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DB連携とCSV配信双方に対応できるのは、WEB CAS e-mailだけでした。

クオリティ株式会社は、企業向けIT資産管理ツールのリーディングカンパニーです。同社はマーケティング施策の一つとしてメールマガジンを配信していますが、その配信システムを2007年に「WEB CAS e-mail」へと移行しました。

今回は、マーケティング活動全般を統括されている、プロダクトマーケティング＆カスタマーリレーショングループ マネージャーの山田 勝志様、サブマネージャーの肥田 雄一朗様、高山 真彰様に、同社のマーケティング戦略からメール配信システムのご活用状況などについてお話を伺いました。

―まず、御社を簡単にご紹介していただきたいのですが。

山田様：

「クオリティはIT資産管理ツールを中心として、企業の情報システム部門のご担当者の皆様にクライアントPCを管理するシステムをご提供しています。数あるIT資産管理ベンダーのなかでも、自社製品やサービスを改善する体制を整備しているところを強みとしています。」

セキュリティ統制の推進をきっかけにメール配信システムを移行

―クオリティ様には当社のメール配信システム『WEB CAS e-mail』を導入いただいていますが、そもそもどういった経緯でシステムを移行されたのでしょうか。

高山様：

「今回のシステム導入のきっかけはセキュリティ統制(IT統制)です。当社は2003年ごろからメールマガジンを配信しており、今では読者数は3万7,000人ほどになります。以前はPCにインストールするタイプのメール配信ソフトを使い、CSVデータをメール配信担当のPCに保存してから配信していました。しかしセキュリティ統制を推進するにあたって、今後そのような運用はふさわしくないと考え、システムを探し始めました。」

配信業務の負担、エラーメール処理、クリックの分析に課題

山田様：

「ただ、それよりも以前から、メール配信システムの移行は考えていました。それまで使っていたシステムの課題が色々とあったからです。まず1点は、配信業務の負担です。2点目が分析機能、3点目がエラーメールに関する機能です。」

―それぞれの課題の詳細をお伺いします。1点目の配信業務の負担に関しては？

山田様：

「当社はメール配信担当が部署ごとに何人もおりますが、例えば一人配信している間は、他の担当者は配信できませんでした。また、配信の途中にエラーで止まる可能性もあり、配信終了まで担当者がついていないといけませんでした。」

―2点目の、分析に関しては？

高山様：

「クリック率を集計できるような機能がなかったことですね。WEBサーバのアクセスログから解析することで、クリック数、IPアドレスまでは追跡できたのですが、誰がクリックしたのか、というところは分析できませんでした。」

―3点目のエラーメールの問題は？

高山様：

「エラーメールの詳細がわからなかったことです。例えば4万件にメールを配信して、2万件がエラーになって帰ってきた場合、『エラーになった理由』『配信先のメールアドレスが今生きているのか』それらを把握できなかったのです。」

データベース連携とCSVインポートを両立させるシステムを求めて

―では、当社システムをご採用いただいた理由をお聞かせ下さい。

山田様：

「当社ではメール配信システムを顧客データベースにつないで配信するDB連携機能と、CSVデータをインポートして配信する機能どちらも必須の機能でした。しかし、CSVのインポートと、基幹データベースとの連携をカスタマイズ無しに両立できるツールが、『WEB CAS e-mail』の他にありませんでした。比較検討した他社様のシステムですと、カスタマイズが必須になり、コストが割高になってしまうといったことも要因の一つです。」

DB連携による配信業務の効率化が目標

―なぜ、DB連携とCSV配信を両立させたかったのでしょうか。

山田様：

「DB連携についてまず申し上げますと、一番の理由は配信業務効率化のためでした。CSVデータを都度インポートして配信するのは作業面の負担や配信先違いなどのミスへの不安が大きかったため、そこをシステム面で解決したかったのです。DB連携にするとデータ投入を手作業で行うということがないため、『間違えたリストで配信してしまうのではないか？』といった心配は無くなります。さらにメールを配信したい対象別にフレキシブルに配信することもできるわけです。」

効果的なセグメント配信を効率的に実施

―メールを配信したい対象、というのは具体的には。

高山様：

「例えば地方別に個別のセミナー情報を配信するといったことです。今もCSVで地域別配信は行っているのですが、DB連携だと手間が軽減されます。」

山田様：

「また当社は多種類のメールを配信していますが、これまでは、例えば製品情報のメールは配信して、セミナー情報のメールだけは配信停止、と個別に設定することが難しかったのです。リストが共通なので全部止めるしかなかった。その対策として、基幹データベースに繋げたいという思いがありました。」

基幹データベース運用との兼ね合いでCSV配信も必須

―それでは、CSV配信はなぜ必要だったのでしょうか。

山田様：

「基幹に入れられないデータがあり、統合が難しかったのです。例えば、展示会で獲得した名刺情報。メール配信のパーミッションを得ていないリストに対しても、来場お礼メールを一度配信しますので、そういったリストは基幹データベースにデータを入れずに、CSVで配信します。それに基幹データベースを拡張することは情報システム部にとって都合が悪いですし。色々な部署の要望を集めたら、CSVとDB連携を両立させたいという結果になりました。」

担当者が多いからこそ、シンプルな操作性が大事

―他に『WEB CAS e-mail』選定の決め手はございますか？

高山様：

「システムの使いやすさですね。配信担当が多数おりますので、大掛かりなレクチャーなしで、誰でもミスなくきちんと配信できるというのは、非常に助かります。他社様のシステムだと複雑で分かりにくいことが多かったのです。」

マーケティング施策には必ず成果指標を設定

―実際配信しているマーケティング施策に関してお伺いしたいのですが、皆さんの部署でマーケティング全般をご担当されているのですよね。

肥田様：

「私どもの部署は、WEBや紙媒体広告、イベント、展示会などを含め、全ての販促施策や、プロダクトマーケティングを統括している部署ですね。」

―拝見したところ、貴社はWEB施策を非常に精力的に行っているという印象を受けました。

肥田様：

「何をやるにも目標数値を必ず設定し、その達成率が会社に評価されるような体制になっています。たとえば、WEBアクセス・ビューは前年度比130％を目標とし、毎回達成してきました。目標を達成するために施策を考え、講じてきた結果ですね。」

多様なメールを配信

―そのように獲得したリードに、メールマーケティングを行っていくようなイメージなのですね。では、御社のメールマガジンについてお伺いしたいのですが。

山田様：

「製品関連情報、業界最新ニュースを配信する『Q-NEWS』をはじめ、セミナー情報、分科会のご案内、年間バージョンアップ（保守サービス）期間の終了の告知、販売パートナー向けメールなど、多岐に渡ります。読者は弊社製品のユーザ様や営業マンが名刺交換したお客様、WEBメンバーのユーザ登録したお客様が大多数で、他は展示会で獲得したお客様や、問合せしていただいたお客様などです。それぞれのメールマガジンは、部署ごとに担当者がいて、メールの作成から配信まで行っています。」

• クオリティコミュニケーションサイト内で、
• メールマガジン登録が可能
• http://quality-up.jp/q_news/

無料メルマガ配信スタンドも活用して間口を拡げる

―自社配信のほかに、無料メルマガスタンド『まぐまぐ！』からも配信されていますね。

山田様：

そちらにはあまり製品情報を全面に押し出すような内容にはなっておらず、PCにまつわるお役立ち情報をメインに発信しています。」

―無料のメルマガスタンドと自社配信を併用されている企業様は少ないかと思うのですが、何故どちらも配信されているのでしょうか？

山田様：

「それは、今当社製品に直接的に関連のない部署の方にもご登録いただきたいと考えているからです。例えば自治体や官公庁などでは、他部署から突然情報システム部に配属されることがありますので、まず当社に慣れ親しんでいただいて、システム関連部署に配属されたときに、『Q-NEWS』に移行していただきたいと考えています。」

受発注システムと連携させて自動配信も予定

―「年間バージョンアップ（保守サービス）」期間の終了の告知は、お客様の状況に応じて配信しなければいけませんね。

山田様：

「現在は、サポート期間の終了1ヶ月前になるリストをピックアップして、CSVデータをインポートして配信していますが、近々それも基幹システムの受発注の情報と連携させて自動的に配信するようにしたいと考えています。」

分析機能を活用してWEBコンテンツ制作に活かす

―『WEB CAS e-mail』でメールマーケティング分析も行えるようになりましたね。

山田様：

「はい。今考えているのがメールのタイトルに盛り込むキーワードの分析です。例えば、ある企業には『Winnyの使用を禁止する』というタイトルがヒットしたけれど、別の企業には『WEBアプリケーションを使わせない』というタイトルがヒットしたなどの分析を行うことで、WEB上の表現も効果的なものに変えていけるのではないかと考えています。これまでは情報をひたすらOUTすることが中心だったのですが、これからは出したものに対して、情報をINしてくる使い方をしていきたいですね。」

―目標を達成するには必要なことですよね。

山田様：

「デジタルのコンテンツは、いいアイデアを思いついて実行したらすぐに効果が出ますので、慢心していたらすぐ飽きられてしまうものです。ですから周囲の動向には常に気をつかっていますし、検証は積極的に行っていきたいと思っています。」

安定性・セキュリティ面・操作性・エラーメール処理に効果

―実際ご利用になられて、どのような効果がありましたか？

山田様：

「とにかく、誰でも使えているところが一番の魅力ですね。また一度も情報流出や、誤配信などの事故も発生しておりませんので、『WEB CAS e-mail』は、簡単かつ品質が優れているという印象です。」

高山様：

「また以前はどのメールに対してのエラーなのか追跡できませんでしたが、『WEB CAS e-mail』では、エラーになったのはこのメールを送ったこの人です、という情報が取り出せるようになり、エラーメールへの対処が可能になりました。」

―今後何か新しい試みをしていこうという動きはありますか。

高山様：

「現状、当社の他プロジェクトの都合でDB連携が完了しておりませんので、DB連携設定後、業務効率化を推進していきたいですね。」

山田様：

「また将来的には『WEB CAS e-mail』をSFAのツールと連携させることも考えています。メールの中のURLのクリック情報をもとに営業が動き、最終的に売上まで結び付けられたのか。そこまで把握できるようにして、何をきっかけに購入したのか、というデータを取って検証していきたい。実は今回、そういった経営側の意思も働き製品決定した、という面もあります。『WEB CAS e-mail』なら拡張の可能性も出てきますので。」

―ありがとうございます。今後もぜひ色々と『WEB CAS e-mail』を活用していただければと思います。本日は貴重なお話をお聞かせいただき、誠にありがとうございました。