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メール共有システム WEBCAS mailcenter
その想い届け隊 想いちゃん・届く君

メール共有システム機能一覧

WEBCAS mailcenterの機能一覧です。用途別に詳しくご覧いただけます。

メール共有・管理機能

対応漏れ防止ステータス自動管理

メール対応のステータスに応じて「未対応」「編集中」「承認中」「対応済」「ゴミ箱」の5つのフォルダにメールを自動選別して管理。担当者は「未対応」フォルダに入っているメールから対応すればよいので、対応すべきメールがすぐわかります。

二重返信防止機能

メール返信作業(編集)を行うと、自動的に担当者として割り当てられます。他のユーザが編集できないようになるので、二重返信や二重対応を予防できます。

メール対応経過時間表示

メール一覧画面に、受信してからの経過時間が表示されます。また、予め設定した時間(しきい値)を経過すると、一覧表示されているメールの背景色が変更されます。これにより早期に対応すべきメールがすぐに分かります。なお色分け設定は、任意の色をそれぞれ5段階まで設定できます。

対応履歴ワンクリック表示

履歴アイコンのワンクリックで、過去の問合せ内容やその問合せに対する返信履歴を一覧表示させることができます。過去の対応など把握し、効率的な返信文が作成できます

グループ管理機能

運用体制に合わせて、問合せ対応のグループを設定をすることができます。また組織変更等に合わせて、後からグループ設定を変更することもできます。

グループ所属オペレータ設定

グループ毎に所属させるオペレータを設定することができます。

メール自動振り分け

本文や件名や本文の内容に対してあらかじめ設定したルールに則り、自動的に担当グループへ振り分けを行うことができます。

担当者設定

それぞれの問合せ毎に担当者を設定することができます。管理者が、この問合せは誰に担当させるなどを割り振るという使い方もできます。

メール転送

誤ってグループに届いた問合せを簡単な操作でグループ間転送させることができます。

複数窓口管理

1つのグループに、複数のメールアドレスや問合せフォームを割当てて管理することができます。

ゴミ箱

スパムメールなどの不要なメールを「ゴミ箱」に移動させて簡単に削除することができます。

メール返信業務

承認機能

メール返信者が、承認者の確認を経てから対応を行える、承認フローを構築できます。(承認機能を使用せずに返信を行う設定も可能)。承認は最大三重承認まで設定することができます。 承認担当者が複数いる場合、誰か一人が承認すれば承認が完了するため、管理者がシフト勤務の場合にも、業務が滞ることなく対応できます。

引継ぎ(申し送り)コメント機能

メール承認依頼時などに引継ぎ(申し送り)コメントを書き込むことができます。コメントは対応毎に書き込めるため、承認依頼時にオペレータから管理者にコメントを付与したり、管理者からの差し戻し時に理由を説明する等の対応が可能です。

テンプレート

共通で利用できるテンプレート(雛形文章)をあらかじめ登録し、そのテンプレートを使って簡単に返信文を作成することができます。

テンプレートフォルダ管理

数多くテンプレート(雛形文章)登録をしている場合などに、フォルダ毎に分けて管理することができます。製品やサービスや、対応カテゴリ毎等に、フォルダ単位で分けて管理することができます。

メール一時保存

書きかけのメールを一時保存することができます。編集中フォルダに格納されるため、再開の際にも簡単に呼び出せます。

メール一括移動

メール一覧から任意に選択した複数の問合せメールを、一度にまとめて別フォルダに移動することができます。[Shift]または[Ctrl]を押して作業することで、スパムメールの一括処理などが一度に対応できます。

メール検索

「件名」や「本文」をキーワードで検索したり、「受信日」や「ステータス」、「問合せカテゴリ」などを指定することで、これまでのメール問合せや返信内容を検索することができます。返信文を参照して作業する場合にお役立ていただけます。

署名

グループ毎に署名を登録し、共有署名として使用することができます。また共有署名に、担当者名を差し込んで送信することもできます。

プレビュー

メールを送信する前にプレビュー(確認)画面で返信内容を表示して確認できます

並べ替え

メール一覧画面で指定したタイトルでメールを降順・昇順に並べ替えることができます。

問合せ内容分類

問い合わせ内容別集計、管理等の目的で、問い合わせメールをカテゴリに分けることができます。「苦情」「商品欠品」「ご要望」等、カテゴリは自由に複数設定できます。

添付ファイル送受信

添付ファイル付きメールの受信、およびメール送信時のファイル添付が可能です。

内部連絡

連絡事項表示

全員に周知したい連絡事項をログイン直後のページに表示させることができます。操作画面に移ってからも、メール一覧の「連絡事項」アイコンを押下することで、常時内容を確認することができます。

連絡事項表示のスケジュール設定

全員に周知したい連絡事項は、表示期間を設定することができます。これにより、ある指定日から表示させたり、一定期間経過後に表示を消したりすることが自動で行えます。

タイムスタンプ

メール対応毎に、「日時」「担当者」「コメント(書き込まれた場合のみ)」をタイムスタンプとして記録します。これにより、問合せを受信してからの担当者およびその対応内容の履歴が確認できます。

セキュリティ

ユーザ認証

ログインの際、ID・パスワードを入力させることにより、不正アクセスを防止することができます。また、誰がいつログインしたのかなどの履歴を記録・確認することができます。

IP制御

ログインIDの認証設定において、IPアドレスを登録することにより、登録済みのIPアドレスからしかログインできないように制御することができます。

ログイン名表示

他人のID・パスワードの利用によるなりすまし防止のため、メール一覧画面ではログイン名を常時表示します。

最終ログイン日時情報表示

自身のID・パスワードを使って不正アクセスの有無を確認するため、メール一覧画面では最終ログイン日時を常時表示します。

自動ログアウト

一定時間操作しなかった場合、セッションがタイムアウトとなり強制的にログアウトされます。ログアウトし忘れなどの場合でも、不正アクセスやなりすまし予防に役立ちます。

初期パスワード更新

管理者によるID付与時は、仮パスワードとして発行されます。そのため、初回ログイン時には、仮パスワードから本パスワードに更新する必要があります。

パスワード更新

一度設定したパスワードは、一定期間経過すると更新画面が表示され、パスワード更新を促します。有効期限内にパスワードを更新しない場合はログインが出来なくなります。(SaaS・導入型のみ)

個人情報漏洩防止

メール内容等のダウンロードや印刷など、個人情報を持ち出せる機能に対して、オペレーター毎に細かく権限が設定できます。送信者であるお客様のメールアドレスは表示させないように、権限設定によりアドレス情報を非表示にすることができます。(メール本文にアドレスを記載するなど、いくつかの場合、アドレス情報非表示としていても表示される場合があります)

操作ログのダウンロード

操作ログを自動記録しており、ダウンロードし確認することができます。これにより、オペレータによる不正使用への抑止効果が期待できます。

操作権限設定

ユーザ毎に許可する機能に対して、細かく権限設定を行えます。

グレーアウト機能

ユーザ毎に許可されていない機能は操作できないよう、アイコンがグレーアウトされます。オペレータ側もできない操作が一目でわかります。

各種設定・その他

楽天あんしんメルアド対応

楽天あんしんメルアドサービス機能に対応する設定機能を用意しています。楽天ショップ運営企業様にも安心してご利用いただけます。

メールインポート

メールを一括インポートし、システムに取り込むことができます。

メールエクスポート

期間を指定したうえで、問い合わせメールをemlファイルでエクスポートすることができます。バックアップ等にご活用いただけます。

送信元メールアドレス設定

送信元のメールアドレスや名前を設定することができます。

レポート

問合せ件数集計

指定した期間内の問合せ件数を、日別・週別・月別の3パターンで集計することができます。

問合せカテゴリ集計

指定した期間内の問合せカテゴリ分類件数を日別・週別・月別の3パターンで集計することができます。

返信所要時間集計

指定した期間内の返信所要時間を、しきい値設定毎に、かつ日別・週別・月別の3パターンで集計することができます。

担当者集計

担当毎に「返信」「転送」「削除」及び「承認」「差し戻し」などを、どれだけ対応したかを集計することができます。個人別処理効率や査定などにも活用できます。

グループ別集計

グループ毎に「問合せ件数」「問合せカテゴリ」「返信所要時間」「担当者」の集計結果を出力することができます。

集計結果表示

集計結果を、一覧表の状態で画面に表示させることができます。

集計結果CSV出力

集計結果をCSV出力することができます。

メール内容のCSV出力

指定した期間内の問い合わせメールをcsv形式で一括ダウンロードすることが可能です。テキストマイニングやその他の分析など他へのデータ活用ができます。なお出力する際は、必要なダウンロード項目を選択してダウンロードすることができます。

全体レポート

全グループを横断した「共通グループ」の操作を許可されたオペレータにより、集計・詳細ダウンロードが可能。(SaaS・導入型のみ)

レポート権限設定

基本、管理者に付与するレポート出力機能についても、細かく権限設定をすることができます。「集計結果の表示」「集計結果のダウンロード」や、「メール内容のCSV出力」も、権限設定で管理できます。

DB検索

アウトバウンドメール履歴確認

WEBCAS e-mailとの連携により、問合せ頂いた方に以前配信したメール情報を確認することができます。

過去アンケート履歴確認

WEBCAS formulatorとの連携により、メールアドレスで関連付けられる過去に回答したアンケートなども表示させることができます。

外部データベース参照

顧客DBや会員DB、ECなど接続されている複数のデータベースと連携し、表示させることができます。VPNで接続して連携させることも可能です。(SaaS・導入型のみ)

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