メール共有管理システムの機能

一般的なメーラーを使用したことがある人であれば、操作説明書などなくても使用できるほど、シンプルな操作性を実現しています。オペレータに対する教育研修期間の短縮化など効率的な導入が可能となります。

返信などの重要な操作は、上部にあるアイコンによる操作と下部にあるボタンによる確認で、ミスによる誤操作を防止する仕組みとなっています。

info@,support@,privacy@,ir@などのメールや、問合せフォーム（※）経由での問合せを、複数人で共有、管理することができます。

※WEBアンケートツール（WEB CAS formulator）が必要となります。

センターの運用方法に合わせグループ毎にメール共有設定をすることができます。後からグループを追加するなど、コンタクトセンターの組織変更に合わせ、フレキシブルなメール共有対応が実現できます。

グループ毎に所属させるオペレータを設定することができます。

ステータスに応じ、「未対応」「編集中」「承認中」「対応済」「ゴミ箱」の５つのフォルダにメールを選別し、管理します。

件名、本文、受信日、ステータス、問合せカテゴリ、などを指定して、問合せ内容や返信内容を検索することができます。

返信作業中（編集中）のメールは、他のユーザが編集できないようになり、２重返信や２重対応を予防できます。

それぞれの問合せ毎に担当者を設定することができます。管理者が、この問合せは誰に担当させるなどを割り振るという使い方もできます。

メールの返信作業（編集）を始めると自動的に担当者として割り当てられます。２重返信や２重対応を予防できます。

メール一覧画面で指定したタイトルでメールを降順・昇順に並べ替えることができます。

誤ってグループに届いた問合せを簡単な操作でグループ間転送させることができます。

本文や件名や本文の内容に合わせ、あらかじめ設定したルールに則り、自動的に担当グループへ振り分けを行うことができます。

問合せ内容や対応した内容によってどのような問合せが何件あったのか？を後々把握するため、問合せカテゴリにより集計・分類することができます。問合せカテゴリは、どのような集計を取りたいかによって、自由に設定ができます。

予め設定した時間（しきい値）を経過すると、一覧表示されているメールの背景色を変更することができます。これにより早期に対応すべきものがすぐに分かります。尚、色分け設定は、自由な時間・色で５段階まで設定できます。

1つのグループに複数のメールアドレスや問合せフォームを割当て管理することができます。

スパムメールなどの不要なメールを「ゴミ箱」に移動させて簡単に削除することができます。

事前に登録していた登録内容（送信者の名前及びアドレス）でメール返信することができます。

履歴アイコンのワンクリックで、過去の問合せ履歴やその問合せに対する返信履歴を一覧表示させることができます。過去の対応など把握し、効率的な返信文作成ができます

共通で利用できるテンプレート（雛形文章）をあらかじめ登録し、そのテンプレートを使って簡単に返信文を作成することができます。

数多くテンプレート（雛形文章）登録をしている場合などに、フォルダ毎に分けて登録することができます。製品ごとやサービス毎など、フォルダ単位で分けて管理することができます。

書きかけのメールを一時保存することができます。編集中フォルダに格納されるため、再開の際にも簡単に呼び出せます。

複数いる承認権限保有者の内、誰か一人が承認すれば、承認完了となります。シフトで勤務している管理者でも、業務が滞ることなく対応できます。

[Shift]または[Ctrl]を使用し、メールの一覧から任意に選択した複数の問合せメールを、一度にまとめて対応（処理）をすることができます。スパムメールを一括して削除するや一括して承認するなど、効率的に対応ができます。

件名や本文内のキーワードで検索し、過去同一の問合せ内容などを検索することができます。その際の返信文を活用するなどし、効率的な対応ができます。

共通で利用できるテンプレート（雛形文章）をあらかじめ登録し、そのテンプレートを使って簡単に返信文を作成することができます。

数多くテンプレート（雛形文章）登録をしている場合などに、フォルダ毎に分けて登録することができます。製品ごとやサービス毎など、フォルダ単位で分けて管理することができます。

グループ毎に署名を登録し、共有署名として使用することができます。共有署名に、担当者名を差し込みし送信することもできます。

メールを送信する前に文章に誤りがないか？やレイアウトがおかしくないか？などをチェックするため、プレビュー（確認）画面を表示することができます

他のオペレータ（例えば上司）がチェックしてから送信するというような運用を簡単に構築できます。承認機能を使用しないようにすることも可能です。

承認も、例えば技術的な観点と、文章校正の観点とそれぞれ別な管理者がチェックするなどという際、最大３重承認まで設定することができます。

全員に周知したい連絡事項をログイン直後のページに表示させることができます。

連絡事項は、ログイン直後のページに表示されますが、その後もメール一覧の連絡事項アイコンにより、好きな時に再確認することができます。

全員に周知したい連絡事項は、表示期間を設定することができます。これにより、ある指定日から表示させたり、一定期間経過後に表示させなくしたりすることが自動で行えます。

メール本文とは別に、引継ぎ（申し送り）コメントを書き込むことができます。対応毎にコメントは書き込めるため、例えば承認依頼時にオペレータから管理者へ注記事項をコメントしたり、承認差し戻し時になぜ差し戻すのかを管理者からコメントしたりできます。

対応毎に、日時・担当者・コメント（書き込まれた場合のみ）をタイムスタンプとして記録します。問合せが入電してからの対応の履歴がスタンプにより確認できます。

ログインの際、ID・パスワードを入力させることにより、不正アクセスを防止することができます。また、誰がいつログインしたのかなどの履歴を記録・確認することができます。

他人のID・パスワードによるなりすましを防止するため、メール一覧画面ではログイン名を常時表示します。

自身のID・パスワードを使って不正アクセスされていないか確認するため、メール一覧画面では最終ログイン日時情報を常時表示します。

３０分以上操作しなと、セッションがタイムアウトとなり強制的にログアウトされます。ログアウトし忘れなどの場合でも、不正アクセスやなりすまし予防に役立ちます。

管理者によるID付与時は、仮パスワードとして発行されます。そのため、初回ログイン時には、仮パスワードから本パスワードに更新する必要があります。

パスワードは、デフォルト１ケ月（※）で更新画面が自動表示されます。有効期限内にパスワードを更新しない場合、ログインできなくなります。

誰がいつログインし、ファイルをダウンロードしたか？などの操作履歴を自動記録しています。

誰がいつログインし、ファイルをダウンロードしたか？などの操作ログは、ダウンロードし確認することができます。

ユーザ毎に許可する機能を、細かく権限設定することができます。特に、情報をCSVファイルにダウンロードする権限はON/OFFの設定ができ、情報を入手できる人を特定化できます。

ユーザ毎に許可されていない機能は操作できないよう、アイコンがグレーアウトされます。オペレータもこの操作はできないと一目瞭然となります。

グループの情報もそのグループの所属として登録されたオペレータ以外には情報が表示されません。必要な情報以外は付与しないことにより、より高いセキュリティが確保できます。

送信者であるお客様のメールアドレスは表示させないように、権限設定によりアドレス情報を非表示にすることができます。

※メール本文にアドレスを記載するなど、いくつかの場合、アドレス情報非表示としていても表示される場合があります。

基本、管理者に付与するレポート出力機能についても、細かく権限設定をすることができます。「集計結果の表示」「集計結果のダウンロード」や、「メール内容のCSV出力」も、権限設定で管理できます。

担当しているグループとは別に、全グループを横断的に集計する「共通グループ」についても、これを集計表示・ダウンロードする権限を管理することができます。

ログインIDの認証設定において、IPアドレスを登録することにより、登録済みのIPアドレスからしかログインできないように制御することができます。

メール一覧画面より印刷したいメールを選択し印刷することができます。個人情報漏洩対策などとして、オペレータに印刷をさせたくない場合、権限管理により印刷アイコンを無効にすることができます。

メールデータをCSVファイルに出力することができます。

指定した期間内の問合せ件数を、日別・週別・月別の３パターンで集計することができます。

指定した期間内の問合せカテゴリ分類件数を日別・週別・月別の３パターンで集計することができます。

指定した期間内の返信所要時間をしきい値設定毎に、かつ日別・週別・月別の３パターンで集計することができます。

担当毎に「返信」「転送」「削除」及び「承認」「差し戻し」などを、どれだけ対応したかを集計することができます。個人別処理効率や査定などにも活用できます。

グループ毎に「問合せ件数」「問合せカテゴリ」「返信所要時間」「担当者」集計を出力することができます。

集計結果を、一覧表の状態で画面に表示させることができます。

集計結果をCSV出力することができます。集計結果を,一覧表示させた後CSVに出力することも、最初から結果を一覧表示せずダイレクトにCSV出力指示する事もできます。

集計結果ではなく、メールを一括して一定期間分CSV出力することができます。テキストマイニングやその他の分析など他へのデータ活用ができます。

メールを一括してCSV出力する際、必要なダウンロード項目を選択してダウンロードすることができます。

WEB CAS e-mailとの連携により、メールマガジンやパーソナライズメールやアンケート依頼メールなど企業から発信した情報の履歴を確認することができます。

WEB CAS formulatorとの連携により、メールアドレスで関連付けられる過去に回答したアンケートなども表示させることができます。

WEB CAS connectorとの連携により、顧客DBや会員DB、ECなど接続されている複数のデータベースと連携し、表示させることができます。