がかかり、自分にCCもしくはBCCがつけられていないといくら探しても見つからないなど、大変手間がかかります。WEBCAS mailcenterは、対応中のメールから「履歴」ボタンをクリックするだけで、これまで誰がどのような対応をしたかが一覧で表示されます。以前のやりとりを瞬時に確認できるため、お客様への迅速な返信が実現します。

以前のやりとりを瞬時に確認

特徴2 オペレータ数無制限

オペレータを何人登録しても料金は定額

メール共有管理システムはオペレータ毎に料金が加算されるものも多く存在しますが、WEBCAS mailcenterは登録するオペレータ数に制限を設けていません。そのため、オペレータを何人追加しても料金が加算されることはありません。オペレータを数百人、数千人抱えている企業様は、特に低コストな運用が実現します。

オペレータを何人追加しても料金が加算されることはありません

退職者のアカウントを使い回す必要がない

オペレータ毎に料金が加算されるメール共有管理システムをお使いの企業様からは、「コストを抑えるために退職者のアカウントを使い回さなければならない」というご相談を受けることがよくあります。このようにアカウントを使い回してしまうと、対応した担当者情報が日々上書きされてしまい、「当時実際に対応したのは誰なのか」がわからなくなってしまいます。
WEBCAS mailcenterはオペレータ数によるコスト変動を気にする必要がないため、退職者のアカウントを停止した上で、新しいオペレータにはその都度新規アカウントを発行することができます。これにより、個々の対応状況を永続的に確認できます。

「確認のみ」アカウントも発行可能

実際に返信作業を行うオペレータだけでなく、たとえば上席や社長用向けに「運用状況を確認する」アカウントを発行することも可能です(※返信作業はできないよう、システム上で制御できます)。これにより、お客様からどのような問い合わせが来ているのか、オペレータがどのような回答をしているのか等、日々のやりとりを確認できます。

特徴3 メールソフトそっくりの操作性

世の中には豊富な機能を備えているメール共有管理システムも存在しますが、WEBCAS mailcenterは運用でカバーできるよう、メール返信業務に必要な機能のみに絞り、「シンプルで誰でもすぐに使えるシステム」をコンセプトに開発しました。

画面のあちこちに過剰な機能が付いていると、スタッフにオペレーションを教えるだけで相当な時間がかかり、研修コストも膨らんでしまいます。WEBCAS mailcenterならOutlookなど普段使い慣れているメールソフトそっくりの操作性のため、パートやアルバイト等のスタッフでもすぐに使い方がイメージでき、短い研修時間でオペレーションを覚えてもらうことが可能です。

シンプルで誰でもすぐに使えるシステム

特徴4 データベース連携、カスタマイズが可能

WEBCAS mailcenterは、顧客データベースや会員データベースなど複数のデータベースと連携することができます。これにより企業が保有している顧客情報と、問い合わせをしてきたユーザを結びつけることができ、たとえば「この方は2日前に○○を購入した方だ」といった詳しい情報が瞬時に確認できます。

また、各企業の運用に合わせた様々なカスタマイズが可能です。お客様の目的や環境に応じて高度なシステム設計が実現できますので、ぜひなんでもご相談ください。

シンプルで誰でもすぐに使えるシステム

特徴3 メールソフトそっくりの操作性

WEBCAS mailcenterは、問い合わせメールをサーバ上で一元管理する仕組みです。そのためメールに含まれる個人情報等が個人PCに蓄積されることはなく、個人情報漏洩を防ぐ運用体制が構築できます。

シンプルで誰でもすぐに使えるシステム

また、WEBCAS mailcenterの管理画面へのアクセスにおいても、個人情報漏洩を防ぐために様々なセキュリティ機能を搭載しています。

ユーザ認証・作業可能範囲の制御

ログインの際にID・パスワードを入力させることにより、ユーザ認証を行うことができます。ログインIDには個々に付与する権限を細かく設定できるため、各オペレータの作業可能範囲をシステム上で制御することができます。

たとえば、個人情報をファイルでダウンロードする「CSV出力」権限や「メールアドレス情報表示/非表示」権限など、多岐にわたる制御が可能です。

不正アクセスやなりすまし対策

ログインによるユーザ認証+権限管理をしても、不正アクセスやなりすましでログインされてしまっては意味をなしません。WEBCAS mailcenterは、それらを防止するためのセキュリティ機能をいくつかご用意しています。

不正アクセスを防止する代表的な機能

IP制御 ログインIDの認証設定において、IPアドレスを登録することで、そのIPアドレスからしかログインできなくする機能。
ログイン名表示 誰のIDでログインしているかを、メール一覧画面で常時表示する機能。
最終ログイン日時表示 過去の不正アクセス有無を確認するため、メール一覧画面で最終ログイン日時を常時表示する機能。
自動ログアウト 離席中の不正アクセスを防止するため、セッションがタイムアウトとなり強制的にログアウトされる機能。
操作ログのダウンロード オペレータによる不正使用を抑止するため、操作ログを自動記録し、ダウンロードして確認できる機能。
パスワード更新 初回ログイン時や一定期間経過後、パスワード更新画面が表示され、パスワード更新を促す機能。 有効期限内にパスワードを更新しない場合はログインが出来なくなる。

クラウド環境のセキュリティや安定性

顧客データを当社クラウド環境にてお預かりするクラウド版においても、万が一に備え、様々な対応を行っています。
(※WEBCAS mailcenterは、インターネット経由で当社のシステムをご利用いただく「クラウド版」と、自社環境にシステムを導入できる「導入版」の二種類の提供形式をご用意しています。)

高セキュリティのデータセンター

WEBCAS mailcenterのサーバーが設置されているインターネットデータセンターは、24時間稼働の自家発電装置、冗長化UPS無停電電源装置を設置、ハードウェアはRAID構成にて対応しています。24時間365日の有人監視、追尾式監視カメラを整備しており、ICカードによる入退室管理を実施しています。

第三者機関による脆弱性診断を毎年実施

WEBCAS mailcenterは、自社管理の徹底はもちろん、セキュリティのプロフェッショナルである第三者機関の脆弱性診断を毎年受けています。最新の診断は、2016年9月、京セラコミュニケーションシステム株式会社により実施されました。

プライバシーマークの認証を取得
プライバシーマーク
当社は一般財団法人日本情報経済社会推進協会(JIPDEC)より、プライバシーマークの認定を受けています。個人情報の取り扱いには細心の注意を払い、適正な運用を行っています。
「ISO/IEC27001」の認証を取得
プライバシーマーク
当社では、情報セキュリティマネジメントシステム(ISMS)国際規格である「ISO/IEC27001」認証を全部門で取得しております。情報管理や情報漏洩対策の適正な運用を継続的に行っております。

WEBCAS mailcenterの充実機能

誰でも的確なメール対応ができる、「対応品質向上機能」

WEBCAS mailcenterは、よくある問い合わせや挨拶文、および苦情対応時の 定型文などテンプレート(雛形文章)を予め登録し、そのテンプレートを使って簡単に返信文を作成することができます。これにより、ベテラン担当者と新人担当者に対応品質の差が生じることなく、誰でも企業としての品位を保った回答をすることが可能です。
さらに承認フローを組むことにより、品質の統一だけでなく、うっかりミスや誤返信を防ぐこともできます。

誰でも企業としての品位を保った回答をすることが可能

誰でも的確なメール対応ができる、「対応品質向上機能」

様々な切り口でメール対応結果がわかる!

問い合わせ件数はもちろん、オペレータ毎の対応件数や、目標返信時間内の返信数等をレポートとして閲覧・出力できます。また、日別・月別で「未対応メール」「対応済メール」「承認済メール」がそれぞれ何通あるか等、詳細な対応状況を確認することもできます。

詳細な対応状況を確認

お客様の声をマーケティングに活かせる「問い合わせカテゴリ機能」

WEBCAS mailcenterは、問い合わせメールを「苦情」「商品欠品」「要望」等、企業側で自由に設定したカテゴリに分けられる「問い合わせカテゴリ機能」を標準搭載しています。これにより、どのカテゴリの問い合わせメールが多いのか傾向を把握することができます。
また、問い合わせ内容をCSVデータでダウンロードすれば、「お客様の声」レポートの作成やデータマイニングへの活用等、マーケティングに活かすことが可能です。

問い合わせカテゴリ機能

WEBCAS mailcenterの充実機能

  • クラウドサービス(ASP型)
    初期費用 3万円~
    月額費用 5,000円~
  • クラウドサービス(SaaS型)
    初期費用 50万円~
    月額費用 10万円~
  • パッケージ導入版
    ライセンス費用 350万円~
    保守費用 別途

※提供形式や価格について、詳しく知りたい方はお問い合わせください
※価格は全て税抜き表記です

3,000社以上に選ばれています!WEBCASシリーズの導入実績

WEBCASシリーズの導入実績
返信漏れや二重対応を防止
会社情報株式会社エイジア
株式会社エイジア
東京都品川区西五反田7-20-9 KDX西五反田ビル4階
フリーコール 0800-888-3364
詳しくはこちら
お客様相談室サポートデスク

エイジアでは、ベテランの専任担当者が、サポートデスクとしてWEBCASに関するご相談やご質問にお応えしております。

詳しくはこちら
会社情報