メール配信システムとデータベースの連動で、各部門の業務を効率化

メールマガジンの配信は以前より行っていましたが、『WEBCAS』導入前はデータベースと切り離して配信するという運用をしておりました。メールを配信する前に、顧客データベースより配信対象のデータを抽出して、配信システムに都度データを入れ込んで配信する、という流れです。しかしそのような運用ですと急な配信対象の変更などに対応できず、業務効率も大変悪かったのです。私の部署はメール配信だけを担当しているわけではなく、その作業に膨大な時間を割くわけにもいきません。そこで配信業務をもっと効率化できないかということで、今回メール配信システムの乗り換えを検討することとなりました。

そうです。なぜそのような運用体制になるのか、ご説明します。

具体的なメールの内容やWEBサイトの内容は、各ブランド担当が企画･制作を行っておりますが、仮に配信までをブランド担当が行うと、多数の関係者が個人情報に触れるようになってしまいます。そこで個人情報の保護・管理を徹底するために、私の所属部署が個人情報を一元管理し、たばこに関する個人情報がからむマーケティング業務、いわゆるOne to Oneコミュニケーションを一括して担当するという運用体制をとっています。また、顧客データベースの管理・運営も我々の部署の管轄下で行っております。 WEBCAS導入以前の運用は、

（１）ブランド担当からメール本文・配信対象の属性等の抽出条件を受け取る
（２）システム担当に依頼し、顧客DBから配信対象のデータを抽出
（３）メルマガ原稿とメールアドレス等のデータを配信システムに入れ込み、最終確認後配信

という流れでした。

そうなんです。以前は、ブランド担当から『配信対象の属性を変更したい』『メールの文面を変更したい』という要望があったとしても、直前には対応できなくてお断りしたこともありました。ブランド担当の要望に100％応えることは難しく、心苦しい思いを持っていたのです。以上の理由で、メール配信システムとデータベースを連動させ、配信対象の抽出を、柔軟かつ迅速に行えるようにしたいと考えておりました。

一番のポイントは、やはりデータベースとの連携がきちんとできるかどうか、というところでした。実際、他社様のシステムでも『データベースとの連携が可能』をうたっているシステムがないわけではありません。しかし私たちが望んでいた、きめ細かく柔軟に配信対象を抽出できるかどうか、というところでは『WEBCAS e-mail』が最も優れていました。今回は若干カスタマイズが入りましたが、それでもお話を伺ったら、エイジア（現WOW WORLD）アさんが実装まで最もスムーズに運びそうでしたし、実際構築するまで大した問題はありませんでした。また『WEBCAS e-mail』は導入実績が多かったことも安心できましたし、デモを拝見したらシステムの使い勝手もいい。そして、メール配信以外にも、『WEBCAS formulator』というアンケート機能もあり、こちらも将来的に活用できそうだったこともポイントが高かったですね。

先ほど申し上げましたとおり、以前は一度セットした配信対象を変更するには、再度顧客DBの抽出条件を変更して、データを抽出しなおす事をシステム担当に依頼し、配信システムに入れなおす必要がありました。しかし今は『WEBCAS e-mail』が直接データベースと連携していますので、私が『WEBCAS』の管理画面上で抽出条件を変更だけで、すぐ対応できます。送信ボタンを押す直前にも抽出条件の変更ができるようになり、圧倒的に業務効率が向上しましたね。

本文の修正が大変楽になったことですね。これまでは一旦システムに本文を登録したら、変更するにはもう一度登録しなおす作業が必要だったのですが、『WEBCAS e-mail』ならシステム担当に登録を依頼することもなく、配信前ならいつでもシステム上でリアルタイムに文章を変更することが可能になりました。また、たまにサブ担当に配信作業を頼む場合も、簡単なレクチャーですぐ操作の仕方などを理解してもらえましたので、非常に扱いやすいシステムだと思います。

携帯向けのメールマガジンも『WEBCAS』導入以前より配信しており、今回メール配信エンジン『WEBCAS Mobile Express』も必要な機能として導入しました。携帯向けメールでは、主に新製品やキャンペーンのご案内などを配信しておりますが、『WEBCAS e-mail』の絵文字機能を積極的に活用しています。配信するキャリアごとに表示される絵文字は違うのですが、『WEBCAS e-mail』はプレビュー画面やテストメールで簡単に比較検討できますので、判別しやすいところがいいですね。以前のシステムと比べると、どのキャリアで見ても見栄えがよいように作りこむ作業が楽になりました。以前は絵文字を必要最低限しか使っていませんでしたが、表現の幅が広がったと思います。

今回『WEBCAS』シリーズを導入して、業務の効率化を実現することができました。しかしメルマガなどのマーケティングは、とにかく内容の質が重要です。質の改善は、顧客一人ひとりを見据えた、よりきめ細かい対応が必要で、それは普段の努力で補うしかありません。今後は『WEBCAS e-mail』のメールマーケティング機能を活用し、効果検証を行うなどして、コンテンツの質の向上を図っていく必要があると考えています。レビューではよかった点を強調しがちですが、悪かった点も見つめなおして、今後どんどん改善していきたいですね。