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その想い届け隊 想いちゃん・届く君

【導入事例】WEBCASの活用で、お客様へのメール配信・セミナー運営業務が圧倒的に効率化しました。今後は営業活動支援ツールとしても活用していきたいです

法人に海外緊急医療、セキュリティ、オンラインの統合的アシスタンスサービスを提供するインターナショナルSOSジャパン様は、顧客への情報提供およびセミナー集客のツールとして、2008年にWEBCASシリーズのメール配信ASP、アンケートASPを導入し、大幅な業務効率効果を上げられました。今回は、導入・運用にあたられたセールス&マーケティング本部 アシスタント マネージャー 武川 光城 様に、WEBCASの導入効果やご活用状況などについて詳しく伺いました。

目次
  • インターナショナルSOSジャパンについて
  • WEBCASのご活用方法 ~ 顧客企業への情報提供やセミナー運営に活用
  • WEBCAS導入前の課題 ~ メール送信やセミナー受付の業務負担が課題に
  • WEBCASを選定した理由 ~ コストと操作性
  • WEBCASの導入効果 ~ スムーズな情報発信、セミナー集客が実現
  • セミナー集客について ~ セグメント配信でお申込みは10~20%と高い反応率~
  • 今後の展望

インターナショナルSOSジャパンについて

まず、インターナショナルSOSジャパン様についてご紹介いただいてよろしいでしょうか。

当社は、世界約70ヶ所に拠点を持つ世界最大級のアシスタンス会社、インターナショナルSOS の日本法人です。
アシスタンスとは、海外に赴任さ れた駐在員の方が突然の病気やけが、治安上の緊急事態などに見舞われた際、24時間稼動のアラームセンターで電話を受け、コーディネーターが関係機関と連 携し解決に導くサービスです。 辺境地域における天然資源開発の大規模プロジェクトなどに不可欠な診療所の設置、治安リスク調査およびセキュリティリスクのアドバイスなども行っていま す。 緊急時対応だけでなく、渡航の事前準備として会員向け情報サイトやeメールを通じた情報提供も行っています。 全社従業員はグローバルで約6,000名で、その内約2,000名が医療関係者です。アラームセンターは23ヶ国26拠点。 途上国地域でも国際水準の医療を提供する ために15ヶ国31拠点で直営クリニックを運営しています。

WEBCASのご活用方法 ~ 顧客企業への情報提供やセミナー運営に活用

どのようにWEBCASをご活用されていらっしゃるのでしょうか。

当社の既存顧客もしくは新規見込み客に向けて、セミナーや新サービス、WEBサイト更新情報などをスムーズにご案内するため、メール配信ASPを活用しています。さらにセミナーの申込み受付フォームとして、アンケートASPも活用しています。

WEBCAS導入前の課題 ~メール送信やセミナー受付の業務負担が課題に

WEBCASを導入するまでの経緯をお聞かせください。

「メール配信に係る業務負荷は、関連部署との調整も含めて大変重いものでした」メール配信に係る業務負荷は、関連部署との調整も含めて大変重いものでした

・メール配信は通常のメールソフト。一斉配信にかかる業務負担が多大だった

以前より、お客様へのメール告知などは行っていたのですが、Outlookなど通常のメールソフトで配信していました。
しかし、我々の抱えている配信対象の全リストは約2000あり、一斉送信すればサーバリソースに多大な負荷がかかります。そのため、配信前にはまずIT部門と調整し「この時間なら比較的業務に影響がない」という時間に配信していました。「この時間に読んでいただける確率が高い」などの戦略的な理由で、時間を指定して配信することは全くできませんでした。

またwordやPDF書類などを添付して送ることも多く、サーバ負担を抑えるために100~200通に分割して配信しなければならないなど、メール配信業務だけで2~3時間かかるという状況で、これらの負荷を軽減することを課題としていました。

・名前の差込などが出来ず、一人ひとりのお客様に対応したご案内ができなかった

通常のメールソフトだったので、メール本文に宛先(お名前)の差込ができず、メール冒頭に「お客様各位」と入れてお送りしていました。細かいことだと思われるかもしれませんが、メールを受け取られた方は、宛名が「各位」だと“無味乾燥な一斉配信メール”という印象が強くなってしまいます。一人ひとりのお客様に“自分あてのメール”と認識いただくためにも、メール本文に宛名の差込ができる機能を求めていました。

・セミナー申込みはFAXやメールで受付。手入力など膨大な事務作業が発生

また、以前のセミナー受付は、

1.メールに添付した申込み書類に記入のうえFAXを送っていただく
2.メールに返信いただく

このどちらかでした。
この運用ですと、当社側で申し込み者様リストを作る手作業が発生するため、セミナーの準備をするのに大変多くの時間とリソースを取られていました。特に100~150名規模のセミナーともなると本当に大変でした。

これらの理由から、大量メール配信および細かいマーケティングが出来る専用ツール、メールフォーム受付ができるツールの導入を検討しました。

WEBCASを選定した理由  ~ コストと操作性

それではなぜWEBCASを選ばれたのでしょうか。

今申し上げた課題を解決できるツールであることはもちろんですが、操作がシンプルでわかりやすい点と、他社と比較しても低コストで、導入しやすい点が決め手でした。
さらに、以前の運用で非常に問題だった、社内のITリソースへの負荷を掛けないことも重要だったため、一度に大規模な投資の必要のないWEB CASのASPサービスは最適でした。またCRMツールとの連携など、将来的なことを見越すと、WEB CASは要望に応えてくれるツールだと考え、選定しました。

WEBCASの導入効果 ~ スムーズな情報発信、セミナー集客が実現

WEBCASの導入効果をお聞かせください。

1.スムーズな情報発信、セミナー運営が実現。業務効率が大幅に向上

WEBCASで作成されたセミナー応募フォームWEBCASで作成されたセミナー応募フォーム

社内IT担当との煩雑な調整作業や、2~3時間かかっていた分割配信作業が必要なくなり、スムーズなメール配信が実現し本当に助かっています。

また、これまで膨大な時間を掛けて作成していたお申込み者リストも、アンケートシステムを活用することで自動的にお申込み者情報データが貯まるため、スピーディに作成できるようになりました。

フォームの作成に関しては、過去のアンケートフォームをコピーしたり、参照したりして、新規のアンケートも効率よく作成できています。

2.狙った時間に配信が可能になった

WEBCASはメールの大量一斉配信を前提としているシステムですから、メール配信は高速ですし、当然配信予約も可能です。これにより、例えば平日午前11時など、メール配信に効果的なビジネスタイムを狙った配信が、非常に簡単・手軽に出来るようになりました。

3.効果検証が行えるようになった

今までなかった機能として、クリック率が取れるようになりました。これによりレスポンス率や集客率も計ることができるようになり、セミナー集客のセグメントなどの参考にしています。今後この有益なデータを、営業活動にも活用してもらいたいと考えています

セミナー集客について ~セグメント配信でお申込みは10~20%と高い反応率~

セミナー集客などの反応はいかがでしょうか。

国別の医療事情やセキュリティリスクなどに関連したセミナーのご案内を、企業の人事、福利厚生担当、リスク管理部門やセキュリティ対策部門のご担当者様にお送りしています。リストは営業担当が事前に精査して、セミナー内容や定員を考慮して都度セグメントして配信しておりますが、大変ありがたいことに 10~20%のお客様にお申込みいただいおります。

セミナー集客はどのように行われていますか?

営業担当が名刺交換した新規のお客様と、既存のお客様でやり方を変えています。

新規の見込み客の方には、セミナーご案内メールをFAX応募受付用の書類を添付してお送りしています。新規のお客様にとっては、メールフォームとFAX、どちらが手軽で申し込みやすいのか、わからないことが多いためです。

それに対して既存会員のお客様は、基本的にはメールフォームでも問題ないことを確認できておりますので、書類を添付せずに申し込みフォームに誘導する、という使い方をしております。このように、お客様にとっても利便性の高いご案内ができるよう工夫しています。

今後の展望

今後WEBCASをどのように活用していきたいですか。

「WEBCASを営業担当一人ひとりが活用していけばさらに効果が見込めると思います」WEBCASを営業担当一人ひとりが活用していけばさらに効果が見込めると思います

お客様からの反応をきちんと分析したり、配信セグメントやPRの中身を工夫したりしていけば、当社にとってWEBCASはより有益な営業ツールになりうると考えます。現在WEBCASの運用担当はマーケティング担当の私ですが、今後は営業担当個人が「お客様にさらに有効なアプローチをする基盤」として活用することを目的として、データベースと連携した運用ができるようエイジアさんと作業を進めているところです。

かしこまりました。本日はお忙しい中、貴重なお話をありがとうございました。

インターナショナルSOSジャパン様のお悩みはコレで解決!

煩雑なメールソフトからの配信業務、

セミナー受付業務を効率化したい!

  • メール配信システムWEBCAS e-mail
  • アンケートシステムWEBCAS formulator
ユーザ企業様プロフィール
商号 インターナショナルSOSジャパン株式会社
所在地 東京都港区赤坂4-2-6 住友不動産新赤坂ビル11階
設立 1996年
URL http://www.internationalsos.co.jp/
事業内容 法人向け海外アシスタンスサービスの提供
【ご注意】
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