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コープネット全エリアの広報誌モニターアンケートを紙からWebに移行し、2~3日かかっていた集計作業が数分で完了するようになりました。アンケート回答率も75%と好調です

生活協同組合連合会コープネット事業連合(以下 コープネット)様は、WEBCASのアンケートシステムとメール配信システムを導入し、1都7県の全エリアにおける広報誌のモニターアンケートを実施しています。従来は紙のアンケートを郵送して実施していましたが、Webアンケートに移行したことで大幅な業務効率化を実現されました。ご担当者様に、WEBCASの活用方法や導入効果についてお聞きしました。

目次
  • コープネットの事業と、渉外・広報部の業務について
  • 広報誌のモニターアンケートにWEBCASを活用
  • モニターアンケートを紙からWebへ
  • WEBCAS導入の効果 ~2、3日かかっていた集計作業が数分で完了、アンケート回答率は75%!~
  • WEBCASの選定理由
  • システムの安定稼働や開発姿勢を評価

コープネットの事業と、渉外・広報部の業務について

コープネット様の事業概要と、大森様の担当業務についてお聞かせいただけますか。

生協の連合会

コープネットは、1都7県の会員生協(コープみらい※・いばらきコープ・とちぎコープ・コープぐんま・コープながの・コープにいがた)とコープネットの子会社で構成する生協の連合会です。2015年の会員生協合計の事業高は5,250億円、組合員数は451万人を超えています。

※コープみらいは、千葉県・埼玉県・東京都を事業エリアとする生協。

私の所属している渉外・広報部では、社会・全般への広報活動のほか、組合員向け広報誌の作成や部内報の作成、Webサイトの運営業務等を担っており、私自身はWebサイトやASPの運用管理を行っています。

広報誌のモニターアンケートにWEBCASを活用

WEBCASをどのような用途で活用されていますか。

コープみらいで毎月発行している広報誌

コープみらいで毎月発行している広報誌

主に、各エリアの生協で発行している広報誌のモニターアンケートを実施する目的で、2011年よりWEBCASを継続利用しています。

コープネットでは組合員の意見や感想を誌面づくりに生かすため、1年間読者アンケートに協力いただけるモニターを募集し、モニターとして選ばれた組合員の皆さまに対して毎月1回アンケートを実施しています。モニターの募集フォームやアンケートフォームをWEBCAS formulatorで作成し、当選通知メールやアンケートの回答依頼メールをWEBCAS e-mailで配信しています。

アンケートではどんなことをお聞きしているのですか。

たとえば「作りたいレシピはありましたか?」「P.6の特集は良かったですか?」など、各ページについての満足度を選択肢から選んでいただいた後、その理由を自由記入で回答いただいています。こうして取得したモニターの皆さまのご意見は、次号や次年同月号の広報誌制作に活かしています。アンケートに協力してくれた方にはインセンティブをお渡ししていることもあり、モニターの皆さまは大変丁寧に回答してくれています。

アンケートフォームの作成やメール配信は各生協で行っているのですか。

アンケートフォームは、各生協から原稿をもらって私たち本部にて作成しており、モニターへのメールは各生協の広報部門の担当者が配信しています。本部と各生協の担当者を合わせると、約12名がWEBCASを操作しています。

WEBCAS formulatorで作成しているモニターアンケートの一例

WEBCAS formulatorで作成しているモニターアンケートの一例

モニターアンケートを紙からWebへ

WEBCAS導入前も、広報誌のモニターアンケートは実施していたのですか。

はい。ただ、以前は郵送による紙のアンケートを実施していました。しかし、モニターを数百名抱えている生協もあり、郵送や集計の手間がかかっていることが課題でした。そこで運用を効率化したいと考え、Webアンケートおよび回答依頼メールの一斉配信ができる、WEBCASを導入することにしました。

WEBCAS導入の効果 ~2、3日かかっていた集計作業が数分で完了、アンケート回答率は75%!~

モニターアンケートを紙からWebに切り替えて、何か効果はありましたか。

はい。アンケートの集計作業や回答依頼作業が大幅に効率化しました。それぞれお話しします。

1.アンケートの集計作業

あるエリアの事例ですが、紙のアンケートを実施していた際は、手入力して回答結果を集計するまで1.5人で2~3日かかっていました。WEBCAS導入後はアンケート結果をCSVでダウンロードするだけなので、数分で完了するようになりました。もちろん、管理画面上でも集計結果を閲覧できるため、リアルタイムな状況報告も可能になりました。

また、以前は回答内容を手作業でExcelに転記していたため、文字や数字の入力ミスや段ズレのリスクがありました。WEBCAS導入後はこれらの転記作業が不要になったため、集計スピードだけでなくデータの正当性も確保できるようになりました。

2.アンケートの回答依頼作業

以前は、モニター一人ひとりに紙のアンケートを直接郵送していました。この作業は一日がかりでしたが、WEBCAS導入後はメールでの回答依頼ができるようになり、作業は数十分で済むようになりました。また、郵送からメール配信に変えたことでコストも大幅に削減できました。

モニターのアンケート回答率はいかがですか。

大森 保彦様

「モニターの皆さまは自由記入の回答も丁寧に書いてくれるため、日々の誌面作りに大変役立ちます」

アンケート回答率は、総じて75%前後をキープできています。あらかじめモニター登録している方が対象なので回答意欲が高いのはもちろんですが、アンケート依頼メールを配信すると、初回だけで60%の方がアンケートページにアクセスするためのURLをクリックしてくれます。その後、クリックしなかった残りの方に再度メールを配信し回答を促進することで、回答率75%を実現しています。

WEBCASの選定理由

Webアンケートの実施に際し、数あるアンケートシステムの中からWEBCASを選ばれた理由を教えていただけますか。

必要な機能が備わっていたことはもちろんですが、システム提供元のエイジアは個人情報保護の体制が整っており、信頼できる会社だと判断できたからです。実は以前、格安のアンケートシステムの利用を検討したことがあったのですが、システム提供元の会社に個人情報の取り扱いについて契約書の取り交わしを依頼したところ、それに応じてくれませんでした。格安のシステムは、クレジットカード決済やインターネット申込に対応しているため手軽に使えて一見便利ですが、個人情報をしっかり管理したいという企業・団体からすると不安が残ります。エイジアはプライバシーマークと情報セキュリティマネジメントシステム(ISMS)の国際規格「ISO/IEC27001」の認証をどちらも取得しており、個人情報の取り扱いについて契約書を取り交わすこともできたため、安心して利用できると考えました。

これまでに、システムの見直し等でWEBCASと他社製品を比較したことはございますか。

はい。他社製品を実際に操作して使い勝手を確かめるなど、WEBCASとの比較検討は定期的に行っています。しかし、他社さんの製品は私たちが必要としている機能が搭載されていないことが多く、機能面では断然WEBCASのほうが勝っていると思います。WEBCASなら「こんなアンケートやフォームを作りたい」というイメージをそのまま具現化できるので、とても使い勝手が良いです。

当初はモニターアンケートを実施するために導入したWEBCASですが、実は各生協の担当者から「使い勝手が良いからもっと他のことにも使いたい」と依頼を受けることが増え、現在はイベントや講座の応募フォーム、社内向けの報告フォーム等もWEBCASで作成しています。

具体的に、どのような機能に利便性を感じていただいているのでしょうか。

テンプレート機能が便利です。WEBCASは一度作成したWebフォームやWebアンケートをテンプレートとして登録しておくことができるので、この機能は重宝しています。登録数に上限がないのでかなりの種類のフォームを登録していますが、急なフォーム作成依頼にも「昨年登録したあのフォームを流用しよう」というように、迅速に対応できるので助かっています。

また、条件分岐アンケートが作成できるのも良いですね。たとえば「コープみらい」は千葉県・埼玉県・東京都を事業エリアとする生協なのですが、お住まいの地域を最初の設問で選んでいただき、それ以降は地域に合った設問が出るように設定しています。通常のアンケートに比べて設定の手間はかかりますが、各地域に合わせた適切な設問を表示できるので、回答者の利便性が高まると考えています。

システムの安定稼働や開発姿勢を評価

長期にわたりWEBCASを利用いただいていますが、弊社およびWEBCASの評価をお聞かせいただけますか。

長年利用していますが問題なく安定稼働しており、信頼できるシステムだと思います。また、エイジアさんは画像ファイルのアップロード機能や郵便番号からの住所転記機能など、私たちからの改善要望をすぐに受け入れ、アンケートシステムの標準機能として追加してくれました。このようなスピーディーな開発姿勢も評価しています。

今後も、組合員とのコミュニケーションツールの一つとしてWEBCASを活用していきたいと思っていますので、引き続きサポートをよろしくお願いします。

こちらこそ、よろしくお願いいたします。本日は貴重なお時間をありがとうございました。

コープネット様のお悩みはこれで解決!

モニターアンケートをWebで実施して
集計作業を効率化したい!
アンケートシステムWEBCAS formulator
モニターアンケートの回答依頼を
メールで一斉配信したい!
メール配信システムWEBCAS e-mail
ユーザ企業様プロフィール
商号 生活協同組合連合会コープネット事業連合
代表者 理事長 赤松 光
本社所在地 埼玉県さいたま市南区根岸1-4-13
設立 1992年7月21日
URL http://www.coopnet.jp/
事業内容 1.会員の事業に必要な物資を購入し、これに加工し若しくは加工しないで、又は生産して会員に供給する事業
2.物流事業、商品媒体作成、システム共同化による開発ソフトの作成その他コープネットが会員の事業に必要な各種機能やサービス等を提供し、会員が共同して利用する事業
【ご注意】
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