煩雑なエラーメール管理作業から解放され、コストは10分の1に

会員向けのメルマガ配信ツールとして、メール配信システムWEBCAS e-mailを利用しています。現在当社では約35,000人のメルマガ会員を抱えており、月に1回、新商品の情報などをメルマガでお知らせしています。

また、毎年恒例の「カレンダープレゼントキャンペーン」を実施するため、応募フォームが作れるWEBCAS formulatorも1ヶ月間短期利用しました。

はい。WEBCAS導入前は別のツールで配信していたのですが、メルマガ自体は開始してからもう7～8年になります。

煩雑なエラーメール管理作業を解消したかったからです。以前使用していたシステムは、たとえば「エラー番号【1】のアドレスはドメインが存在しないため配信不可」「エラー番号【2】のアドレスは相手のメールボックスが一杯のため配信不可」というように、メールのエラー結果を番号で管理する仕様でした。そのため、エラー番号とエラー理由をひとつずつ目視で突き合わせないと、「なぜこのアドレスにはメールが届かなかったのか」を把握できませんでした。数件程度なら問題ないのですが、以前のシステムではかなりの量のエラーメールがあったので、この管理方法を続けるには限界がありました。

また、システムの設定作業も難しかったです。管理画面上を行ったり来たりしなければならない作りだったので、配信ミスのリスクも抱えていました。

そこで、これらの問題点を解消しメルマガをストレスなく運用し続けたいと考え、システムの切り替えに踏み切りました。

まずは日頃からお世話になっている複数の協力会社さんに相談し、おすすめのメール配信システムを紹介いただきました。その際、各社から名前が挙がったのがエイジア（現WOW WORLD）さんのWEBCASでした。その後、社内でも「システムの使いやすさ」「メルマガの運用しやすさ」を最優先に、いくつかのメール配信システムをピックアップし比較検討しました。その結果、最も使いやすく、かつ低コストで運用できるのがWEBCASでした。

また、WEBCASは大手企業の導入実績が豊富なほか、Webサイトには導入企業の事例インタビューが多数掲載されていたため、これらも選定時の安心材料になりました。

また、WEBCASに切り替えてからメールの到達率が向上し、エラーメールの数自体も減少しました。

そのほかにも、次のような導入効果がありました。

・大幅なコスト削減
WEBCASに切り替えてから、メルマガ配信にかかるコストが従来の10分の1になりました。当社はメルマガリストをCSVファイルでインポートして配信するプランを利用しているのですが、データベースを持たない運用のため、月々の固定費を大幅に減らすことができ助かっています。

実はシステムの検討段階では、毎月メルマガ会員リストを更新してインポートするのは手間がかかるのでは？という懸念がありました。しかし、先ほどもお伝えしたようにWEBCASにはエラーメール処理機能が備わっていますし、到達しないアドレスは課金対象外になるため、毎月「新たに登録されたメルマガ会員」だけを前回のリストに追加してインポートすれば良いということがわかり、これなら問題なく運用できると確信しました。

・作業時間が短縮
WEBCASは管理画面がわかりやすく、メルマガ会員リストのインポートから本文作成、配信設定という一連の流れを上から順番に設定していけば間違いがありません。「自分が今どこにいて何を設定しているのか」が常にわかるので、メルマガの配信作業に戸惑うことがなくなり作業時間が短縮されました。

以前はこちらの応募フォームも別システムを使って作成していたのですが、そちらは顧客データベースと応募受付管理のデータベースが連動していたため、たとえば顧客データベースの住所項目に「勤務先の住所」が登録されているお客様が、応募フォームのカレンダー送付先に「自宅の住所」を入力してきてしまうと、大元の顧客データの住所が勝手に上書かれてしまうという弊害がありました。

それに対して、WEBCAS formulatorはキャンペーン応募フォームが完全に独立したクラウドサービスのため、このような問題が起きることはありません。できるだけ勤務先情報を管理しておきたい当社にとっては、使い勝手が良いと感じ利用を決めました。さらに、今回はWEBCASのフォームとメール配信を連携し「メルマガを受け取った方しか応募できない」というクローズキャンペーンを実現しました。顧客データベースと連動させなくても、このようなメルマガ会員限定のキャンペーンが簡単に行える点はとても便利だと思います。

WEBCASを導入したことでメルマガの運用負担を軽減できたため、今後はOne to One配信機能などを利用し地域別のパーソナライズメールに挑戦したいと思っています。これからも、お客様との重要な接点であるメルマガを最大限活用していきたいので、引き続きサポートをお願いします。