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その想い届け隊 想いちゃん・届く君

個人情報を自社管理しながら、煩雑なメールサーバの運用はプロに任せることで、質の高いセキュリティと業務効率化を両立させることができました。

森ビル運営施設の会員カード「ヒルズカード」、会員ポータルサイト「eHills Club(イーヒルズクラブ)」、六本木ヒルズの“知の拠点”アカデミーヒルズ…これら会員向けコミュニケーションツールに、メール配信システムWEBCAS e-mailとアンケートシステムWEBCAS formulatorが十数年、継続して使われている。このほど森ビルグループ会社のイーヒルズは、WEBCASをオンプレミス版からクラウド版へ移行し、強固なセキュリティを実現しながらメールサーバ管理業務の大幅な効率化を実現した。システム部 山森 謙治様に、WEBCASの活用内容やシステム移行の経緯などについて、詳しい話を伺った。

目次
  • イーヒルズの事業について
  • WEBCASをどのように活用しているか
  • 「セキュリティ」と「効率化」どちらも捨てられない ~導入版からクラウドに移行
  • なぜ他社クラウドサービスを利用しなかったのか
  • WEBCASクラウド版に移行して感じているメリット

イーヒルズの事業について

イーヒルズ様の事業についてお聞かせください。

イーヒルズは森ビル株式会社の100%出資のグループ会社で、森ビルが運営する大型複合施設の入居者向け会員ポータルサイト「eHills Club」を運用しています。他にも、森ビルが利用する各種情報システムの構築・運用・サポートを請け負っています。

WEBCASをどのように活用しているか

WEBCASをどのように活用しているのか、詳しく教えてください。

ヒルズカード

森ビル施設を利用するとポイントが貯まるヒルズカードのメルマガはWEBCASで配信中。入居オフィスの従業員は緑のシールを貼るとお店で優待が受けられる

六本木ヒルズや表参道ヒルズ等の対象店舗でポイントを貯められる「ヒルズカード」や、入居者(主に法人会員)向けポータルサイト「eHills Club」、各種イベントを開催している「アカデミーヒルズ」の会員向けメルマガを配信するために、メール配信システムWEBCAS e-mailを利用しています。

また、各種イベント応募、お問い合わせ、サービスの申し込みを受け付けるWebフォームをWEBCAS formulatorで作成・運用しています。

WEBCASでどんなコミュニケーションを行っているか、もう少し詳しく教えていただけますか。

六本木ヒルズの屋上庭園(通常非公開)での田植え体験

六本木ヒルズの屋上庭園(通常非公開)での田植え体験

森ビルは、都市を創るだけでなく、時代にフィットするよう街を進化・成熟させる「タウンマネジメント」事業に力を入れており、街の活性化につながる様々な企画を推進しています。これを広めるために、WEBCASで入居者・住民・一般来場者に様々なコミュニケーションを行っています。
たとえば入居者には、店舗のお得情報など“販促目的”のメルマガだけでなく、“町内会”や“福利厚生”の観点で、イベントの告知や、応募受付をWEBCASで実施しています。「eHills Club」(主に森ビルのオフィス在勤者向け)メルマガでは、フットサル大会やゴルフコンペなどをご案内したり、住宅にお住まいの方にバスツアーや田植え体験をご案内したりなど、コミュニティを活性化する活動を行い、皆さまにご好評をいただいております。

また、ビジネスパーソン向けセミナー・イベントを開催しているアカデミーヒルズでは、会員にイベント情報をご案内しています。イベント参加情報を分析して、「次回イベントに興味がありそうな会員様」にターゲットを絞って告知するなどして集客を行っています。

他にも、六本木ヒルズなどにある会員制ライブラリーや、アカデミーヒルズでお貸ししているカンファレンス施設の申込など、有償サービスの重要な受付窓口として、WEBCAS formulatorを常時利用しています。

「セキュリティ」と「効率化」どちらも捨てられない ~導入版からクラウドに移行

長期にわたってWEBCASを利用されているそうですね。

はい。森ビルではWEBCASを10年以上前から利用しており、導入当初からイーヒルズが運用に携わっています。

当初WEBCASのパッケージ版を選択した理由は、「WEBCASの連携機能」が充実していたからでした。当社が利用している複数のデータベース(Oracle)と連携し、メール配信やWebフォームが連動して運用できるところが決め手となりました。

それ以降、継続的にWEBCASを利用してきましたが、2013年に当社のサーバやデータベース等の環境を刷新するタイミングで、WEBCASをパッケージ版からクラウド(SaaS)版に移行しました。

なぜ、パッケージを新しくするのではなくクラウドに移行することにしたのですか?

メールサーバ等のシステム運用保守にかかる業務負荷を軽減したかったからです。

イーヒルズは、森ビルからWEBCAS周りのシステム保守を請け負っているので、これまでもサポートや障害対応を行ってきました。森ビル利用部門からの「メールが届かない理由を教えてほしい」などの問い合わせに対応するため、メールサーバを調べて回答する…という作業が頻繁に発生し、非常に手間でした。

しかしそれ以上に深刻だったのは、「Webフォームの安定稼働を維持すること」でした。メルマガの配信が一日遅れてもそこまでのダメージはないですが、コストをかけて集客している有償セミナーの応募フォームが止まると機会損失が発生します。また人気イベントの応募フォームが止まると一般客からクレームが殺到するので、迅速に対応しなければなりません。システムの管理を請け負う当社の責任は重大でした。

しかしWEBCASクラウドサービスを利用すれば、メールサーバやアプリケーションサーバ等の “おもり”をプロに任せられます。問題があったらエイジアの専任スタッフがすぐ対応してくれますので、我々は安心して他業務に集中できると考えました。

クラウドサービスに全面移行することに懸念はなかったのでしょうか。

もちろん、クラウドサービスに移行すると全て自社環境で管理できなくなるので、その懸念は残ります。そこで当社は基本方針として、セキュリティポリシー上「メール配信クラウドサービス等に個人情報を置かない」ことにしています。その点WEBCASは、我々が管理するデータベースに直接つながって顧客情報を直接参照し、メールを配信することができます。これならWEBCASクラウド上に個人情報は残らないので、問題なく移行することができました。

今回セキュリティを強化されたそうですね。

はい。自社が管理する複数拠点とWEBCASをつなぐ回線を、VPNから閉域網(IP-VPN)に切り替え、より強固なセキュリティを実現しました。

切り替えた理由をお聞かせください。

ここ数年でWebサイトのハッキングなどによる大規模な流出事故が頻発していることもあり、当社としてもセキュリティ対策が急務になってきたからです。
2013年当時、WEBCASクラウドと当社拠点間の接続はVPN回線でした。しかしVPNは、通信を暗号化してはいるものの、「インターネットを経由」しているので、セキュリティ上万全と言えません。少しでも漏えいリスクを下げるため、エイジアさんにもご協力いただき、2016年3月に閉域網であるIP-VPNに切り替えました。

現在の連携イメージ

なぜ他社クラウドサービスを利用しなかったのか

なぜ他社でなくWEBCASのクラウドサービスを利用することにしたのでしょうか。

理由は2つあります。

1つ目は、当社の運営方針とWEBCASクラウドがマッチしていることです。

当社のシステム要件は多少複雑です。①「森ビルが管理しているデータベース」と、「イーヒルズが管理しているデータベース」という、管理方法が異なる2種類・別拠点にあるデータベースとメール配信クラウドを連携すること。②個人情報はメール配信クラウド上には置かないこと。この要件はおそらく一般的ではありません。WEBCASクラウドなら間違いなく要件は満たせますが、他社に依頼しても実現は困難でしょう。できたとしても、膨大な時間とコストがかかることが予想されました。

2つ目は、エイジアの技術力や知見、サポート力を信頼していることです。

システム部 山森 謙治様

「エイジアの技術レベルの高さ、対応品質の高さは信頼に値すると思います。」

導入当初から、エイジア技術担当の技術力、サポート力には信頼を寄せてきました。
まず、初期導入は技術的に難易度が高く「エイジアでなければ実装できなかったのでは」と社内ではもっぱらの噂でした。運用開始後も、障害が発生して調査が必要になった時はいつもスピーディかつ集中して対応してもらっていましたし、技術的に幅広い知識をお持ちの担当者さんには、いつもざっくばらんに相談に乗ってもらっていました。
当社は常々、システム関連の業務を委託するなら「技術に詳しく」、「スムーズにコミュニケーションがとれる」会社にお願いしたいと考えています。その点、エイジアにならクラウドに移行しても安心して運用を任せられると考えました。

以上の理由から、WEBCASをクラウド移行後も継続利用しております。

WEBCASクラウド版に移行して感じているメリット

ありがとうございます。WEBCASをクラウドに移行したことでバージョンも最新になりましたが、お使いいただいていかがですか。

圧倒的にメール配信速度が速くなりました。エラーメールの要因も、利用部門担当者が管理画面から細かく確認できるようになったので、当社が人力でサポートする必要もなくなり、業務効率化が実現しました。

また、これまで管理運用が大変だったWebフォームは、おかげさまで安定して稼働しています。機能面では、以前のバージョンになかったWEBCAS formulatorの「条件分岐機能」は便利ですね。これまでは「六本木ヒルズライブラリー」と「アークヒルズライブラリー」「平河町ライブラリー」の申込フォームは多少内容が異なるので個別に作っていましたが、「条件分岐機能」を使えば「六本木ヒルズライブラリーに申し込みされる方にはこの質問」と、回答内容に応じて質問を変えられるので、フォームを一つに統合できました。運用フォーム数を減らすことで管理が楽になるので助かっています。

また直近では、森ビルがSFO for WEBCASの本格導入を決定しました。デザイナーではない担当者でもテンプレートを活用し、スマートフォン用Webフォームを簡単にデザインできる点を評価しています。

ありがとうございます。それでは最後に、当社にメッセージをいただけますでしょうか。

おかげさまで、今回イーヒルズおよび森ビルが求めるセキュリティ基準の達成と、業務効率化を実現することができました。エイジアには、これからも高度な技術力と知見を活かしたプロフェッショナルなサポートと、時代のニーズに合ったシステム改善・拡張を期待しています。今後も引き続きよろしくお願いいたします。

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ユーザ企業様プロフィール
商号 イーヒルズ株式会社
本社所在地 東京都港区六本木6-10-1
設立 2001年6月
資本金 1億円
URL 会社サイト https://www.ehills.co.jp
事業内容 インターネットを利用した各種情報の提供・収集・販売・販売代理、広告宣伝に関する企画、制作 ソフトウェアの開発、開発受託、販売、賃貸 等
【ご注意】
※本記事に関するお問い合わせは株式会社エイジアまでお願いいたします。ユーザー企業様へのお問い合わせはご遠慮ください。
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