当社の既存顧客もしくは新規見込み客に向けて、セミナーや新サービス、WEBサイト更新情報などをスムーズにご案内するため、メール配信ASPを活用しています。さらにセミナーの申込み受付フォームとして、アンケートASPも活用しています。

通常のメールソフトだったので、メール本文に宛先（お名前）の差込ができず、メール冒頭に「お客様各位」と入れてお送りしていました。細かいことだと思われるかもしれませんが、メールを受け取られた方は、宛名が「各位」だと“無味乾燥な一斉配信メール”という印象が強くなってしまいます。一人ひとりのお客様に“自分あてのメール”と認識いただくためにも、メール本文に宛名の差込ができる機能を求めていました。

また、以前のセミナー受付は、

１．メールに添付した申込み書類に記入のうえFAXを送っていただく
２．メールに返信いただく

このどちらかでした。
この運用ですと、当社側で申し込み者様リストを作る手作業が発生するため、セミナーの準備をするのに大変多くの時間とリソースを取られていました。特に100～150名規模のセミナーともなると本当に大変でした。

これらの理由から、大量メール配信および細かいマーケティングが出来る専用ツール、メールフォーム受付ができるツールの導入を検討しました。

今申し上げた課題を解決できるツールであることはもちろんですが、操作がシンプルでわかりやすい点と、他社と比較しても低コストで、導入しやすい点が決め手でした。
さらに、以前の運用で非常に問題だった、社内のITリソースへの負荷を掛けないことも重要だったため、一度に大規模な投資の必要のないWEB CASのASPサービスは最適でした。またCRMツールとの連携など、将来的なことを見越すと、WEB CASは要望に応えてくれるツールだと考え、選定しました。

WEB CASはメールの大量一斉配信を前提としているシステムですから、メール配信は高速ですし、当然配信予約も可能です。これにより、例えば平日午前11時など、メール配信に効果的なビジネスタイムを狙った配信が、非常に簡単・手軽に出来るようになりました。

今までなかった機能として、クリック率が取れるようになりました。これによりレスポンス率や集客率も計ることができるようになり、セミナー集客のセグメントなどの参考にしています。今後この有益なデータを、営業活動にも活用してもらいたいと考えています

営業担当が名刺交換した新規のお客様と、既存のお客様でやり方を変えています。

新規の見込み客の方には、セミナーご案内メールをFAX応募受付用の書類を添付してお送りしています。新規のお客様にとっては、メールフォームとFAX、どちらが手軽で申し込みやすいのか、わからないことが多いためです。

それに対して既存会員のお客様は、基本的にはメールフォームでも問題ないことを確認できておりますので、書類を添付せずに申し込みフォームに誘導する、という使い方をしております。このように、お客様にとっても利便性の高いご案内ができるよう工夫しています。