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商流変更に伴う契約手続きをWeb上でスピーディーに進めるため、WEBCASのアンケートシステムとメール配信システムを利用しました

リピート通販システム「たまごリピート」などを提供するテモナ株式会社様は、商流変更に伴う契約手続きをWeb上で実現するため、アンケートシステムWEBCAS formulatorおよびメール配信システムWEBCAS e-mailを利用されました。同社 経営管理グループ 工藤様に詳しい話を伺いました。

目次
  • テモナの事業について
  • 商流変更に伴う契約手続きにWEBCASを利用
  • WEBCASは、Web契約に必要な機能が網羅されていた
  • 1ヶ月以内に、9割以上のお客様とWeb契約が完了
  • 利用した感想

テモナの事業について

テモナ様の事業についてお聞かせください。

当社は、ネットショッピングのリピーターをつくり、増やしていくサービスを提供しています。具体的には、ショッピングカート付きリピート通販システム「たまごリピート」や、コンバージョン率を自動でアップさせる販促ツール「ヒキアゲール」の開発・販売を行っています。

たまごリピート ヒキアゲール
リピート通販に必要な機能(注文管理、カード決済、出荷、販促、分析など)を網羅したシステム「たまごリピート」 訪問者の属性や行動履歴に合わせてウェブ接客(クリエイティブの切替)をすることで、購買率、成約率をアップさせるツール「ヒキアゲール」

商流変更に伴う契約手続きにWEBCASを利用

WEBCASのご利用用途について教えていただけますか?

WEBCASは、当社サービス「たまごリピート」のユーザー企業様とWeb上で契約を締結するために利用しました。

Before After

これまで当社は、特定の代理店を通して「たまごリピート」を販売していたため、ユーザー企業様とは直接サービスの利用契約を締結していませんでした。しかし、このたび「たまごリピート」の開発・運用・サポート・請求の一体化によるサービスの向上を目的として、当社の直販体制へ移行することになりました。そのため、すべてのユーザー企業様に販売元が変更になることをご案内し、当社と新たに利用契約を締結していただく必要がありました。

具体的に、どのようにWeb契約手続きを行ったのですか?

アンケートシステムWEBCAS formulatorで契約申込フォームを作成し、メール配信システムWEBCAS e-mailで、契約先変更手続きのご案内をお送りしました。

WEBCASを活用した契約先変更手続きのイメージ

なぜWeb上で契約手続きを行うことにしたのですか?

できるだけ時間とコストを削減したかったからです。書面での手続きだと、すべてのユーザー企業様に利用申込書を新たに記入・郵送していただき、さらに当社で1件ずつ内容の確認を行うといった具合に、ユーザー企業様にも当社にも大変労力がかかってしまいます。

Web手続きなら、煩雑な書類のやり取りが発生しないため作業スピードが速く、郵送費や書面チェックの人的コストもかかりません。こういった理由から、当社では契約手続きをWeb上で行うことを決定し、それを実現できるシステムを探すことにしました。

WEBCASは、Web契約に必要な機能が網羅されていた

WEBCASを選んだ理由を教えてください。

WEBCASは、当社が挙げた以下要件をすべて満たしていたからです。詳しく説明します。

・契約締結の証跡が残る

契約の締結を行う以上、「契約として成立した」という証跡が残らなければ意味がありません。アンケートシステムWEBCAS formulatorなら「いつ、誰が、どのIPアドレスから契約申込ボタンを押したのか」という操作ログを取得できるため、ユーザー企業様が契約内容に同意したという証明になると考えました。

また、アンケートシステムとメール配信システムを連携させることで、メールを受け取った人しかWebフォームにアクセスできないというクローズド環境を作れるとお聞きしたので、不正アクセスなどのリスクも回避できると考えました。

念のため関係各所にも確認を取りましたが、WEBCASを使った契約申し込み手続きは、契約文書と同等の法的効力を持つため問題はないという回答が得られました。

・パーソナライズした契約情報を表示できる

WEBCAS formulatorで作成したアンケート画面の一部

契約申込フォームのイメージ。お客様一人ひとりの
契約情報があらかじめ差し込まれる。

当社ではユーザー企業様の負担を少しでも減らすため、申込フォームに「利用プラン」「支払方法」「利用料金」などのパーソナライズした契約情報をあらかじめ表示しておきたいと考えました。そうすれば、ユーザー企業様はわざわざ自社の契約情報を入力しなくても「合っているかどうか」の確認をするだけで済むからです。

WEBCASなら、アンケートシステムとメール配信システムを連携させることでこの運用を実現できるということでしたので、ぜひ使いたいと思いました。

・スポット利用ができる

一般的なアンケートシステムやメール配信システムは、契約期間に半年や1年など縛りのあるものが多く、当社のような「契約手続きのためにスポットで使いたい」という要望にはマッチしていませんでした。WEBCASは1ヶ月からのスポット利用に対応していたため、コストを抑えて利用できることがメリットでした。

また実を言うと、当社もシステム開発会社なので、社内で思い通りのシステムを構築することも可能でした。しかし、コストと労力を考えると自社開発より外部のサービスを利用するのが賢明だと考え、複数のサービスを比較検討した結果、上記の要件をすべて満たしていたWEBCASを採用することにしました。

1ヶ月以内に、9割以上のお客様とWeb契約が完了

実際にWeb契約手続きを進められて、結果はいかがでしたか?

工藤様

「郵送だと『契約書が届いたかどうか』の確認作業に手間がかかりますが、WEBCASならデータがリアルタイムに蓄積されていくので、確認作業にも時間がかかりませんでした」(工藤様)

契約先変更のお知らせをメール配信してから、1週間以内に7~8割のお客様の手続きが完了しました。書面で欲しいという一部のお客様には個別対応させていただきましたが、最終的に1ヶ月以内に9割以上のお客様とWeb上での契約締結が完了しました。

結果には満足されていますか。

はい。時間もコストも想定以上に削減できたと実感しています。とてもアナログでは対応しきれない数だったので、本当に助かりました。

スピーディーに契約手続きを行うために、何か工夫したことはありますか。

WEBCASは「契約の申込みが完了していないのはどの企業様か」というデータを確認できたため、このデータを逐一チェックし、きめ細かいリマインドメールの配信や電話によるフォローを行いました。

利用した感想

最後に、WEBCASについて一言ご感想をお願いします。

WEBCASはマーケティングツールとして使われることが多いようですが、今回のようなWeb契約手続きにも適したシステムだと思います。大手企業や官公庁の導入実績があることや、セキュリティが高いことも利用する側からすると安心です。今後も同じような機会があれば、またWEBCASを利用したいと思います。

本日は貴重なお時間をありがとうございました。

テモナ様のお悩みはこれで解決!

商流変更および契約締結のご案内を、
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アンケートシステムWEBCAS formulator
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メール配信システムWEBCAS e-mail
ユーザ企業様プロフィール
商号 テモナ株式会社
代表者 代表取締役社長 佐川隼人
所在地 東京都渋谷区渋谷2-12-19 東建インターナショナルビル本館9F
設立 2008年10月1日
資本金 20,500,000円
URL http://www.temona.co.jp/
http://www.teikitsuhan-system.jp/ (たまごリピート)
https://info.conversion-up.net/pr/ (ヒキアゲール)
事業内容 webサービスの開発・販売
【ご注意】
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