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問い合わせメール共有システム WEBCAS mailcenter
その想い届け隊 想いちゃん・届く君

メール対応のお悩み解決

お客様からの問い合わせメール対応 こんなトラブルありませんか?

お客様から毎日寄せられる、メールやWebフォームからの問い合わせ。素早く的確に対応したいのに「問い合わせメールを見落として、返信が遅れてしまった」「誰がいつ対応したか把握できず、二重に対応してしまった」そんなことはありませんか? WEB CAS mailcenterは、このような問い合わせメール対応に関するトラブルを解決する、メール共有管理システムです。

大量の問い合わせメールを一元管理し、複数人で効率的に対応

WEB CAS mailcenterは、「info@~,support@~」等の代表メール窓口に届いたメールやWebフォームからの問い合わせを、サーバ上で一元管理して、複数担当者で共有・管理して効率的なメール対応を実現するグループウェアです。これまで利用していたメールソフトの使い勝手はそのままに、メール対応に関わる「二重対応」や「対応漏れ」等の問題を徹底的に防止します。迅速・適切なメール対応を実現して、顧客満足度の向上を実現します。

迅速・適切なメール対応を実現して、顧客満足度の向上を実現

返信もれ、二重対応を防止する!「対応状況把握機能」

従来のメールソフトで問い合わせメールに対応すると、メールソフトに大量に届く業務メールや問い合わせメール、Ccメール等に埋もれて大事なメールが見過ごされ、返信もれが発生しがちです。また「誰がどのメールに対応したか、対応していないのか」がスピーディに把握できないため、複数の担当者が二重に返信してしまうことも起こりがちです。WEB CAS mailcenterは、複数人が対応しても対応状況をリアルタイムに共有でき、「自分がどのメールに対応すべきか」がすぐわかります。また、対応中のメールには、別担当者は対応できないため、二重対応の心配もありません。

これまでのメール対応:メール対応状況を把握しきれず、返信もれや二重対応が発生!

これからのメール対応:対応状況が一目瞭然!確認ミスによる返信もれや二重対応を防止!

返信もれになっているメールがすぐわかる!

返信作業に入ると担当者が設定され、別担当による編集をガード


お客様に誰がどのような対応したのかがすぐわかる!「対応履歴確認機能」

従来のメールソフトでは、以前のメールのやり取りを確認するにも、フォルダ毎に検索したり、「受信フォルダ」「送信フォルダ」毎に検索したりと、面倒な作業が発生しがちでした。しかも、別担当者が対応していた場合、担当者のPCを確認しないとわからない場合もあり、このような状況では迅速なメール対応は困難でした。
WEB CAS mailcenterなら、対応中のメールから「履歴」アイコンをクリックするだけで、これまでのメールのやり取りがワンクリックで表示されます。時間を取られがちな確認作業が効率化され、メール回答時間が短縮できます。

これまでのメール対応:対応履歴を確認するにも、 履歴検索は面倒で、時間もかかる・・・

これからのメール対応:ワンクリックでメール対応履歴を一発検索。瞬時に確認できる

お客様とのメール対応のやり取りを瞬時に参照できる


誰でも的確なメール対応ができる!「対応品質向上機能」

Twitter、Facebook等ソーシャルの広まりにより、企業の不適切な対応はすぐに広まってしまう世の中になりました。WEB CAS mailcenterは、メール回答のテンプレートを活用することにより、新人やアルバイト、パートのオペレーターの方でも、企業としての品位を保った回答を実現します。
さらに、承認フローを組むことにより、品質の統一だけでなく、うっかりミスや誤配信を防ぐことも可能になります。

これまでのメール対応:ベテラン担当者と新人担当者の対応品質に開きがある

これからのメール対応:テンプレート活用や承認フローで誰でも丁寧・正確なメール対応

理想的な回答をテンプレート化して効率運用


承認フロー体制を整備して最適な対応を実現

増え続けるスパムメールを一括処理!

それぞれの個人PCのメールソフトにそれぞれ蓄積し、全員が対応していたスパムメール処理。一名の担当者が処理することで、管理画面上のスパムメールが全て削除されます。これにより、全体の作業時間が短縮します。

迅速・適切なメール対応を実現して、顧客満足度の向上を実現
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