郵送・FAXでの説明会集客をメール配信に移行し、集客率が15％向上

みずほインベスターズ証券株式会社は、東京・日本橋で創業し、今年で創業86周年を迎える、みずほフィナンシャルグループの証券会社です。

CRMシステムWEBCASシリーズの、メール配信システムWEBCAS e-mail、アンケートシステムWEBCAS formulatorを採用いたしました。

私どもが所属するIRコンサルティング部では、上場企業様のIR活動支援の一環として、証券会社のアナリストや機関投資家、マスコミ等を対象にした、決算説明会の集客から開催支援業務を行っています。WEBCASシリーズは、案内状のメール配信やお申し込みフォームの構築、出欠管理に活用しています。

これまでは郵送で集客案内を行い、ファックスで返信をいただいて、それをさらに、当社がまとめている各クライアント企業様の個別リストに「参加」「不参加」と手作業で入力していました。また郵送は専門の業者に委託しておりましたが、一連の業務にはかなりの手間やコストを費やしていました。

説明会のご案内を受け取る皆様のご要望があったからです。例えば3月決算の企業は大変多く、その説明会は同時期に集中します。証券会社のアナリスト・機関投資家・マスコミの皆様は、スケジュールが重なるなか、様々な会社からのご案内をみて出席を検討します。そのなかで、郵送での案内は管理しづらく、使い勝手が良くない、というご意見を多くいただきました。そこで当社では、ご案内を受け取る側の利便性を第一に考慮して、郵送からメール配信への移行を検討することにいたしました。当社独自の管理システムを構築するなど約2年間の準備期間を経て、2007年4月からメール配信の運用を開始いたしました。

以下の点が、挙げられます。

WEBCASシリーズを採用して、前期比で統計をとったところ、全体の集客率が15パーセントもアップしました。1社だけですと、企業サイドの理由や日程が重なるなど、様々な要因があるのでそれだけでは判断できませんが、これは一時期の全体の平均値においての数字です。説明会に多くの方にご来場いただきたいわけですから、申し込みが前年比で伸びていることはアピールポイントになります。企業様へのご提案がしやすくなりましたね。

WEBCASを導入するまでは、年間で400～500万円もの郵送費用がかかっていましたが、導入後は、郵送費の７割を減らすことができました。また、電子化によって、ファックス用紙の使用量も減りました。当初はメールに一気に移行したかったのですが、グループのアドレスのみで個人アドレスがない方などをはじめ、全体の2割ほどが現状のままを希望していらっしゃいます。今後はその比率を下げることを目標としています。

配信側と情報を受け取る側、双方の利便性が向上し、全体のスケールが大きくなったからだと思います。まず、配信側の理由としては、

の３点が、挙げられると考えます。順に説明します。

郵送ですと、一回限りのご案内しかできませんでした。しかしメール配信なら何回配信してもコストが一定ですので、反応のないお客様には、リマインドメールにより再度ご案内しています。このように、情報を周知する頻度が上がったことも、集客率アップに貢献しています。

また、WEBCAS内でメールアドレスに関するエラーがあった場合は、電話で連絡先の確認をするようにしています。これにより、リストの精査を迅速に行えるようになりました。

WEBCASでは、クリック率がリアルタイムにシステム上に反映されるので、ご案内する対象の反応がダイレクトにわかります。送って終わり、ではなく、その後の分析や対応に臨機応変に活用できることも、集客率のアップに繋がっていると思います。一例ですが、一時期お客様の反応が芳しくなかったことがありました。そこで何が悪かったのかじっくり分析したところ、案内状の文面が長かったので、文面を簡潔に練り直して再アプローチしてみたら、レスポンスが良くなったことがありました。

以下の点があげられると思います。

郵送だと忘れたり紛失したりする可能性もあります。それに対して、メール配信の最大のメリットは、受け取る方のお手元に確実に届き、簡単に保管・管理できることだと思います。時系列に説明会のフォルダを作っている方もいらっしゃるようですし、ご都合に合わせてすぐに出席の返信などができるので、全体のスケジュールが立てやすくなったという声を頂戴しています。

以前は出欠の返信はファックスでいただいていましたので、送信する手間がかかっていたと思います。メールでしたら、お客様ご自身が｢出席｣と判断されたときに、メール内のURLを押し、WEBCAS formulatorで作成したお申込みページで「申し込む」ボタンをワンクリックするだけなので、返信の負担がありません。実際、以前に比べて、ご回答は早い段階でいただいています。

WEBCAS formulatorで作成したお申込みページは個人情報の入力の必要はありません。 メール内のURLは個人が特定できるようにWEBCAS上で変換されているので、お客さまが名前をいちいち入力しなくても、URLをクリックしていただくだけで、その方のお名前や属性はもちろん、返信をくださったときの時間帯なども把握できるのです。なかなか使い勝手の良い機能だと思います。

理由は３つあります。

エイジア（現WOW WORLD）では初期投資やランニングコストが抑えられ、低コストで運用できることが決め手になりました。

証券会社を含む金融業界は、特に機密情報を多く扱うので、セキュリティに求める質的なものは非常に高いといわざるをえません。その点エイジア（現WOW WORLD）はＰマークを取得しておりセキュリティに対して信頼できること、多くの上場企業や大企業に実績が豊富であることなどから、内部管理の専門セクションの稟議でもスムーズに話が通りました。

上記の点に加え、カスタマイズ、調整をしていただけたことも決め手でした。このようなシステムで、重要なのはサービスや使い勝手だと思います。 また、使用していくなかで、使い勝手を調整する必要も出てきましたが、連絡すれば迅速に対応していただけるので、安心して運用しています。操作の点では、ある程度慣れる必要がありますが、思いのほか簡単に操作できたという声が担当からもあがっています。導入前に、営業やシステムのご担当の方が操作説明にいらしたこともあり、カスタマイズされた出欠フォームも、アンケートシステムを使って簡単に作ることができました。

園山様： 将来的には、WEBCASを活用して、お客様に対してより最適なコンサルティングとソリューションサービスを提供できるよう、今後もさらなるコンテンツの充実をめざしていきたいと思います。具体的には、社内調整や個人情報などの問題をクリアにする必要がありますが、個人投資家向け説明会の集客や集計作業にも「WEBCAS 」を使っていきたいと思っています。エイジア（現WOW WORLD）には、バージョンアップやWEBCASの効果的な活用方法などのアナウンスなど、きめ細かいフォローを期待しています。

堀口様： 現在WEBCASは説明会などの集客業務に活用していますが、今後「WEBCAS」はリサーチ業務に活用することも考えています。私どもは、サービスの付加価値を高めるために、クライアント企業様からのご要望をお受けして各種ア ンケートを実施しています。しかし、従来の説明会同様、郵送・手集計での作業のため大変な手間がかかりましたが、「WEBCAS」でリサーチ業務を効率化することで、新しいサービスを含め付加価値の高い多様なサービスが効率よく提供できるのではないかと考えています。そのためにも、エイジア（現WOW WORLD）にはこれからも息の長いサポートをお願いしたいですね。